Com os documentos fiscais eletrônicos a vida do contribuinte fica muito mais fácil, já que tudo é centralizado de forma online. Porém, na prática as coisas são um pouco diferentes.
A consulta de nota fiscal de serviço (NFSe) tem sido um problema para várias empresas, e por mais que recentemente tenha sido criado um padrão nacional, cada prefeitura ainda é responsável pelo layout utilizado.
Na prática, a empresa que precisa receber NFSe fica dependente de cada prestador de serviços enviar um e-mail com o documento.
Porém, hoje já é possível receber nota fiscal de serviço de forma automática do Brasil inteiro, até mesmo de cidades pequenas, sem ficar dependente de um e-mail do prestador de serviços.
Se você ainda não sabe como funciona, continue a leitura!
Projeto de padronização da NFSe
Ao longo destes anos, muito se falou sobre a NFSe Nacional, um projeto desenvolvido de forma integrada entre Receita Federal e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças de Capitais (Abrasf).
No final de 2022 o projeto se tornou realidade, e algumas cidades já aderiram ao padrão nacional da NFSe.
Porém, este padrão não é obrigatório, ou seja, cada município tem autonomia para decidir se opta pelo novo layout da NFSe ou continua com o seu próprio formato, se preocupando apenas em inserir as informações necessárias pelas autoridades federais.
O principal motivo para a não obrigatoriedade é o Imposto sobre Serviços (ISS), pois ao unificar o tributo, as prefeituras perderiam o controle sobre ele. Ou seja: a nacionalização total do arquivo depende em parte das prefeituras entrarem em acordo.
O que se vê na prática, é que ainda hoje muitas cidades não têm condições ou simplesmente não apresentam interesse em utilizar o padrão.
Porém, mesmo com o alto número de layouts diferentes, com a tecnologia RPA é possível consultar NFSe de todo o país, como você verá a seguir.
Como consultar nota fiscal de serviço?
A forma mais fácil de fazer a consulta da nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe) emitida em qualquer lugar do Brasil é usando a plataforma da Arquivei, que automatiza o processo. Confira a seguir!
Utilizar a consulta automática de NFSe da Arquivei
É possível consultar a nota fiscal de serviço de qualquer município do país com o Arquivei de forma automática, graças à tecnologia RPA.
O Arquivei captura os documentos das prefeituras e armazena em nuvem, deixando todas as NFSe disponíveis em tela.
Veja o passo a passo de como consultar NFSe:
- Acesse o site da Arquivei e faça login com sua conta;
- Selecione “NFSe Recebidas” no menu lateral;
- Suas notas fiscais de serviço recebidas estarão disponíveis em tela, prontas para a consulta e download.
Usar o Arquivei é a forma mais prática e segura de consultar NFSe, e ainda possui integração com ERPs e sistemas contábeis e fiscais.
No entanto, existem sim formas manuais de fazer essa consulta, apesar de ser muito mais burocrático, e até mesmo arriscado para empresas com grande volume de notas fiscais. Veja quais são a seguir:
- consulta em cada prefeitura;
- pedir ao fornecedor por email.
Consulta da nota de serviços em cada prefeitura
Se for possível, a consulta direto na prefeitura é uma alternativa segura, apesar de demorada. Porém, nem todas as prefeituras têm um site com bom funcionamento.
Se você recebe NFSe emitidas em prefeituras diferentes cidades, o trabalho de pesquisar o portal de cada município torna a tarefa inviável de ser executada rapidamente.
E ainda que sua empresa trabalhe com poucos fornecedores ou de uma mesma localidade, a depender do volume, a atividade de buscar as NFSe uma a uma tomará muito tempo da equipe.
Pedir ao fornecedor por email
É o método menos indicado entre todos, afinal, demanda ainda mais tempo e esforço da sua equipe, e os emails podem se perder na caixa de entrada ou acabar indo parar na caixa de spam.
A demora entre a troca de emails (você envia, a pessoa precisa ler e responder) é um dos principais fatores que fazem este processo ser improdutivo.
Consultar no Portal Nacional da NFSe
Assim como a nota fiscal eletrônica de produtos, a nota de serviços também possui um portal nacional, veja passo a passo como consultar:
- Acesse o site do Portal Nacional da NFSe;
- Digite a chave de acesso completa do documento;
- Informe o CPF/CNPJ do emitente, série da DPS, número da DPS e o município de emissão;
- Resolva o captcha e clique em “Consultar”.
No entanto, como foi dito anteriormente, nem todos os municípios aderiram ao padrão nacional da NFSe, e encontrar informações que deveriam ser simples, como a chave de acesso, pode ser um desafio quando o layout é diferente, dificultando e até impossibilitando a consulta.
Além disso, não é possível fazer a consulta pública de NFSe em lote, e são muitas informações para preencher, o que torna o processo manual inviável quando o volume de documentos é grande.
Por estes motivos, a melhor opção para consultar NFSe de qualquer lugar do Brasil ainda é utilizar uma solução como a Arquivei, que automatiza todo o processo.
Importar XML de NFSe de forma automática no ERP é possível?
Como explicamos antes, existem vários layouts diferentes de nota fiscal de serviço. Isso impacta não só no recebimento, mas também na importação no ERP.
Há casos em que o ERP não consegue ler o documento, portanto, é necessário preencher as informações de forma manual.
A padronização do arquivo em XML resolve essa questão, e essa é umas das funções que a solução da Arquivei faz.
O Arquivei recebe as notas fiscais de serviço, e com o Importador de XML as NFSes são transformadas em XMLs com padrão Abrasf, que é o mais aceito pelos ERPs e sistemas contábeis.
Assim, com o Arquivei as notas fiscais de serviço podem ser importadas de forma automática para o ERP, com as informações já preenchidas, garantindo mais segurança e agilidade.
Quais são os benefícios da consulta automática de nota fiscal de serviço eletrônica?
Além de economizar tempo e aumentar a produtividade da sua equipe, um sistema que automatiza a consulta de notas fiscais de serviços pode trazer outros benefícios. Veja quais:
- Mais autonomia para consultar as NFSe, sem precisar da ajuda do prestador do serviço;
- Autonomia também em relação aos portais dos municípios, podendo consultar direto no software;
- Amplo controle sobre os documentos fiscais;
- Fácil acesso à informação sobre quais documentos foram emitidos contra o CNPJ da empresa, dentre outros.
Como a Arquivei ajuda a consultar nota fiscal de serviço emitida para sua empresa?
A plataforma da Arquivei se conecta ao SEFAZ e prefeituras e importa automaticamente o XML da NFSe para o ERP da empresa, permitindo que a equipe do departamento fiscal revise as notas fiscais de serviço de forma mais prática e eficiente.
Com a plataforma da Arquivei é possível:
- Receber, consultar e baixar NFSe, NFe e CTe;
- Ter a importação de XML 100% automatizada para o seu ERP;
- Controlar os documentos fiscais recebidos e emitidos;
- Fluxo completo de XMLs em uma única plataforma; e muito mais.
Conclusão
É possível sim receber e consultar NF de serviço de forma fácil e automática, usando a plataforma certa para isso.
A solução da Arquivei já consegue capturar NFe e CTe direto da SEFAZ nacional, e NFSe de mais de 5.000 prefeituras, auxiliando milhares de empresas no país.
Além disso, o sistema faz a conversão da nota de serviço para um XML que tem o padrão aceito em ERPs e sistemas fiscais e contábeis.
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