Confira algumas questões importantes sobre a DEFIS que você deve conhecer para não se enrolar na hora de realizar esse serviço contábil.
O que é Defis?
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é um documento que toda empresa optante pelo Simples Nacional tem que enviar para a Receita Federal até 31 de março do ano seguinte ao período declarado.
A declaração é entregue por meio do módulo do aplicativo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D), disponível no site do Simples Nacional na internet.
1. O que é declarado na DEFIS?
A DEFIS deve conter informações essenciais sobre as atividades e a estrutura da empresa. Todas as informações necessárias são disponibilizadas pela Receita Federal por meio do Manual do PGDAS-D e DEFIS.
Os dados mais importantes que devem ser registrados são os seguintes:
- Ganhos de capital;
- Quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração;
- Quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração;
- Lucro superior ao limite estabelecido no enquadramento da empresa (ME ou EPP);
- Identificação e rendimentos dos sócios;
- Saldo em caixa no início do período abrangido pela declaração;
- Saldo em caixa no final do período abrangido pela declaração;
- Total de despesas no período;
- Mudança de endereço do estabelecimento, caso ocorra.
Prazo de entrega da DEFIS
A DEFIS deve ser entregue à Receita Federal até 31 de março do ano seguinte ao período declarado.
A DEFIS relativa à situação especial deverá ser entregue, no caso de Microempresas (ME) ou de Pequeno porte (EPP) que tenham sido incorporadas, cindidas, total ou parcialmente, extintas ou fundidas:
- Até o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário;
- Pode ser também no último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.
Ressalta-se que empresas inativas deverão transmitir a DEFIS. Uma empresa é considerada parada em suas atividades quando não possui mutação patrimonial e operacional durante todo o ano-calendário.
Qual a relação entre Simples Nacional e a DEFIS e para quê serve?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais serve para comunicar com o governo federal. Por meio do órgão fiscal, que é a Receita Federal, o documento comprova que as empresas participantes da situação específica de arrecadação tributária Simples Nacional recolheram corretamente.
Estando em conformidade com a lei, se os devidos tributos no ano-calendário anterior foram quitados, isso contribui para que a Receita Federal prossiga com a auditoria das informações. Para fazer este trabalho da melhor forma, é importante contar com assessoria contábil antes de enviar os dados, inclusive utilizando serviços da Arquivei.
Isso dá mais garantia de que todas as informações solicitadas estejam devidamente preenchidas e corretas diante da Receita. Se identificada omissão ou incorreção nestes, a empresa pode ser multada ou sofrer sanções da sua sua própria atividade.
O valor pode ser 2% ao mês-calendário ou fração, a partir do primeiro dia do quarto mês do ano subsequente à ocorrência dos fatos geradores, incidentes sobre o montante dos impostos e contribuições decorrentes das informações prestadas no PGDAS-D.
Ainda que integralmente pago, no caso de ausência de prestação de informações ou sua efetuação após o prazo, limitada a 20% observada a multa mínima de R$ 50,00 para cada mês de referência. Há também o caso de multa de R$ 20,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.
Estes são os riscos reais que existem nesta operação de relação entre o enquadramento do Simples e a declaração em si.
É importante reiterar que: As informações prestadas pelo contribuinte na DEFIS serão compartilhadas entre a Receita e os órgãos de fiscalização tributária dos estados, Distrito Federal e municípios.
Como fazer DEFIS de baixa
No caso de extinção da empresa ou sua incorporação, cisão ou fundição, uma DEFIS de situação especial deverá ser entregue. Nesse caso, o prazo para a entrega é o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano, ou o último dia do mês subsequente, nos demais casos.
Em caso de exclusão da empresa do Simples Nacional, a DEFIS deverá ser entregue abrangendo os dados do período em que esteve na condição de optante, até o dia 31 de março do ano subsequente ao evento.
Como retificar a DEFIS
A DEFIS poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração original.
Para fazer a operação, acesse o menu “Informações Socioeconômicas e Fiscais”, item “Declarar” e será exibida a seguinte mensagem: “já existe declaração para esta empresa”. Clique em “Declarar”, faça as correções necessárias e transmita novamente.
Não há cobrança de taxas ou multas para fazer a operação de retificação da DEFIS.
Há multa relativa à DEFIS?
Não. Não existe multa pelo descumprimento do prazo para transmitir a DEFIS, mas as apurações dos períodos a partir de março de cada ano no PGDAS-D ficam condicionadas ao que foi entregue.
No caso, vale a DEFIS relativa ao ano anterior no momento em que foi dada à Receita.
O prazo de entrega da declaração é até 31 de março do ano subsequente ao período abrangente. Isso vai determinar como será declarado.
Conte com um sistema automatizado para a gestão dos arquivos
Para estar sempre em conformidade com a legislação tributária, é essencial que sua empresa conte com uma ferramenta automatizada que proporcione facilidade e agilidade para a tomada de decisões.
Com uma plataforma como o da Arquivei, você tem a garantia de que todas as informações solicitadas estejam devidamente preenchidas e corretas diante da Receita. Confira todos os diferenciais do Arquivei!
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