A consulta de NFes (Notas Fiscais eletrônicas) quando realizada por uma PME (Pequena e Média Empresa) serve para que esta empresa tenha um gestão fiscal saudável desde o início.
A Sefaz (Secretaria da Fazenda) disponibiliza a consulta gratuita de NFe através de um sistema que requisita a chave de acesso da NFe (44 dígitos) e o captcha (aquelas letrinhas). Este processo, nota por nota, leva bastante tempo e acabo desgastando o gestor da PME.
A consulta automática de NFes funciona muito bem para a PME, assim o empreendedor foca no crescimento da empresa e ainda tem a vida contábil da empresa organizada perante ao Fisco.
Veja abaixo como realizar a consulta de NFe, além das vantagens e impactos dessa organização fiscal para PMEs:
Consulta de NFes para PMEs
A consulta de NFe gratuita, disponibilizada pela Sefaz, segue um passo a passo moroso, em qualquer estado.
![Instruções da Sefaz para baixar XML da NFe](https://arquivei.com.br/storage/2018/02/Instrucoes-da-Sefaz-para-baixar-XML-da-NFe-1.jpg)
![Instruções da Sefaz para baixar XML da NFe](https://arquivei.com.br/storage/2018/02/Instrucoes-da-Sefaz-para-baixar-XML-da-NFe-1.jpg)
De forma geral, é necessário acessar o site de consulta pública, já com a chave de acesso (44 dígitos) em mãos e também o certificado digital A1 ou A3. Todas as Secretarias exigem estes requisitos.
Com o uso de uma plataforma de consulta de NFes como o Arquivei, o gestor da PME fica tranquilo com relação à organização fiscal, pois além da consulta automática, a ferramenta ainda armazena as Notas Fiscais.
![Consulta através da plataforma do Arquivei](https://arquivei.com.br/storage/2017/07/consulta-Arquivei-1-2.gif)
![Consulta através da plataforma do Arquivei](https://arquivei.com.br/storage/2017/07/consulta-Arquivei-1-2.gif)
Veja oito benefícios que as PMEs alcançam com a consulta de NFe automática:
- Centralização e controle de processos;
- Proteção contra Notas Frias;
- Sinalização contra Notas canceladas através da Manifestação do Destinatário;
- Antecipação à chegada de produtos;
- Auxílio na logística;
- Soluções em divergências de estoque;
- Melhoria da inteligência de negócio;
- Possibilidade de consultas automáticas de NFes diariamente.
Fica difícil dizer o que ajuda mais no dia a dia. Porém, ter o CNPJ protegido contra notas que não foram solicitadas (Notas Frias) ou que foram canceladas, é uma segurança. Basta fazer a Manifestação do Destinatário, dentro da própria base do Arquivei.
Consultar a disponibilidade na Sefaz também é automático com o Arquivei. Não é preciso perder tempo com processos manuais exaustivos e repetitivos, que só aumentam as chances de erros.
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Vantagens da NFe para PME
As NFes, CTes (Conhecimentos de Transporte eletrônico) ou NFSes (Notas Fiscais de Serviço eletrônica) são necessárias para qualquer empresa.
Com a consulta de NFes, a PME tem vantagens como:
- Saber quais Notas Fiscais foram emitidas contra o seu CNPJ;
- Armazenar estas Notas Fiscais (obrigatoriedade);
- Auxílio na logística;
- Identificar se foram emitidas Notas Frias para o seu CNPJ.
A principal vantagem para uma PME, com a organização das NFes, é a facilidade para o relacionamentos com clientes.
Atualmente muitas empresas comercializam seus produtos pela internet, com clientes em geral e também com outras empresas. Com a NFe, esse relacionamento pode ser mais intensamente impulsionado.
A Sipolatti, uma das maiores redes varejistas de móveis e eletrodomésticos do Espírito Santo (ES), otimizou a impressão da segunda via da NFe para seus clientes com a ajuda da plataforma do Arquivei.
![](https://d9hhrg4mnvzow.cloudfront.net/arquivei.com.br/case-sipolatti/96742299-sipolatti-depois_0e90810e8080000000.jpg)
Outra facilidade é a recepção de mercadorias, pois o uso da NFe elimina a necessidade de digitação de Notas Fiscais na sua recepção, pois o sistema extrai as informações através do documento eletrônico já recebido.
Uma das funcionalidades mais úteis às PMEs, pelo caráter analítico, é a extração de relatórios. Veja o exemplo abaixo:
Relatórios de NFes que fazem a diferença em PMEs
Alguns relatórios de NFes podem fazer toda a diferença em uma gestão empresarial. Por exemplo:
Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da sua empresa. O controle de tráfego pode ser levando em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto te vendido, assim como avaliar a margem de lucro.
![](https://arquivei.com.br/storage/2017/04/graficos-empresas-1-2.jpg)
![](https://arquivei.com.br/storage/2017/04/graficos-empresas-1-2.jpg)
Nas NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.
Além disso ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo.
Veja mais “Relatórios e Análises possíveis a partir do XML da NFe“.
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