A consulta de NFes (Notas Fiscais eletrônicas) quando realizada por uma PME (Pequena e Média Empresa) serve para que esta empresa tenha um gestão fiscal saudável desde o início.
A Sefaz (Secretaria da Fazenda) disponibiliza a consulta gratuita de NFe através de um sistema que requisita a chave de acesso da NFe (44 dígitos) e o captcha (aquelas letrinhas). Este processo, nota por nota, leva bastante tempo e acabo desgastando o gestor da PME.
A consulta automática de NFes funciona muito bem para a PME, assim o empreendedor foca no crescimento da empresa e ainda tem a vida contábil da empresa organizada perante ao Fisco.
Veja abaixo como realizar a consulta de NFe, além das vantagens e impactos dessa organização fiscal para PMEs:
Consulta de NFes para PMEs
A consulta de NFe gratuita, disponibilizada pela Sefaz, segue um passo a passo moroso, em qualquer estado.
De forma geral, é necessário acessar o site de consulta pública, já com a chave de acesso (44 dígitos) em mãos e também o certificado digital A1 ou A3. Todas as Secretarias exigem estes requisitos.
Com o uso de uma plataforma de consulta de NFes como o Arquivei, o gestor da PME fica tranquilo com relação à organização fiscal, pois além da consulta automática, a ferramenta ainda armazena as Notas Fiscais.
Veja oito benefícios que as PMEs alcançam com a consulta de NFe automática:
- Centralização e controle de processos;
- Proteção contra Notas Frias;
- Sinalização contra Notas canceladas através da Manifestação do Destinatário;
- Antecipação à chegada de produtos;
- Auxílio na logística;
- Soluções em divergências de estoque;
- Melhoria da inteligência de negócio;
- Possibilidade de consultas automáticas de NFes diariamente.
Fica difícil dizer o que ajuda mais no dia a dia. Porém, ter o CNPJ protegido contra notas que não foram solicitadas (Notas Frias) ou que foram canceladas, é uma segurança. Basta fazer a Manifestação do Destinatário, dentro da própria base do Arquivei.
Consultar a disponibilidade na Sefaz também é automático com o Arquivei. Não é preciso perder tempo com processos manuais exaustivos e repetitivos, que só aumentam as chances de erros.
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Vantagens da NFe para PME
As NFes, CTes (Conhecimentos de Transporte eletrônico) ou NFSes (Notas Fiscais de Serviço eletrônica) são necessárias para qualquer empresa.
Com a consulta de NFes, a PME tem vantagens como:
- Saber quais Notas Fiscais foram emitidas contra o seu CNPJ;
- Armazenar estas Notas Fiscais (obrigatoriedade);
- Auxílio na logística;
- Identificar se foram emitidas Notas Frias para o seu CNPJ.
A principal vantagem para uma PME, com a organização das NFes, é a facilidade para o relacionamentos com clientes.
Atualmente muitas empresas comercializam seus produtos pela internet, com clientes em geral e também com outras empresas. Com a NFe, esse relacionamento pode ser mais intensamente impulsionado.
A Sipolatti, uma das maiores redes varejistas de móveis e eletrodomésticos do Espírito Santo (ES), otimizou a impressão da segunda via da NFe para seus clientes com a ajuda da plataforma do Arquivei.
Outra facilidade é a recepção de mercadorias, pois o uso da NFe elimina a necessidade de digitação de Notas Fiscais na sua recepção, pois o sistema extrai as informações através do documento eletrônico já recebido.
Uma das funcionalidades mais úteis às PMEs, pelo caráter analítico, é a extração de relatórios. Veja o exemplo abaixo:
Relatórios de NFes que fazem a diferença em PMEs
Alguns relatórios de NFes podem fazer toda a diferença em uma gestão empresarial. Por exemplo:
Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da sua empresa. O controle de tráfego pode ser levando em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto te vendido, assim como avaliar a margem de lucro.
Nas NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.
Além disso ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo.
Veja mais “Relatórios e Análises possíveis a partir do XML da NFe“.
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