Como a consulta manual de NFe reduz a produtividade - Blog da Arquivei
Consulta manual de NFes
Publicado em

fevereiro, 2017

Como a consulta manual de NFes acaba com a sua produtividade

As NFes consultadas contém muito mais informações do que podemos ver na nota impressa. Comece a gerar inteligência fiscal!

Contábil


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A consulta manual de NFe (Nota Fiscal eletrônica) é feita através da utilização da chave de acesso no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). E ela não é produtiva.

O contribuinte que já leu o Manual de Orientação 6.0 para emissão de NFe e faz a consulta manual pelo aplicativo de Manifestação do Destinatário sabe a dificuldade de lidar com o sistema da Sefaz.

Por isso, a consulta manual de Notas Fiscais não é o ideal, já a consulta automática de NFes é muito mais produtiva, veja abaixo:

Consulta manual de NFe: perda de tempo e de dinheiro

Como dito acima, a consulta manual é feita através do site da Sefaz utilizando a chave de acesso da NFe (44 posições), obtida por meio do DANFe (Documento Auxiliar de NFe) impresso. Segue abaixo um exemplo:

Consultar NFe Sefaz
Consulta manual de NFe através da Sefaz

Vou te provar que a consulta manual é perca de tempo e dinheiro, agora mesmo. Faça as contas:

  1. De acordo com o Site Nacional de Empregos, a média salarial de um contador é entre R$ 3 mil e R$ 5 mil, em valores arredondados e considerando pequenas, médias e grandes empresas. Os profissionais, se forem CLT, trabalham entre seis e oito horas por dia;
  2. Vamos supor que o contador consiga consultar 20 NFes e outros documentos fiscais por dia manualmente, numa empresa de fluxo baixo. Isso dá uma média de 2,5 notas por hora se todo o período de trabalho dele for utilizado, colocando sempre duas senhas por consulta;
  3. Considerando o salário base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa do profissional.

Para ilustrar o cálculo, veja abaixo fórmula que representa nosso exemplo:

Custo Total = (Salário/Horas mês) x Nº de Notas do mês) / Notas por hora

CT = (R$3000 ÷ 160H/M) x 100N/M) ÷ 2,5N/H

Consulta online automatizada e o ganho de tempo

Se a consulta manual traz gastos adicionais, por quê não utilizar ferramentas automática? Por exemplo, o Arquivei, que poupa tempo e dinheiro, através da consulta automática e armazenamento digital, 100% seguro.

Abaixo a facilidade de consultar com Arquivei:

Consulta XML Arquivei
Consulta de NFe automática através do Arquivei

Você dispensa a digitação da chave de acesso, basta conectar o certificado digital A1 ou A3 que o Arquivei fará a conexão com a Sefaz e te retornará todas as NFes e CTes da empresa.

O tempo gasto através da consulta de NFe manual foi um dos fatores que fez a Riachuelo procurar por uma solução como o Arquivei:

“Com o Arquivei, analisamos um lote de mil Notas Fiscais em apenas 3 minutos, antes demorávamos cerca de 16 horas para o mesmo processo”, destaca Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.

O Arquivei traz a centralização de processos, redução de riscos, proteção contra Notas Frias, inteligência de negócio, frete e logística. Não haverá mais necessidade de esperar o DANFe ou o arquivo XML.

Não basta economizar dinheiro, também é necessário realizar uma consulta de NFes mais produtiva! Experimente grátis e tenha a garantia que receber todas as notas sem depender do seu fornecedor.

A importância de consultar NFe

A consulta de NFe permite o acompanhamento detalhado das Notas Fiscais que constam contra seu CNPJ, ou seja, é um monitoramento das atividades de terceiros.

Por isso, a frequente consulta da NFe precisa existir na rotina de todas as empresas, independente do porte. No estado de São Paulo fraudes com Notas Frias podem somar R$ 124 milhões.

Leia mais sobre “Fraudes com Notas Frias“.

Além da possibilidade de Notas Frias, ainda existem os status de Nota Cancelada, Nota Denegada, etc. Todas essas situações devem ser informadas em escriturações para o Fisco brasileiro. Entenda melhor abaixo:

A importância de armazenar e escriturar NFe

No primeiro semestre de 2017, a Receita chegou a recolher R$ 73 bilhões de créditos tributários. Não armazenar o arquivo XML, pode significar R$ 1 mil por documento perdido, entre outras penalidades relacionadas ao documento.

Na contabilidade as penalidades também são severas. A não apresentação do SPED Contábil no prazo determinado é de R$ 5 mil por mês ou por fração e ainda a impossibilidade de participar de licitações e concorrências do âmbito público.

A consulta de NFes e o armazenamento é necessário para se evitar multas e irregularidades nos processos. Com relação à isso, o Arquivei é a ferramenta completa que irá te ajudar.

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Imagine uma empresa com diversas filiais, o custo do armazenamento descentralizado e físico. Armazenamento digital centralizado é a única solução.

O departamento financeiro e contábil, por exemplo, pode se beneficiar diretamente da consulta e armazenamento. Com as Notas Fiscais disponíveis, conseguem se antecipar, planejar pagamentos, fazer correções antes de enviar as escriturações.

Os setores comercial e logístico podem prever a demanda de produtos e insumos, entre outros processos que podem ser antecipados para a melhor performance. E tudo isso com apenas a consulta das NFes.

Conclusão

A consulta de Notas Fiscais é necessária por questões organizacionais e para se manter em dia com o Fisco. Se ela for feita manualmente, levará mais tempo e vai gerar custos extras que vão certamente acabar com sua produtividade ideal.

No entanto, se você fizer uma consulta automatizada às NFes, terá benefícios que extrapolam os ganhos financeiros em produtividade.

Você será capaz de gerar relatórios de maneira satisfatória, evita notas frias ou canceladas, além de instalar uma série de processos que vão beneficiar contadores e funcionários ligados.

O corte de gastos irá além de otimizar o tempo de funcionários ou se prevenir de multas. A forma como é feita a consulta das NFes manualmente pode comprometer o seu setor de contabilidade.

Com todas essas informações disponíveis, porque você não experimenta o Arquivei? Tenha uma gestão inteligente de suas notas e de todo o setor contábil.

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