Sipolatti elimina discrepâncias fiscais utilizando plataforma de Consulta de NFes

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A Sipolatti é uma das maiores redes varejistas de móveis e eletrodomésticos do Espírito Santo (ES), ativa no mercado desde 1960.

Em 2015, Rodrigo Barros,  especialista em Documentos Fiscais eletrônicos (DFes) e SPED, assumiu a frente contábil e tributária da empresa, que precisava automatizar processos para lidar melhor com todas as Notas Fiscais eletrônicas (NFes) das mais de 30 filiais.

Ao pensar em gestão de Notas Fiscais, Rodrigo procurou por ferramentas que pudessem o auxiliar a lidar com essa preocupação.

“A ideia era facilitar a gestão e a consulta de documentos fiscais", conta Rodrigo.

 A Sipolatti recebe um alto volume de Notas Fiscais todos os dias, por isso Rodrigo Barros começou a procurar por soluções que facilitassem a gestão e consulta destes documentos fiscais.

A plataforma do Arquivei trouxe para a Sipolatti a possibilidade de transformar informações de Notas Fiscais em inteligência de negócio, além de permitir comparar informações e identificar imprecisões, como a emissão de Notas Frias.

Outro obstáculo era a distribuição das informações. Todos os departamentos da Sipolatti dependiam da consulta manual feita pela área fiscal, para validar informações de compra e venda, transporte e etc. 

Com o Arquivei, as NFes ficam centralizadas na plataforma, porém o acesso pode ser feito por vários usuários. 

Antes do Arquivei, os departamentos da Sipolatti precisavam do trabalho da consulta manual feita pela área fiscal, para validar informações de compra e venda, transporte, etc. 

Depois do Arquivei, a área fiscal fica desonerada de consultas constantes de outros departamentos sobre este ou aquele arquivo, todas as áreas têm acesso à informação em uma questão de segundos. 

Com isso, a Sipolatti consegue economizar em 96% o tempo que gastava para encontrar e entregar os documentos.

“Nesse sentido, a Sipolatti foi além de um cliente, tornou-se uma parceira nossa."

Christian De Cico
Fundador da Arquivei

Obstáculos da Sipolatti

A solução na prática

Resultados e Aprendizados

Rodrigo afirma que desde que utilizam o Arquivei, a empresa tem controle total sobre a entrada de mercadorias e houve uma ríspida diminuição da circulação de papel.

Com as Notas Fiscais armazenadas na plataforma, e a garantia de segurança dos dados, a Sipolatti contribui com a sustentabilidade já que todos os setores acessam a versão digital. 

Para os clientes, a principal vantagem é a facilidade de emissão da segunda via. Antes o prazo era de 24 horas, com a ajuda do Arquivei, a Sipolatti passou a encontrar e imprimir o documento em tempo real, ou enviar por e-mail, como o consumidor preferir.

Em junho de 2016, a Arquivei e a Sipolatti, apresentaram esta história de sucesso no evento Brazilian Retail Week. O tema apresentado foi: "Redução de custos, distribuição de informação e satisfação de clientes com a Gestão Automatizada de Notas Fiscais".

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"Ficou mais fácil encontrar Notas Fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o Compliance Fiscal da empresa e pode gerar multas”, diz o coordenador.

Dado o grande volume de Notas Fiscais com que trabalha, a Sipolatti foi selecionada pelo Governo para ser integrante do programa piloto de implementação da NFCe (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica) no estado do Espírito Santo, isso ajudou a Arquivei à implementar a funcionalidade de gestão de NFCes em sua plataforma.

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