Consultar a Nota Fiscal eletrônica (NFe) faz parte da gestão tributária de quem trabalha com contabilidade em qualquer estado brasileiro. Então, você que é contador e analista fiscal em Minas Gerais precisa dominar o assunto também.
O objetivo é checar se a nota recebeu autorização da Secretaria da Fazenda – neste caso, a Sefaz-MG. Se o procedimento não for realizado, a escrituração contábil não estará correta perante o Fisco. Dessa forma, é importante manter tudo em dia para comprovar a origem dos seus ativos.
Todo estado viabiliza a consulta e o download de maneira gratuita, mas todo sistema é interligado ao Ministério da Fazenda. Para utilizá-lo, é necessário ter um certificado digital A1 ou A3, além de utilizar um software específico disponibilizado gratuitamente pelo órgão governamental.
A seguir, mostraremos o passo a passo para realizar a consulta da NFe MG e como executar esse trabalho de maneira prática.
Como é feita a consulta pelo site da Sefaz-MG?
Fazer a consulta pelo site da Sefaz-MG (ou de qualquer outro Estado) não é tão simples. Primeiro, é preciso baixar o aplicativo e providenciar a instalação do programa Java.
Depois, é o momento de cadastrar e iniciar o destinatário (o programa permite cadastrar empresas diferentes no mesmo aplicativo). Ao inserir as informações completas, é necessário identificar qual destinatário será utilizado naquele momento.
A tela pode ser acessada por meio do menu “Sistema – Destinatário”. Depois, vá até a opção “Incluir”, preencha corretamente os campos e clique no mesmo botão. Depois, siga os passos:
- Encontre a chave de acesso da NFe;
- Preencha os vários dados para a consulta da NFe completa;
- Clique em “Continuar”;
- Visualize e confira se a NFe tem validade jurídica.
Veja o roteiro completo clicando aqui.
As NFes podem ser consultadas diretamente no site da Sefaz do seu Estado ou subsidiariamente, por meio do Portal Nacional da NFe.
O que fazer se a nota não constar no portal?
Caso a nota não seja encontrada no banco de dados, fique tranquilo. Isso não significa que o documento não tem validade jurídica, mas é preciso verificar se ele consta como autorizado no site da Sefaz. O problema é causado por falhas de síncrona entre a base de dados nacional e a Sefaz de origem do emitente.
É obrigatório fazer a consulta NFe?
A consulta da validade, existência ou autorização de uma NFe MG é obrigatória apenas por parte do destinatário. Porém, não é necessário imprimir ou guardar qualquer documento que comprove que a consulta foi feita.
Por quanto tempo a nota pode ser consultada?
A legislação estabelece que a consulta completa de uma Nota Fiscal eletrônica no Portal Nacional ou junto às Secretarias da Fazenda deve ficar disponível por pelo menos 180 dias, contados a partir da sua autorização.
Depois desse período, deverá ficar disponível a consulta resumida, que contém somente as informações básicas para a identificação da NFe.
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É possível consultar o status de várias notas de uma vez?
O sistema de consulta NFe das Secretarias da Fazenda permite consultar o status de apenas uma nota eletrônica por vez. Todavia, em alguns estados o governo disponibiliza o acesso filtrado por notas “destinadas para” ou “emitidas por um determinado contribuinte”.
Como acessar a NFe na Sefaz-MG sem chave de acesso?
Para facilitar todo esse trabalho de consulta NFe, o Arquivei possibilita o acesso direto da Secretaria da Fazenda sem a necessidade de chave de acesso. Por meio da plataforma, é possível consultar, baixar e armazenar todas as notas de maneira automática.
Detalhe: essa operação pode ser feito para todas as suas empresas e sem limites na quantidade de NFe consultadas. Isso permite que sejam criados usuários diferentes, facilitando o acesso dos responsáveis pela gestão tributária.
Além disso, o software faz todo o gerenciamento dos documentos fiscais, permitindo filtrar pelo número de CNPJ emitente, empresa emitente ou até mesmo por notas que contenham produtos específicos. A partir desses dados, é possível exportar relatórios para otimizar as suas análises.
Agora que você aprendeu o passo a passo da consulta NFe, que tal baixar um e-book gratuito que explica mais sobre o assunto? No nosso Guia Básico de Notas Fiscais Eletrônicas você encontra tudo sobre obrigatoriedades e armazenamento.
