Consultar a Nota Fiscal eletrônica (NFe) faz parte da gestão tributária de quem trabalha com contabilidade em qualquer estado brasileiro. Então, você que é contador e analista fiscal em Minas Gerais precisa dominar o assunto também.
O objetivo é checar se a nota recebeu autorização da Secretaria da Fazenda – neste caso, a Sefaz-MG. Se o procedimento não for realizado, a escrituração contábil não estará correta perante o Fisco. Dessa forma, é importante manter tudo em dia para comprovar a origem dos seus ativos.
Todo estado viabiliza a consulta e o download de maneira gratuita, mas todo sistema é interligado ao Ministério da Fazenda. Para utilizá-lo, é necessário ter um certificado digital A1 ou A3, além de utilizar um software específico disponibilizado gratuitamente pelo órgão governamental.
A seguir, mostraremos o passo a passo para realizar a consulta da NFe MG e como executar esse trabalho de maneira prática.
Como é feita a consulta pelo site da Sefaz-MG?
Fazer a consulta pelo site da Sefaz-MG (ou de qualquer outro Estado) não é tão simples. Primeiro, é preciso baixar o aplicativo e providenciar a instalação do programa Java.
Depois, é o momento de cadastrar e iniciar o destinatário (o programa permite cadastrar empresas diferentes no mesmo aplicativo). Ao inserir as informações completas, é necessário identificar qual destinatário será utilizado naquele momento.
A tela pode ser acessada por meio do menu “Sistema – Destinatário”. Depois, vá até a opção “Incluir”, preencha corretamente os campos e clique no mesmo botão. Depois, siga os passos:
- Encontre a chave de acesso da NFe;
- Preencha os vários dados para a consulta da NFe completa;
- Clique em “Continuar”;
- Visualize e confira se a NFe tem validade jurídica.
As NFes podem ser consultadas por qualquer empreendedor, inclusive MEI (Microempreendedor Individual), diretamente no site da Sefaz do seu Estado ou subsidiariamente, por meio do Portal Nacional da NFe.
O que fazer se a nota não constar no portal?
Caso a nota não seja encontrada no banco de dados, fique tranquilo. Isso não significa que o documento não tem validade jurídica, mas é preciso verificar se ele consta como autorizado no site da Sefaz. O problema é causado por falhas de síncrona entre a base de dados nacional e a Sefaz de origem do emitente.
É obrigatório fazer a consulta NFe?
A consulta da validade, existência ou autorização de uma NFe MG é obrigatória apenas por parte do destinatário. Porém, não é necessário imprimir ou guardar qualquer documento que comprove que a consulta foi feita.
É importante lembrar que a NFe, DANFe e XML tem papeis diferentes. A Nota Fiscal eletrônica (NFe) deve ser armazenada em arquivo XML pelo contribuinte, pelo período de 5 anos, segundo a legislação vigente. Sendo assim, o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é apenas um documento impresso que acompanha a mercadoria.
Por quanto tempo a nota pode ser consultada?
A legislação estabelece que a consulta completa de uma Nota Fiscal eletrônica no Portal Nacional ou junto às Secretarias da Fazenda deve ficar disponível por pelo menos 180 dias, contados a partir da sua autorização.
Depois desse período, deverá ficar disponível a consulta resumida, que contém somente as informações básicas para a identificação da NFe. Leia aqui sobre as melhores maneiras de se organizar os documentos fiscais na sua empresa e garantir a facilidade na hora de declarar obrigações.
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É possível consultar o status de várias notas de uma vez?
O sistema de consulta NFe das Secretarias da Fazenda permite consultar o status de apenas uma nota eletrônica por vez. Todavia, em alguns estados o governo disponibiliza o acesso filtrado por notas “destinadas para” ou “emitidas por um determinado contribuinte”.
Como acessar a NFe na Sefaz-MG sem chave de acesso?
Para facilitar todo esse trabalho de consulta NFe, o Arquivei possibilita o acesso direto da Secretaria da Fazenda sem a necessidade de chave de acesso. Por meio da plataforma, é possível consultar, baixar e armazenar todas as notas de maneira automática.
Detalhe: essa operação pode ser feito para todas as suas empresas e sem limites na quantidade de NFe consultadas. Isso permite que sejam criados usuários diferentes, facilitando o acesso dos responsáveis pela gestão tributária.
Além disso, o software faz todo o gerenciamento dos documentos fiscais, permitindo filtrar pelo número de CNPJ emitente, empresa emitente ou até mesmo por notas que contenham produtos específicos. A partir desses dados, é possível exportar relatórios para otimizar as suas análises.
Agora que você aprendeu o passo a passo da consulta NFe, que tal baixar um e-book gratuito que explica mais sobre o assunto? No nosso Guia Básico de Notas Fiscais Eletrônicas você encontra tudo sobre obrigatoriedades e armazenamento.
Fica claro que o antigo modelo de trabalho — baseado em funcionários perdendo tempo com cobranças e arquivamentos consultas de NFe manuais, além de altíssimos gastos com a conta telefônica — já não se sustenta mais. Caso você esteja disposto a vislumbrar uma otimização radical na gestão de documentos fiscais na sua empresa, clique aqui e teste o Arquivei gratuitamente. Você poderá conhecer mais a fundo essa solução de download de NFe automático e conferir, sem gastar um único centavo, como ela pode ser importante para aumentar sua competitividade no mercado!
