Tudo Sobre A Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Em um mundo empresarial cada vez mais digitalizado, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) tornou-se não apenas uma obrigação legal, mas também uma ferramenta crucial para o seu negócio. 

Compreender a importância da NFe vai além das questões fiscais – é uma estratégia inteligente para a gestão eficaz de sua empresa.

Por isso, esse guia NF-e está aqui: para te ajudar a entender tudo sobre a NFe, desde o básico até os detalhes mais complexos. 

Preparamos um texto completo sobre os pontos mais importantes. Como as principais diferenças entre NFe, XML e Danfe. Além de outros pontos como, quando e por que uma NFe deve ser emitida; quais os processos de correção e até mesmo quais discutir os prazos essenciais que é preciso conhecer para não se perder e estar em dia com as obrigações.

O que é uma NFe?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital que descreve  uma transação de caráter comercial. Seja essa transação uma transferência de propriedade ou a prestação de serviços.

A NF-e serve como um registro oficial das transações e desempenha diversas funções, incluindo a comprovação de renda e auxílio na declaração de impostos, atendendo a propósitos legais e contábeis.

E para entender o que é uma NF-e, é essencial compreender a estrutura específica desse documento eletrônico. 

A “estrutura da Nota Fiscal Eletrônica” refere-se à organização dos dados da NF-e no arquivo XML, um formato padronizado. Essa estrutura é fundamental para interpretar as informações específicas contidas na NF-e.

Além disso, é essencial ter claro que as empresas que são contribuintes do ICMS são obrigadas a emitir NF-e, conforme estabelecido na Lei Kandir LC 87/96. 

A NF-e é acompanhada por um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que resume as informações da transação e inclui um código QR para verificar a autenticidade do documento. 

Sendo que para consultar a NF-e, é necessário acessar o portal específico do estado onde a transação ocorreu, garantindo assim a validação adequada do documento fiscal eletrônico.

Qual a diferença entre NFe, XML e Danfe?

O arquivo XML, que significa Linguagem de Marcação Extensiva, é um formato de arquivo que define um conjunto de regras para codificação de documentos de forma legível tanto para humanos quanto para máquinas. 

É importante mencionar que o Ajuste Sinief 07/2005, estabelece a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como o documento emitido e armazenado eletronicamente. Já o documento fiscal em si é gerado no momento da emissão e é representado pelo arquivo XML. 

Esse ajuste define as regras e padrões técnicos para a emissão da NF-e, exigindo que o “arquivo digital da NF-e seja elaborado no padrão XML”, enfatizando que é um documento existente apenas de forma digital, com estruturas e características específicas.

Quanto ao DANFE, ele é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Muitas vezes, há confusão em relação a este documento, pois algumas pessoas chegam a pensar que ele é a própria Nota Fiscal. 

No entanto, o DANFE é apenas um resumo dos dados contidos no documento eletrônico da Nota. Ele foi instituído pelo Ajuste SINIEF 07/05 para acompanhar o trânsito das mercadorias cobertas pela NF-e, facilitando os procedimentos de consulta e fiscalização da operação comercial. 

De maneira resumida o DANFE foca principalmente nos dados relevantes ao ICMS. 

E, por outro lado, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) contém uma gama mais ampla de informações, incluindo dados sobre tributação de PIS, COFINS e IPI, proporcionando uma visão abrangente das transações comerciais.

Qual a diferença entre Nota Fiscal e Nota Fiscal de Serviço?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) são ambos tipos de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) utilizados no contexto comercial. 

A NF-e é um documento digital amplamente adotado para registrar transações de venda de produtos entre empresas. Ela é emitida e armazenada eletronicamente pelos contribuintes, sendo autorizada pelo Fisco antes da circulação da mercadoria. 

A NF-e substitui as antigas notas fiscais impressas, tornando o processo de venda mais eficiente e seguro, e por isso é obrigatória na maioria das operações comerciais de venda de produtos.

Por outro lado, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é emitida pelas prefeituras e registra digitalmente os serviços prestados dentro do município. 

Diferentemente da NF-e, que está relacionada a transações de produtos, a NFS-e é específica para empresas que atuam no setor de serviços. Ela garante a tributação adequada dos serviços de acordo com as leis municipais, sendo essencial para empresas que oferecem serviços em nível local.

Portanto, a principal diferença entre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) reside no tipo de transação que cada uma registra: a NF-e é para operações de venda de produtos, enquanto a NFS-e é para serviços prestados dentro do município, permitindo assim a correta tributação em cada caso.

Qual a diferença entre Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) são documentos digitais utilizados em contextos distintos. 

A NF-e é emitida por empresas durante transações comerciais com outras empresas, englobando operações interestaduais, comércio exterior e vendas a órgãos públicos. Este documento é utilizado para registrar detalhes das transações comerciais e garantir o correto pagamento de impostos em diferentes situações de venda.

Por outro lado, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é específico para o segmento de transporte de cargas no Brasil, independentemente do modal utilizado. Ele é essencial para acobertar operações de transporte de cargas no país, fornecendo informações detalhadas sobre a operação de transporte. 

O CT-e assegura que todos os tributos relacionados ao serviço de transporte sejam devidamente apurados e recolhidos, garantindo a conformidade fiscal nesse setor.

Resumindo, a principal diferença entre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) está no contexto de aplicação. Isso porque a NF-e é utilizada em transações comerciais diversas, enquanto que o CT-e é específico para operações de transporte de cargas, abrangendo diferentes modais e garantindo a correta tributação nesse segmento.

Para que serve uma Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) desempenha um papel crucial no cenário fiscal e comercial. Ela é um documento digital que substitui a antiga Nota Fiscal em papel e é emitida eletronicamente pelas empresas para registrar suas vendas. 

Sendo que o formato eletrônico da NF-e é padronizado pelo governo brasileiro, conferindo-lhe validade jurídica inquestionável. Por isso a NF-e serve como uma prova concreta e oficial de uma transação comercial entre um vendedor e um comprador. 

A NF-e não apenas registra detalhes cruciais da operação, como data, valor e produtos ou serviços envolvidos, mas também atesta o cumprimento das obrigações fiscais por parte da empresa. 

Além disso, a assinatura digital do emitente garante a autenticidade do documento, enquanto a autorização de uso fornecida pelo Fisco valida a transação aos olhos da lei.

Para as empresas, a NF-e é essencial, pois permite a correta cobrança dos impostos relacionados à transação. Para os consumidores, oferece segurança ao garantir que a compra foi realizada de forma legítima. 

Resumindo, a Nota Fiscal Eletrônica é muito mais do que um simples registro eletrônico; ela é a base sobre a qual repousam a integridade e a transparência das transações comerciais no mundo digital.

Quando uma NFe deve ser emitida?

A emissão da  Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma obrigatoriedade legal para todas as empresas que contribuem com o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), conforme estabelecido na Lei nº 8.846/94. 

Essa norma estipula que a não emissão da NF-e pode ser considerada uma prática abusiva (ilegal), sujeita a sanções previstas no Código de Defesa do Consumidor.

Contudo, existem algumas exceções a essa regra. Microempreendedores Individuais (MEI) são obrigados a emitir NF-e apenas quando realizam serviços ou atividades para pessoas jurídicas. Se a transação envolver vendas ou prestação de serviços para pessoas físicas, a emissão da Nota Fiscal é dispensada. 

No entanto, é fundamental entender que, em casos específicos, a própria empresa que recebe mercadorias pode emitir a nota fiscal de entrada para documentar a entrada desses itens em seu estoque.

Essa prática é adotada em situações particulares, como no recebimento de materiais de empresas não contribuintes do ICMS. Nessas circunstâncias, a empresa que forneceu o material, por não ser contribuinte do ICMS, não possui autorização para emitir Notas Fiscais.

Portanto, a responsabilidade recai sobre a empresa que recebe os materiais, que deve emitir a NF-e de entrada para seus registros fiscais.

Outras situações em que a NF-e de entrada é emitida incluem notas emitidas por MEIs, que, por serem emitidas pelo ambiente da Sefaz, podem exigir que o adquirente emita uma Nota Fiscal de entrada para seus registros fiscais. 

Além disso, em casos de retorno de mercadorias, quando expressamente previsto na legislação, a empresa que recebe o material de volta deve emitir uma Nota Fiscal para registrar o retorno ao estoque.

Em resumo, a Nota Fiscal Eletrônica desempenha um papel essencial na documentação e na legalidade das transações comerciais, garantindo a conformidade com as leis fiscais e proporcionando transparência nas operações das empresas.

O que fazer após receber uma NFe?

Após receber uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é essencial adotar procedimentos adequados para garantir a eficiência da administração tributária e fiscal da empresa.

O recebimento e a consulta desses documentos representam fases cruciais nesse processo, pois a precisão com que essas atividades são realizadas impacta diretamente na conformidade fiscal e no eficaz gerenciamento dos recursos empresariais.

Para receber as notas fiscais dos fornecedores, existem diversas abordagens disponíveis. As empresas podem optar por diferentes canais, como métodos convencionais (e-mail, WhatsApp, etc.), utilizar o sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou recorrer a plataformas especializadas, como o Arquivei. 

Cada uma dessas opções apresenta particularidades e benefícios próprios, permitindo que empresas escolham a que melhor se adequa às suas necessidades e processos internos.

A implementação eficaz da NF-e trouxe significativos avanços para a administração fiscal do país. Além de ser obrigatória para a maioria das empresas brasileiras, a NF-e oferece inúmeras vantagens tanto para as empresas quanto para a Receita Federal e a sociedade como um todo. 

Ela não apenas reduziu a burocracia associada às transações comerciais, mas também aumentou a segurança dos processos, proporcionando um controle mais efetivo sobre as operações comerciais. 

Por isso, após receber uma NF-e, é crucial adotar práticas eficientes de gestão para garantir a conformidade fiscal e a eficácia operacional da empresa.

Manifestação do destinatário

A Manifestação do Destinatário é um procedimento opcional que oferece ao destinatário da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) a possibilidade de confirmar ou recusar o recebimento da mercadoria. 

Além disso, permite indicar se a operação comercial foi conduzida conforme o acordado e se a NF-e emitida está em conformidade com os termos da negociação. 

Em alguns estados, essa manifestação é obrigatória apenas para empresas que emitem NF-e com valor superior a R$ 100 mil, embora qualquer empresa que emite NF-e possa utilizá-la.

Ao realizar a Manifestação do Destinatário, o destinatário tem a capacidade de confirmar o recebimento da mercadoria, declarando a operação como concluída. Esse procedimento possibilita que a empresa emitente encerre a operação comercial e proceda com o faturamento. 

No entanto, caso o destinatário não confirme o recebimento ou identifique irregularidades na operação, a empresa emitente deve realizar os ajustes necessários para resolver a situação.

Em resumo, a manifestação do destinatário tem o propósito de validar ou contestar a emissão de uma NF-e por parte do destinatário da mercadoria. Para realizar esse processo, é necessário acessar o portal da NF-e, na aba de serviços.

É importante observar ainda que, atualmente no Brasil, a manifestação do destinatário não é compulsória para todas as empresas ou em todas as situações. A obrigatoriedade desse procedimento pode variar conforme o porte da empresa, o regime tributário adotado, a atividade econômica exercida, entre outros fatores.

Por isso, recomenda-se verificar a legislação estadual específica do estado onde a empresa está localizada e contar com a orientação de um contador ou profissional especializado para garantir o cumprimento adequado das obrigações fiscais.

É possível corrigir uma NFe após emitida?

Sim, é possível corrigir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) após sua emissão por meio da Carta de Correção Eletrônica (CC-e). 

A CC-e é uma versão digital da Carta de Correção, e seu propósito é corrigir informações incorretas ou incompletas em uma NF-e já emitida. Este recurso é regulamentado pela Secretaria da Fazenda de cada estado brasileiro e representa uma alternativa ágil e prática quando não é mais possível retificar a Nota Fiscal original.

A CC-e é uma solução importante, pois, além de ser mais rápida, também proporciona maior segurança e confiabilidade às informações corrigidas. Emitida eletronicamente pelo mesmo emissor da NF-e original, a CC-e deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda antes de sua utilização. 

É possível corrigir dados como razão social, nome fantasia do emitente ou destinatário, descrição ou quantidade de produtos ou serviços (desde que não afete o cálculo dos tributos), entre outras informações.

No entanto, há limitações para o uso da CC-e. Não é possível corrigir variáveis que determinam o valor do imposto, como base de cálculo e alíquota, nem dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou do destinatário. 

Além disso, não é permitido corrigir a data de emissão ou de saída, campos da NF-e de exportação informados na Declaração Única de Exportação ou incluir/alterar parcelas de vendas a prazo.

Em relação aos prazos para emissão da CC-e, cada estado possui suas próprias normas. Por exemplo, em São Paulo, o prazo é de 30 dias a partir da emissão da NF-e, enquanto no Rio Grande do Sul é de 7 dias. 

É crucial emitir a CC-e o mais rápido possível após a detecção do erro para evitar problemas fiscais. Vale ressaltar que este documento deve ser enviado ao destinatário da NF-e corrigida para validação da correção. 

Importante mencionar ainda que a CC-e não altera as informações no XML; ela é um “anexo” à NF-e. Portanto, tanto o emitente quanto o destinatário devem atualizar suas informações nos livros fiscais após a correção.

1. É possível cancelar ou anular uma NFe após a emissão?

Sim, é possível cancelar ou anular uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) após sua emissão em situações específicas. O cancelamento permite a anulação de uma NF-e emitida indevidamente ou que apresente problemas, como erros de preenchimento ou duplicidade. 

É responsabilidade do próprio emitente solicitar o cancelamento, observando os prazos estipulados na legislação, que variam de acordo com a situação específica da operação. Em geral, o cancelamento pode ser realizado em até 24 horas após a autorização de uso da NF-e, desde que a mercadoria ainda não tenha circulado.

No entanto, caso o prazo expire, é necessário solicitar autorização para o cancelamento extemporâneo do documento fiscal. A solicitação deve ser feita por meio do sistema da Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está estabelecida, preenchendo o formulário específico para a solicitação de cancelamento. 

É crucial observar os prazos estabelecidos para a solicitação do cancelamento, bem como as condições que tornam a NF-e passível de cancelamento.

Quando é possível cancelar uma NF-e:

1. Erros na emissão: Se a NF-e foi emitida com informações incorretas, como dados do destinatário, valores, descrições de produtos ou impostos, é possível cancelá-la para emitir uma nova nota fiscal corrigida.

2. Venda não realizada: Caso a venda não tenha sido concretizada ou tenha sido anulada antes da entrega das mercadorias ou da prestação do serviço, a NF-e pode ser cancelada.

3. Devolução de mercadorias: Quando há devolução de mercadorias por parte do destinatário, é possível cancelar a NF-e que registrou a venda original e emitir uma nota fiscal de devolução.

4. Extravio, roubo ou perda de mercadorias: Se ocorrer extravio, roubo ou perda de mercadorias antes da entrega ao destinatário, é possível cancelar a NF-e correspondente.

Quando NÃO é possível cancelar uma NF-e:

1. Prazo de cancelamento expirado: O cancelamento da NF-e deve ser realizado dentro do prazo determinado pela legislação, que varia de acordo com a unidade federativa. Após esse prazo, o cancelamento não é mais possível.

2. Utilização da NF-e como documento fiscal: Se a NF-e já foi utilizada como base para o cálculo de impostos ou para outros fins legais, como o registro de entrada ou saída de mercadorias, pode haver restrições ou exigências específicas para o cancelamento. Nesses casos, é necessário verificar a legislação aplicável e seguir os procedimentos determinados.

3. Inexistência do evento de ciência ou confirmação de operação: 

Em algumas situações, a NF-e pode estar aguardando a manifestação do destinatário, seja por meio do evento de ciência ou do evento de confirmação de operação. Se o destinatário não confirmar essas manifestações dentro do prazo estabelecido, pode não ser possível realizar o cancelamento.

É importante destacar que o cancelamento da NF-e não isenta o emitente da obrigação de emitir uma nova Nota Fiscal, caso a operação ainda seja realizada. 

Além disso, ao cancelar uma NF-e, é necessário realizar os ajustes correspondentes nos impostos, conforme as orientações da legislação tributária vigente e as regras específicas de cada estado brasileiro. 

Portanto, é fundamental consultar a legislação tributária aplicável e contar com o suporte de um profissional contábil ou especialista em questões fiscais para garantir o cumprimento adequado das obrigações tributárias e contábeis.

Quais os prazos relacionados à Nota Fiscal Eletrônica?

O cumprimento dos prazos para emitir notas fiscais é crucial para a conformidade fiscal nas empresas brasileiras. Embora não haja prazos fixos em dias, as diretrizes variam para vendas de produtos e prestação de serviços. 

Na venda de produtos, a nota deve ser emitida antes do transporte, garantindo a rastreabilidade e prevenindo problemas legais. Na prestação de serviços, a nota deve ser entregue ao cliente ao término do serviço, documentando a transparência das operações.

Prazo para emitir uma NFe

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) deve ser emitida em “tempo real”, ou seja, antes da entrega do produto ou serviço, conforme indicado no trecho fornecido. Não há um prazo específico em dias para a emissão da NF-e, mas ela deve ser gerada antes da entrega. 

Por outro lado, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) pode ser emitida após a venda, desde que seja feita dentro do prazo estipulado pelo estado.

Prazo para manifestar uma nota fiscal

O prazo para manifestação do destinatário varia de acordo com o tipo de evento a ser manifestado. 

No caso da ciência da emissão, o destinatário tem até 10 dias para se manifestar, contados a partir da data de autorização de uso da NF-e. Para a confirmação da operação, o prazo é de 180 dias, também a partir da data de autorização de uso da NF-e. 

O mesmo período de 180 dias se aplica para a manifestação em casos de operação não realizada e para o desconhecimento da operação. Esses prazos são cruciais para que o destinatário possa validar ou contestar a emissão da NF-e de forma adequada.

Prazo para correção da NFe

Como já abordamos, não há um prazo único ou padrão para a carta de correção. Por isso é fundamental observar as regulamentações do estado onde a empresa possui seu registro fiscal, considerando o domicílio do CNPJ.

Prazo para cancelamento da nota fiscal

O prazo para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) varia de acordo com o tipo de documento.

Para a NF-e, o cancelamento pode ser feito em até 24 horas após a emissão, enquanto para a NFC-e, o cancelamento deve ser realizado em até 30 minutos após a autorização de uso.

Se o prazo estabelecido expirar, é necessário solicitar autorização para o cancelamento extemporâneo do documento fiscal, já que a Sefaz não aprovará solicitações de cancelamento após o procedimento normal. 

Para requisitar o cancelamento da NF-e, o emissor deve acessar o sistema da Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está registrada e preencher o formulário específico. É crucial estar atento aos prazos e às condições que permitem o cancelamento da Nota Fiscal.

Prazo para anulação da NFe

A anulação ocorre em caso de cancelamento. Mas outra ação, com terminologia parecida que pode ocorrer é a inutilização da nota fiscal. Nesse caso o procedimento acontece quando existe NF-e com numeração errada e não utilizada, que tenha acontecido por problemas na emissão ou por outras razões.

Preciso guardar minhas notas fiscais? Por quanto tempo?

As notas fiscais são documentos passíveis de solicitação pelo fisco durante uma auditoria fiscal. Por essa razão, é essencial que as empresas mantenham os arquivos digitais de suas notas fiscais armazenados pelo período mínimo de 5 anos, conforme determinado pelo Código Tributário Nacional (CTN) de 1966, artigo 174, e pelo Ajuste Sinief nº 7/2005, cláusula décima.

Qual a melhor forma de armazenar as notas fiscais?

O armazenamento seguro dos registros de entrada e saída é um aspecto crucial na gestão de documentos fiscais. Por isso é fundamental que as empresas mantenham esses registros em locais seguros, garantindo a integridade das informações contidas nos documentos fiscais.

Todas as transações, incluindo aquelas que foram canceladas ou tiveram numeração inutilizada, devem ser devidamente registradas. A escrituração completa é essencial, pois negligenciar a documentação de transações canceladas ou com numeração inutilizada pode resultar em complicações futuras com as autoridades fiscais.

Além disso, é importante manter um arquivo organizado, seja ele digital ou físico, das notas fiscais emitidas. Essa prática é crucial para consultas posteriores e para atender a eventuais auditorias fiscais, garantindo que a empresa esteja preparada para apresentar os documentos necessários de maneira eficiente e precisa.

Como posso consultar minhas NFes?

O processo de recebimento e consulta de notas fiscais representa fases cruciais na gestão tributária de uma empresa. 

A eficiência e precisão ao realizar essas atividades têm impacto direto na conformidade fiscal e na gestão eficaz dos recursos empresariais. 

Existem diversas maneiras de receber documentos fiscais, cada uma com suas próprias características e vantagens.

Consultar NFes emitidas pela sua empresa

Para verificar as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) emitidas para o seu CNPJ, há diversas opções disponíveis. No âmbito estadual, cada Secretaria da Fazenda (SEFAZ) das unidades federativas oferece um portal eletrônico específico para essa consulta. 

Os interessados devem acessar a seção correspondente em cada portal estadual, onde é mantido um repositório das notas emitidas, permitindo às empresas verificarem as operações registradas sob seu CNPJ.

Além dos sistemas estaduais, existe o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, que centraliza funções e oferece a consulta unificada das NF-e de todos os estados. 

Esta alternativa é especialmente útil para empresas que operam em mais de uma unidade federativa, simplificando o processo de consulta sem a necessidade de acessar múltiplos sistemas estaduais.

Para efetuar a consulta por meio do Portal Nacional ou das SEFAZ estaduais, é preciso utilizar a chave de acesso, uma sequência de 44 dígitos que identifica cada NF-e de forma única e que pode ser encontrada no Documento Auxiliar da NF-e (DANFE). Esse método é gratuito e garante que as informações fiscais possam ser verificadas de maneira direta e segura.

Além disso, existem plataformas como o Arquivei, que facilitam essa consulta. Com essa ferramenta, é possível verificar as notas fiscais associadas ao seu CNPJ sem a necessidade de entrar em contato com fornecedores ou transportadoras, especialmente no caso dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es). 

O Arquivei oferece um período de teste gratuito, permitindo que os usuários consultem as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ de forma prática e eficiente.

Essas opções oferecem diferentes maneiras de verificar e gerenciar as notas fiscais vinculadas ao seu CNPJ, simplificando a gestão fiscal e garantindo a conformidade com as regulamentações tributárias em vigor.

Consultar NFes emitidas para sua empresa

O recebimento de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) por e-mail ou outras plataformas de mensagem é uma prática comum no mundo empresarial. Normalmente, os fornecedores enviam as NF-e nos formatos PDF e XML para o e-mail fornecido pela empresa. 

Em algumas situações, plataformas de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, ou sistemas de mensagens corporativas também são utilizados para esse fim.

Seja a forma que for, o recebimento do formato XML (Extensible Markup Language) é essencial, pois contém todas as informações fiscais necessárias e é exigido por lei para ser armazenado por um período específico. Ele é o padrão para a transmissão eletrônica de informações fiscais entre as partes e para as autoridades fiscais. 

O XML contém detalhes como CNPJ, endereço e outros dados do emitente e do destinatário, além de informações como código do produto, descrição, quantidade, valor unitário e detalhes sobre impostos como ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros. Instruções de pagamento, dados para transporte e outras informações adicionais também podem ser incluídos.

Apesar da praticidade, depender de métodos manuais pode causar atrasos no recebimento e processamento das NF-e. Manter a organização e o fácil acesso às NF-e recebidas pode ser desafiador, especialmente quando há um alto volume de transações. 

Além disso, verificar manualmente a autenticidade das NF-e recebidas pode ser demorado. Enviar NF-e por e-mail ou outros canais não seguros também pode expor dados sensíveis a riscos de segurança, como phishing e outros ataques cibernéticos.

A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) desempenha um papel central na fiscalização e controle da emissão e gestão de notas fiscais no Brasil. É crucial que empresários e contabilistas estejam devidamente cadastrados nos portais da SEFAZ e, conforme a operação, também junto à Receita Federal do Brasil, para receberem notas fiscais eletrônicas. 

Após a emissão e autorização pela SEFAZ, as notas servem como comprovantes legais das transações realizadas, sendo essenciais para manter a transparência fiscal.

As notas fiscais são armazenadas eletronicamente nos sistemas da SEFAZ, permitindo um acompanhamento eficiente e garantindo a segurança e acessibilidade das informações. 

Durante o processamento, os status indicam a condição atual da nota no sistema. O status “Em processamento” significa que a nota fiscal eletrônica foi submetida à análise da SEFAZ, mas ainda não passou por todas as etapas de validação necessárias. 

Já o status “Autorizada” indica que a nota fiscal atendeu a todos os requisitos legais e foi validada pela SEFAZ, estando pronta para ser utilizada nas declarações fiscais e contábeis da empresa.

É fundamental observar outros status possíveis, como “Denegada”, quando a nota é rejeitada por problemas cadastrais do emitente ou do destinatário, e “Cancelada”, para notas emitidas que foram posteriormente anuladas pelo emitente dentro do prazo legal. 

Cada mudança de status é acompanhada de um protocolo específico, assegurando a rastreabilidade e integridade do documento fiscal.

Portanto, as empresas devem estar atentas aos protocolos de consulta de notas fiscais disponibilizados pela SEFAZ, possibilitando um acompanhamento rigoroso e validação dos documentos fiscais recebidos. 

Familiaridade com o sistema da SEFAZ e compreensão dos diferentes status das notas fiscais são essenciais para os profissionais da contabilidade assegurarem a conformidade fiscal das empresas às quais prestam serviço, minimizando riscos e promovendo uma gestão fiscal diligente e responsável. 

O Arquivei também é uma opção prática para quem busca uma solução mais completa e simplificada para esse processo.