A Nota Fiscal Eletrônica, também chamada de NF-e, promoveu uma modernização do sistema tributário nacional, trazendo benefícios aos contribuintes com a dispensa da obrigação e a guarda de documentos em papel, reduzindo os custos empresariais e aumentando a competitividade pela racionalização das obrigações acessórias. São beneficiados também os federativos, que passam a gozar de maior integração administrativa, padronização e melhoria na qualidade das informações, bem como a racionalização de custos e maior eficácia de fiscalização.
Antes da NF-e
Alguns anos atrás, as empresas brasileiras precisavam recorrer a uma série de procedimentos burocráticos e onerosos para emitir seus documentos fiscais. O processo era inteiramente em papel. Por exemplo, além de fazer a criação da empresa, inscrição de CNPJ e inscrições estaduais e municipais, era necessário solicitar à Secretaria da Fazenda do Estado uma Autorização de Impressão de Documento Fiscal, a AIDF. Com a posse da AIDF, uma gráfica era contratada para a impressão dos talonários de notas fiscais com ao menos duas vias, de acordo com os modelos previstos para cada operação e as necessidades gerenciais da empresa. Apenas após a impressão dos talões a empresa poderia iniciar as suas atividades comerciais.
Assim, a cada mercadoria vendida ou serviço prestado, a empresa deveria preencher a nota fiscal de venda ou de prestação de serviços, bem como suas respectivas vias. Em muitos casos, esse processo era feito manualmente e quando o talão não era com vias carbonadas, era necessário recorrer ao papel carbono para preenchimento das demais vias. Empresas com mais recursos utilizavam impressoras matriciais.
Ao final do mês, uma das vias era encaminhada ao contador para escriturar as operações nos livros contábeis e fiscais, efetuar os cálculos dos impostos, preencher e entregar as obrigações acessórias correspondentes. Por fim, a empresa precisava efetuar a guarda da documentação por no mínimo cinco anos.
Os problemas das Notas Fiscais em papel
Por conter muitas etapas burocráticas e alto custo, a emissão de notas fiscais em papel gerava uma barreira de entrada para a formalização de pequenos negócios no país, desincentivando o empreendedorismo. Muitos empreendedores acabavam desistindo de abrir seus negócios ou passavam a operar na informalidade.
Além da falta de estímulo para a formalização, o antigo processo para emissão de notas fiscais em papel gerava uma grande exposição a erros, extravio de informação, fraudes e sonegação fiscal.
Para o Governo, a única forma de conferência das informações disponibilizadas era através de fiscalizações, pois dependia totalmente das informações preenchidas manualmente pelos próprios contribuintes. Porém, uma fiscalização para conferência de documentação demandava muito tempo e o número de fiscais era insuficiente frente ao elevado número de operações.
Diante desse cenário, o Governo emitiu leis e iniciou campanhas que não só obrigam à emissão de documentos fiscais por parte de estabelecimentos comerciais e prestadores de serviços, mas também incentivam que os consumidores finais atuassem como fiscais, exigindo a emissão de notas fiscais e recibos. Como exemplo temos a lei 8.846/94, que exige a fixação de cartazes informativos como:
- “Sonegar é crime! Quem paga por ele? Você! Exija a sua nota fiscal!”; ou
- “Exija nota fiscal ou recibo. Faça valer seus direitos, Consumidor!”.
O Projeto Nota Fiscal Eletrônica
O projeto para implementação e desenvolvimento da Nota Fiscal Eletrônica foi celebrado durante o Encontro Nacional de Administradores Tributários (ENAT) com um acordo de cooperação entre a União, por meio da Receita Federal do Brasil (RFB), os Estados e o Distrito Federal, através de suas Secretarias de Fazenda, Finanças, Receita ou Tributação, e os Municípios, representados pela Associação Brasileira das Secretarias de Finanças dos Municípios das Capitais (Abrasf), através do Protocolo ENAT 03/2005. O protocolo previa os seguintes objetivos:
- Substituição das notas fiscais em papel por documento eletrônico;
- Validade jurídica dos documentos digitais;
- Padronização nacional da NF-e;
- Mínima interferência no ambiente operacional;
- Compartilhamento da NF-e entre as administrações tributárias;
- Preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código Tributário Nacional.
Benefícios gerados com a NF-e
A implementação da Nota Fiscal Eletrônica instituiu mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, com benefícios para o Governo, para a Sociedade, para o Contribuinte Comprador e para o Contribuinte Vendedor.
Os benefícios para o Governo, representado pelas administrações tributárias da União, dos Estados e dos Municípios, são os seguintes:
- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital SPED).
Por ser um processo eletrônico, sem a emissão de papel e ligado às novas tecnologias, a NF-e também proporcionou os seguintes benefícios à Sociedade:
- Redução do consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente;
- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
- Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.
Para os Contribuintes Compradores, que são os receptores da NF-e, foram gerados os seguintes benefícios:
- Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
- Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;
- Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
- Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B – Business-to-Business);
Por fim, para os Contribuintes Vendedores, que são os emissores das notas fiscais eletrônicas, os benefícios gerados são:
- Redução de custos de impressão;
- Redução de custos de aquisição de papel;
- Redução de custos de envio do documento fiscal;
- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
- Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
- Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
- Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);
Definições
Para melhor entendimento, a seguir apresentamos algumas definições de termos técnicos e expressões que são utilizadas no ambiente da NF-e:
Nota fiscal: é um documento que tem por objetivo o registro de uma operação comercial de compra e venda de bens ou uma prestação serviços.
NF-e – Nota fiscal eletrônica: é um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente que, assim como a nota fiscal, tem como objetivo o registro de uma operação comercial de compra e venda de bens ou uma prestação de serviços. Por ser gerada em um ambiente gerenciado pelo Governo, com a exigência de certificados digitais, a validade jurídica da NF-e é garantida pela assinatura digital do remetente e pela emissão do documento pelo fisco.
Contribuinte emitente: emissor das notas fiscais.
Autorização de Uso: protocolo de recebimento emitido pela Secretaria da Fazenda, Finanças ou Tributação da unidade da Federação do contribuinte emitente após a verificação da integridade formal do documento eletrônico. Sem a Autorização de Uso não poderá haver o trânsito da mercadoria, ressalvados os casos previstos na legislação para a hipótese de haver problemas técnicos na comunicação do contribuinte com a Receita.
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): é uma representação gráfica simplificada da NF-e. Esse documento é impresso, geralmente em papel comum, em via única, para acompanhar o trânsito da Mercadoria. O DANFE não é a nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e.
Chave de acesso: código que permite a confirmação da efetiva existência de uma NF-e que tenha tido seu uso regularmente autorizado através das páginas da Secretaria de Fazenda Estadual ou da Receita Federal do Brasil. Cada NF-e possui uma chave de acesso única.
Arquivo XML: os documentos eletrônicos elaborados pela Secretarias de Fazenda Estadual são no formato padrão XML e devem ser assinados digitalmente pela empresa emissora da NF-e.
Certificação digital: a Certificação Digital é a tecnologia que, por meio da criptografia de dados, garante autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às informações eletrônicas. Trata-se de um documento digital utilizado para identificar pessoas e empresas no mundo virtual.
Processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica
O processo de emissão de uma NF-e de venda de mercadoria envolve os seguintes passos:
- A empresa emissora da NF-e gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial;
- O arquivo XML deverá ser assinado digitalmente, transformando esse arquivo em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor;
- Esse arquivo eletrônico será transmitido pela Internet para a Secretaria de Fazenda, Finanças ou Tributação da unidade federada de jurisdição do contribuinte emitente;
- A Secretaria de Fazenda Estadual verifica a integridade formal;
- A seguir, devolverá um protocolo de recebimento denominado “Autorização de Uso”, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria, ressalvados os casos previstos na legislação para a hipótese de haver problemas técnicos na comunicação do contribuinte com a Receita;
- Após a Autorização de Uso, que transforma o documento eletrônico no Documento Fiscal denominado Nota Fiscal Eletrônica, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibilizará consulta, através da internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que conheçam a chave de acesso do documento eletrônico;
- O Arquivo NFE é transmitido para:
- A Receita Federal, que será o repositório de todas as NF-e emitidas;
- No caso de operação interestadual, a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação; e
- quando aplicável, os Órgãos e Entidades da Administração Pública Federal Direta e Indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização, tais como a SUFRAMA, por exemplo.
- Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impresso o DANFE, que contém em destaque:
- Chave de Acesso e o código de barras linear, para facilitar e agilizar a consulta da NF-e na internet e a respectiva confirmação de informações pelas unidades fiscais e contribuintes destinatários;
- o protocolo de autorização de uso.
- Por fim, a mercadoria está autorizada a circular.
Consulta NFe
É possível fazer a consulta de uma NF-e pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Para tanto é necessário ter a Chave de Acesso da NF-e, que está disponível no DANFE.
Com a Chave de Acesso em mãos, basta seguir os seguintes passos:
- Acessar o Portal NFe;
- Selecionar o serviço Consultar NF-e;
- O site irá redirecionar para a página de consultas, onde será solicitada a Chave de Acesso.
- Preencher os dados solicitados;
- Preencher os requisitos do reCAPTCHA;
- Clicar em “continuar”;
- O sistema te direcionará às informações da NF-e, na qual é possível fazer uma consulta completa.
Além do Portal da NF-e, também é possível efetuar a consulta a nota no site da Secretarias da Fazenda Estadual da jurisdição de emissão da NF-e.
Tipos de documentos fiscais eletrônicos
Além da NF-e, que é o modelo utilizado para o registro de vendas e circulação de mercadorias e serviços, também existem outros documentos fiscais eletrônicos. São eles:
- NFS-e – Nota fiscal Eletrônica de Serviços: é o documento fiscal eletrônico que substitui as notas fiscais de serviços em papel.
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico: documento fiscal eletrônico utilizado para cobrir operações de prestação de serviço de transporte de cargas.
- MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais: esse documento fiscal eletrônico deve ser emitido por todas as empresas prestadoras de serviços de transporte de carga. O objetivo principal dessa documentação é diminuir a burocracia que existe neste segmento, facilitando o dia a dia dos contadores, empresários e profissionais do ramo.
Consulta NFSe
Enquanto a Receita Federal, por meio do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, é o repositório de todas as NF-e de vendas geradas por todos os Estados da Federação e pelo Distrito Federal, as Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços devem ser consultadas pelos sistemas de cada Prefeitura do local de emissão da NFSe, como no site da Prefeitura do Município de São Paulo, por exemplo.
RPS – Recibo Provisório de Serviços
O Recibo Provisório de Serviços – RPS é o documento que deverá ser usado por emitentes de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica no eventual impedimento da emissão on-line da nota. Também poderá ser utilizado pelos prestadores sujeitos à emissão de grande quantidade de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (ex: estacionamentos). Nesse caso, o prestador emitirá o RPS para cada transação e providenciará sua conversão em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica mediante o envio de arquivos (processamento em lote).
Os prestadores de serviços da Cidade de São Paulo que fizerem uso de RPS deverão convertê-lo em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica até o décimo dia subsequente ao de sua emissão, não podendo ultrapassar o dia 5 (cinco) do mês subsequente ao da prestação de serviços. As conversões após este prazo sujeitam o prestador de serviços às penalidades previstas na Legislação Municipal.
Assim como na NFS-e, também é possível fazer a consulta de RPS pelo site da Prefeitura de São Paulo.
Nota Fiscal Paulista
Apesar da Nota Fiscal Eletrônica ter auxiliado na redução de custos e simplificação de processos para a formalização de negócios, a sonegação fiscal ainda é um problema a ser enfrentado. Governos Estaduais e Municipais implementaram também programas que oferecem prêmios e devolução de parte do valor dos impostos pagos pelos consumidores, basta que exijam a emissão da nota fiscal eletrônica, informando o seus respectivos CPFs nos documentos fiscais de compra de bens e serviços.
A SEFAZ-SP, Secretaria da Fazenda do Governo do Estado de São Paulo, por exemplo, oferece aos seus cidadãos o programa Nota Fiscal Paulista, que tem o objetivo de estimular os consumidores a exigirem a entrega do documento fiscal na hora da compra. Em contrapartida, o programa oferece créditos aos consumidores, aos cidadãos e às empresas do estado.
Apesar do nome, o programa NF-e Paulista não é um sistema diferenciado para emissão das notas fiscais eletrônicas para o Estado de São Paulo, mas sim um programa para incentivar o uso da NF-e pelos cidadãos e empresas paulistas.
Para participar do programa, basta informar o seu CPF ao estabelecimento comercial emissor da NF-e no momento da compra. O programa se tornou popular e passou a ser comum aos atendentes de estabelecimentos comerciais do Estado Paulista o questionamento: “CPF na nota?”.
Além dos benefícios auferidos pelo uso da NF-e, o programa proporciona aos estabelecimentos comerciais uma maior isonomia e justiça fiscal, com diminuição da concorrência desleal e o fortalecimento do combate à pirataria de produtos.
Aos consumidores, além do exercício da cidadania ao contribuir com a redução da sonegação fiscal, são observados os seguintes benefícios:
- Distribuição de até 30% do valor recolhido pelo estabelecimento comercial, proporcional ao valor da nota fiscal;
- Diversas formas de utilização dos créditos;
- Participação em sorteios.
Os créditos gerados pelo programa podem ser utilizados pelos cidadãos na forma de abatimento do IPVA ou também através do depósito em dinheiro na conta corrente ou conta poupança do participante.
Nota Fiscal Paulistana
A Prefeitura do Município de São Paulo mantém o programa “Sua Nota Vale 1 Milhão“, que substitui o antigo sorteio do programa Nota Fiscal Paulistana, ou NF-e Paulistana. Similar ao programa do Governo do Estado, o programa também visa o combate à sonegação fiscal, estimulando o consumidor a solicitar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), informando o seu CPF. Como contrapartida, o programa oferece o sorteio de um prêmio mensal de um milhão de reais. Para participar, o contribuinte deve se cadastrar no site da Nota do Milhão e aderir ao regulamento. A cada mês, quem utilizar um serviço de qualquer valor, ganha um bilhete eletrônico a cada NFS-e solicitada, independentemente do valor do serviço tomado, observado o limite de 100 (cem) bilhetes por CPF.
Em cada sorteio será distribuído um prêmio no valor de R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais). No sorteio referente ao mês de dezembro, o valor do prêmio será de R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais).
Além do sorteio, o programa Nota do Milhão também converte parte do ISS (Imposto sobre Serviços) pago pelo contribuinte em créditos para abatimento do IPTU, que pode chegar a 100% do valor do imposto. Também existe a possibilidade de utilizar o dinheiro através de depósito em conta corrente ou conta poupança.
Obrigatoriedade NF-e para o Simples Nacional
Para o Estado de São Paulo, os contribuintes que utilizavam as notas fiscais em papel modelo 1 e modelo 1A estão obrigadas a emitir a NF-e. Desde 01/10/2018, as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte que forem optantes do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições “Simples Nacional” deverão, obrigatoriamente, emitir a NF-e, modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.
Obrigatoriedade NF-e para o Microempreendedor Individual (MEI)
O MEI estará dispensado de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, porém, estará obrigado à emissão quando o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa, salvo quando esse destinatário emitir nota fiscal de entrada.
O MEI não tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se desejar e por opção. (§ 1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018).
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