Se você é contador ou trabalha na área contábil-administrativa, certamente já se deparou com a necessidade de apresentar a CND, ou certidão negativa de débitos, para comprovar a situação da de uma pessoa física ou jurídica.
Esse tipo de documento é essencial para comprovar o funcionamento adequado das instituições, tanto em aspectos de direitos trabalhistas como em acertos de impostos. Por isso, é bastante comum que ele faça parte do dia a dia de quem atua na área.
A CND demonstra a ausência de fatores que possam desabonar a pessoa (física ou jurídica), e então traz em si aspectos civis, tributários, fiscais, trabalhistas entre outros, capazes de fazer essa indicação de “confiabilidade”.
E por envolver diversos aspectos de consultas, a certidão negativa de débitos pode gerar algumas dúvidas. Continue lendo este artigo para compreender melhor o que é esse documento, principais tipos e quando deve ser emitido.
O que é uma certidão negativa de débitos (CND)?
A Certidão Negativa de Débitos é um documento oficial que pode ser solicitado a diversos órgãos fiscalizadores e reguladores. Inclusive, alguns órgãos fazem a emissão de forma gratuita e online, porém, outros podem cobrar o pagamento de uma taxa.
Por sua vez, na certidão negativa constará a existência ou não de pendências e débitos, que podem ter diversas origens, por exemplo: débitos fiscais, trabalhistas, civis, processuais ou previdenciários.
Além disso, a CND demonstra a situação real da empresa perante aquele órgão que foi consultado. Por exemplo, esse documento mostra se uma empresa tem processos trabalhistas ou está devendo impostos para o Estado ou se a empresa está em dia com os recolhimentos previdenciários.
Essas e outras situações são expostas por meio da emissão da Certidão Negativa de Débitos. Inclusive, é importante saber que também podemos efetuar uma consulta da Certidão Negativa de Débitos dos sócios, visto que pessoas físicas também têm cadastro de débitos junto à Receita Federal.
Quais são as certidões de regularidade existentes no Brasil?
Como vimos, existem vários órgãos fiscais e reguladores que emitem a Certidão Negativa de Débitos para as empresas. Isso porque toda empresa deve cumprir com suas obrigações acessórias e recolher seus tributos nas esferas em que for obrigada.
Logo, cada um desses órgãos emite a CND para provar débitos ou pendências da empresa. A seguir, elencamos os sites de consulta e emissão de alguns dos órgãos mais utilizados que emitem as Certidões Negativas de Débito:
- Receita Federal;
- Secretaria de Fazenda (a exemplo da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo);
- Secretarias de finanças municipais (a exemplo da Prefeitura de São Paulo);
- Justiça do Trabalho;
- Previdência Social;
- Tribunal de Justiça;
- Justiça Federal.
Certidão de regularidade fiscal municipal (CND municipal)
A certidão de regularidade fiscal municipal, ou CND municipal, é um documento onde consta a existência ou inexistência de dívidas junto ao município em que a empresa está localizada. Esse documento serve para comprovar a idoneidade no que diz respeito aos débitos municipais, como ISS, IPTU e outras tributações.
Certidão de regularidade fiscal estadual (CND estadual)
A certidão de regularidade fiscal estadual, ou CND estadual, é emitida para comprovar a inexistência de pendência do contribuinte relacionadas aos tributos ou obrigações fiscais estaduais.
Para consulta, é necessário acessar o portal da Secretaria Estadual de Fazenda do estado de domicílio da empresa.
Certidão da Receita Federal (CND da Receita Federal)
A CND estadual é emitida conforme a regularidade relacionada aos créditos tributários federais: INSS — empresas, empregados e empregadores domésticos, ITR e construção civil. Essa certidão de regularidade fiscal é consolidada e válida para o estabelecimento matriz e filiais.
Lembrando ainda que é possível visualizar a regularidade fiscal, da Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais, também através do Portal e-CAC.
Certidão de regularidade com relação ao FGTS (CND FGTS)
A certidão de regularidade do FGTS, assim como o nome indica, é emitida conforme a regularidade do empregador em relação aos valores do FGTS. A certidão negativa é obtida caso não tenha débitos referente às contribuições.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
A CNDT, por sua vez, é emitida conforme a regularidade do empregador relacionado aos cumprimentos das relações trabalhistas, ou seja, para comprovar a inexistência dos débitos perante a Justiça do Trabalho decorrentes de acordo judicial ou conciliação, recolhimentos previdenciários, honorários, custas, entre outros.
Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários
Por fim, a Certidão Negativa de Tributos Imobiliários comprova que o proprietário de um determinado imóvel não possui dívidas ativas de IPTU (Imposto sobre a Propriedade Predial Urbana), ITBI (Imposto de Transmissão de Bens Imóveis), e outros tributos imobiliários, como taxa de asfalto, de conservação e coleta de lixo.
É necessário emitir uma CND para cada estabelecimento ou filial?
Uma dúvida muito comum entre profissionais de contabilidade é se é necessário emitir uma CND para cada estabelecimento ou filial de um mesmo CNPJ.
De acordo com o Superior Tribunal de Justiça (STJ), a administração tributária não deve emitir uma Certidão Negativa de Débitos (CND) para uma filial se houver uma pendência fiscal da matriz ou de outra filial. Isto porque a relação entre a matriz e as filiais da mesma pessoa jurídica é considerada única, e a obtenção da certidão de regularidade fiscal pressupõe que a matriz e todas as filiais estejam regulares perante o Fisco.
Ou seja, a CND relativa aos tributos federais abrange o estabelecimento matriz e todas as suas filiais.
Qual a validade de uma certidão negativa de débitos?
Um ponto de extrema importância é com relação à validade de cada certidão, uma vez que as certidões negativas possuem prazos de validade variados e a comprovação da regularidade está diretamente ligada à emissão das certidões negativas.
A maioria das certidões negativas possuem prazos de validade entre 30 e 180 dias, a contar da sua data de emissão, e tanto a data de emissão da certidão quanto a sua validade podem ser verificadas no próprio documento. Portanto é muito importante manter um controle dos vencimentos das certidões negativas, para que quando exigida esteja à disposição.
Quando a CND deve ser emitida?
Você já entendeu que as certidões negativas de débitos são um conjunto de documentos emitidos por órgãos públicos que atestam que a empresa não possui débitos ou pendências nos âmbitos municipal, estadual ou federal.
Mas quando ele deve ser emitido?
Como ele possui validade determinada, é importante que ele seja emitido periodicamente para que a empresa se certifique que não possui pendências. Além disso, a CND é um documento fundamental em processos de licitação junto a órgãos públicos ou pedidos de financiamentos em instituições bancárias.
Quem é responsável pela emissão da CND?
Não existe uma obrigatoriedade propriamente dita em Lei para atribuir um profissional responsável pela emissão da CND. Isso pode variar de acordo com o porte da empresa e o tipo de organização empresarial.
Em determinadas empresas, pode ser que essa atribuição seja da equipe para-legal ou do corpo jurídico. Em empresas menores, por exemplo, geralmente o próprio contador fica responsável pela emissão quando necessário.
Importância da manutenção da certidão negativa de débitos?
É importante realizar o acompanhamento da CND para que não ocorram contratempos na hora de sua emissão ou que o prazo de validade do documento acabe expirando.
Sem os devidos cuidados, podem ocorrer, a depender do ramo de atuação de uma empresa, impactos em processos internos, acarretando perdas financeiras.
Uma empresa que tenha uma carteira de clientes do setor público pode se encontrar envolvida em um processo licitatório. Perder um cliente por falta da certidão negativa de débitos pode ser danoso, principalmente se a companhia obtém expressivas receitas provenientes desse cliente.
Outro exemplo é que muitas empresas podem recorrer a instituições financeiras para obter empréstimos, seja para aliviar o caixa da organização ou expandir o negócio. Tradicionalmente, os bancos exigem a Certidão Negativa de Débitos Tributários para a aprovação do empréstimo.
Outra situação que pode ocorrer — e com frequência ocorre — é o dano causado por um erro de digitação no pagamento. O pagamento foi efetuado, o comprovante está em mãos, mas mesmo assim no sistema de emissão da CND, perante a Receita Federal, consta em aberto. Nesse caso o erro de digitação dos dados no momento do pagamento impede a emissão da certidão até que seja sanado o equívoco, mas que demandará um tempo para a correção, sendo necessário a retificação do documento de arrecadação.
Se a empresa está sujeita a auditorias externas, como no caso das S/A, em algum momento será solicitada a Certidão Negativa. O fato de não estar regular ou com prazo vencido, implicará em uma formação de parecer não muito favorável à empresa, impactando a qualidade das demonstrações contábeis.
Por consequência, isso trará uma percepção negativa da empresa perante os agentes externos que analisam os referidos demonstrativos.
Prevenção e planejamento são pontos fundamentais para qualquer organização. Assim, ainda que sua empresa possua as certidões negativas válidas, é importante que faça mensalmente uma reemissão das principais certidões que citamos no início (federal, estadual, municipal e FGTS), pois caso ocorra algum problema, a empresa terá tempo hábil para regularização antes que a validade da certidão anterior se encerre.
E para manter a sua empresa em dia com todas as entregas fiscais, não se perder nas datas e evitar multas e penalidades, a Arquivei disponibilizou um calendário com todas as obrigações fiscais deste ano.
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