O recebimento de NFes (Notas Fiscais eletrônicas) é uma das grandes dificuldades que os escritórios contábeis enfrentam. A consulta automática em tempo real facilita essa centralização e gestão de NFes.
Todos os meses existem clientes que demoram para enviar os documentos e os modos de recebimento por parte do escritório contábil são os mais diversos possíveis:
- DANFe impresso;
- DANFe online, em formato PDF, por e-mail;
- Arquivo XML por e-mail
- Somente a chave de acesso, por e-mail ou outros apps como Whatsapp ou Messenger do Facebook.
Desde o recebimento, até a padronização do mesmo e a centralização dessas Notas Fiscais separadas por cliente, é um processo que gera um grande trabalho para o escritório contábil.
Com o Arquivei, o escritório contábil seleciona os CNPJs de seus clientes e faz a consulta de NFe completa, automaticamente. Em poucos minutos, o contador já poderá trabalhar nas NFes e CTes que foram consultadas.
Veja abaixo mais vantagens sobre a padronização do recebimento de Documentos Fiscais e sua centralização.
Recebimento de NFes de forma padronizada e centralizada
Com o recebimento de NFes sem padronização, há a perda de produtividade por parte do profissional contábil que irá escriturar e organizar esses documentos fiscais posteriormente.
Além disso há a dificuldade na realização da identificação de Notas que necessitam de CCe (Carta de Correção eletrônica), cancelamento, entre outros. Isso aumenta o risco de inconformidades no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
A partir da utilização do Arquivei como uma solução para padronizar o recebimento e centralizar NFe, o escritório contábil se organiza muito melhor. Veja abaixo como isso é feito:
1. Como padronizar o recebimento de NFes
Primeiramente é importante destacar a importância de padronizar o recebimento de NFes: o escritório de contabilidade deixa de receber os mais variados tipos de arquivo, sem ordem.
Entregas como o SPED ou o fechamento do mês de uma empresa exigem dedicação para um timing perfeito. Para isso, é importante utilizar um padrão de recebimento.
Primeiro passo: A empresa faz o cadastro no Arquivei e insere o certificado digital A1 ou A3 para a consulta – não há a necessidade da chave de acesso.
![Plataforma do Arquivei com a consulta de XMLs](https://arquivei.com.br/storage/2017/09/pasted-image-0-2-3-1024x589.png)
![Plataforma do Arquivei com a consulta de XMLs](https://arquivei.com.br/storage/2017/09/pasted-image-0-2-3-1024x589.png)
Importante: A consulta de NFes no Arquivei é feita em conjunto com a Secretaria da Fazenda em âmbito nacional.
É necessário que a empresa libere o acesso ao contador para visualizar e fazer a gestão das Notas consultadas.
Segundo passo: Uma vez feita a consulta, as NFes serão recebidas pelo Arquivei em arquivo XML (válido juridicamente) com a possibilidade de impressão do DANFe.
2. Como centralizar NFes na plataforma
Através da consulta de NFe, o Arquivei já faz o armazenamento dessas NFes e as deixa centralizadas na plataforma.
![NFes recebidas das empresas clientes do escritório contábil](https://arquivei.com.br/storage/2018/11/NFe-List-2-1024x377.png)
![NFes recebidas das empresas clientes do escritório contábil](https://arquivei.com.br/storage/2018/11/NFe-List-2-1024x377.png)
Além de NFe, o Arquivei armazena e, por conseguinte, centraliza CTes, NFSes, além de CFes-SAT e NFCes (esses últimos por meio do upload de Notas). Para saber mais, assista uma demonstração.
Com esses documentos fiscais armazenados, o cliente tem uma base de dados com o histórico de circulação de mercadorias, entre outras informações.
Uma vez que o escritório contábil já recebe NFes de forma padronizada e tem centralizado por cliente, como mostra a imagem abaixo, é possível focar em outras prioridades.
![Busca por CNPJ da empresa](https://arquivei.com.br/storage/2018/11/Busca-por-CNPJ-da-empresa-2.png)
![Busca por CNPJ da empresa](https://arquivei.com.br/storage/2018/11/Busca-por-CNPJ-da-empresa-2.png)
Entenda mais a seguir:
NFes centralizadas: próximos passos para uma gestão contábil eficiente
Após ter todas as NFes dos clientes centralizadas, o contador responsável por um CNPJ específico pode trabalhar mais especificamente em informações sobre prestadores de serviços, por exemplo.
![Recebimento de NFes e a comunicação entre o escritório contábil e o cliente](https://arquivei.com.br/storage/2018/11/Recebimento-de-NFes-e-a-comunicacao-entre-o-escritorio-contabil-e-o-cliente-1.jpg)
![Recebimento de NFes e a comunicação entre o escritório contábil e o cliente](https://arquivei.com.br/storage/2018/11/Recebimento-de-NFes-e-a-comunicacao-entre-o-escritorio-contabil-e-o-cliente-1.jpg)
Através de um relatório baseado em NFes, com dados de CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações de Serviços), frete e impostos é possível fazer análises sob medida.
Na plataforma do Arquivei também é disponibilizado o relatório básico de CTes, com 26 itens e o relatório avançado de CTes, com 44 itens: desde chave de acesso, até emitente, tomador ou recebedor.
Ter uma boa gestão na contabilidade de uma empresa é fundamental para o seu crescimento. Por isso, exija que o seu cliente cumpra com o seu processo de recebimento de NFe.
Centralização de NFe como estratégia para o escritório de contabilidade
Utilizar o Arquivei vai automatizar o moroso dia a dia, rotina de busca de XML através do site da Secretaria da Fazenda, por exemplo.
A produtividade no escritório vai aumentar e os erros humanos (de digitação, por exemplo) deixam de ser um grande problema. O cliente ficará satisfeito e confiará ainda mais na capacidade dos seus serviços.
Conte com a ajuda da tecnologia, ela é o principal recurso para otimizar o seu tempo e aumentar a produtividade.
Assim, a utilização de uma solução de consulta de NFes garante maior precisão e eficiência nas análises, pois extrai informações que atingem um nível de inteligência competitiva e fiscal que pode compor novas ofertas de produtos e serviços:
- Identificar padrões do mercado que seu cliente está inserido: Com a análise dos XML das NFe é possível identificar padrões como tipos de produtos ou serviços mais vendidos em um determinado período e locais. Você será um conselheiro no planejamento estratégico, indicando investimentos que dão lucros e bons negócios para o segmento, por exemplo.
- Avaliar fornecedores: Ao verificar tributos que incidem nos produtos e frete das mercadorias é possível avaliar os fornecedores que apresentam o melhor custo-benefício para a empresa cliente do escritório contábil.
- Fazer a gestão financeira a partir da análise dos documentos fiscais: Ao avaliar custos, volumes e carga tributária presentes nos documentos fiscais, você tem em mãos uma série de informações úteis para o planejamento e gerenciamento financeiro dos clientes.
Conclusão: pare de perder tempo com o recebimento sem padrão
Caso você esteja disposto a mudar de forma radical o recebimento de NFes e outros documentos fiscais na sua contabilidade, conheça o Arquivei e como podemos ajudar seu escritório contábil!
Você poderá conhecer mais a fundo essa solução que auxilia a estar sempre em dia com o SPED e conferir, na prática, como ela pode ser importante para aumentar sua competitividade no mercado.
Converse agora mesmo com um consultor do Arquivei e comece a receber NFes de forma automática e otimizada.
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