Se você é contador ou trabalha na área contábil-administrativa, certamente já se deparou com a necessidade de apresentar a “CND” para comprovar a situação da de uma pessoa física ou jurídica. Afinal é usual e rotineiro trabalharmos com esse tipo de documento já que ele é essencial para comprovar o funcionamento adequado das instituições, tanto em aspectos de direitos trabalhistas como em acertos de impostos.  

A CND demonstra a ausência de fatores que possam desabonar a pessoa (física ou jurídica), e então traz em si aspectos civis, tributários, fiscais, trabalhistas entre outros, capazes de fazer essa indicação de “confiabilidade”. Portanto esse tipo de documento envolve vários aspectos de consultas e, por isso, pode muitas vezes gerar dúvidas sobre o assunto e para esclarecê-las separamos nesse artigo as explicações básicas para você entendê-la melhor.

1. CND e as esferas de débitos envolvidas

Primeiro, para entender certinho o que é CND precisamos, antes, ter claro que ela consiste na Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União  (CND). Portanto, como indica seu nome, basicamente é o documento oficial expedido pelos órgãos públicos, para a comprovação de situação regular, da pessoa física ou da empresa pessoa jurídica, em relação a débitos ou a pendências administradas pelos poderes públicos. 

Isso implica em dizer que ao emitir uma CND há consulta de débitos da pessoa (jurídica ou física) consultada. Esses débitos são pesquisados nas esferas administrativas e também pesquisados nas inscrições de dívida ativa. Em relação ao primeiro ponto, significa que os débitos estarão inseridos em cobrança administrativa ou amigável, ou seja, aqueles débitos que são comumente cobrados através de cartas e  avisos de cobrança. Já em relação ao segundo ponto, sobre a dívida ativa, significa dizer que figuram como débitos que foram cobrados administrativamente sem sucesso e, portanto, saíram da fase administrativa e foram para a procuradoria, na qual a cobrança será feita judicialmente por meio de procuradores. 

Esses procuradores, que são os advogados da União, do Estado ou do Município, realizam as cobranças por meio de ações judiciais de cobrança e execução do débito e, por essa razão, em determinadas situações existirão até duas Certidões Negativas de Débitos emitidas pelo mesmo órgão público, sendo uma relativa aos débitos administrativos e outra para os inscritos em dívida ativa, como é o caso do ICMS em São Paulo.

2.Tipos de Certidão

Existem três modalidades de certidão que podem ser emitidas para comprovar a regularidade de uma empresa. Uma delas é a CND (Certidão Negativa de Débitos),  a outra é a CPD (Certidão Positiva de Débitos) e ainda há a CPD-EN  (Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa). Abaixo, descrevemos cada uma delas:

  1. CND – Certidão Negativa de Débito – Essa certidão traz expressamente a informação da conformidade tributária do contribuinte, na qual estará expresso que não há débitos ou pendências. 
  2. CPD – Certidão Positiva de Débitos – Certifica a existência de dívidas, e pendências tributárias que impedem a emissão do comprovante de regularidade tributária. 
  3. CPD-EN – Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa – Essa tipo de certidão é emitida quando verifica-se a existência de débitos, porém a exigibilidade do débito está suspensa. Como exemplo podemos citar uma dívida de imposto de renda que foi parcelada: na prática o débito existe, porém foi parcelado e o pagamento das parcelas está em dia, ou já garantido por penhora em ação judicial de execução fiscal. 

3. Exigibilidade

A comprovação de ausência de dívidas e a certificação de boa conduta tributária é, geralmente, exigida quando se pretende firmar contratos, parcerias público-privadas, quando há participação da empresa em processos licitatórios, entre outras ações que necessitem da comprovação da conformidade legal e da sustentabilidade financeira da organização. 

Conforme vimos acima a Certidão Negativa tem como principal objetivo comprovar que não existe sobre a pessoa natural ou sobre a organização empresarial, ações que indiquem a não conformidade tributária, além de ações de natureza civil ou criminal. Para tanto, é possível obter a certificação de regularidade em diferentes instituições do Poder Público. A seguir elencamos algumas delas, sua aplicabilidade e a maneira de obtenção da Certidão Negativa:

    • Certidão Negativa do Imóvel: Declara que o imóvel objeto da pesquisa não possui débitos ou pendências que impeçam sua venda (alienação, inventários, impostos atrasados, entre outros);
    • Certidão Negativa de Protesto: Esse é um documento comprobatório da existência ou não de dívidas junto ao cartório de protestos (nota promissória, cheques, duplicatas, entre outros);
    • Certidão Negativa da Justiça do Trabalho: Comprova a inexistência de processos trabalhistas tanto para pessoa física quanto jurídica. Se a exigibilidade da certidão estiver relacionada à venda de imóvel, esta deverá ser solicitada na cidade de residência do requerente;
    • Certidão Negativa de Tributos Imobiliários: Essa certidão traz a informação sobre a existência de dívidas imobiliárias junto à prefeitura (IPTU, coleta de lixo, entre outras). Verifica também se há dívidas de ISS e outras taxas de empresas, entidades e autônomos (alvarás, placas, pintura de fachadas, entre outras);
    • Certidão Negativa Criminal: Essa certidão informa a inexistência de processos ou condenações criminais em âmbito federal;
    • Certidão Negativa de Antecedentes Criminais: atesta a existência ou não de pendências criminais junto ao Instituto de Identificação da Polícia Civil, Órgão da Secretaria de Segurança Pública de cada estado ou Polícia Federal.

4. Validade

Um ponto de extrema importância é com relação à validade de cada certidão, uma vez que as certidões negativas possuem prazos de validade variados e a comprovação da regularidade está diretamente ligada à emissão das certidões negativas. 

A maioria das certidões negativas possuem prazos de validade entre 30 e 180 dias, a contar da sua data de emissão, e tanto a data de emissão da certidão quanto a sua validade podem ser verificadas no próprio documento. Portanto é muito importante manter um controle dos vencimentos das certidões negativas, para que quando exigida esteja à disposição.

5. Importância da manutenção das Certidões Negativas

Levando-se em consideração os aspectos e a importância das Certidões Negativas, independentemente da exigibilidade para a sua obtenção, a principal importância das certidões negativas é o papel que elas desempenham enquanto ferramenta, auxiliando no acompanhamento e no controle da gestão de regularidade dos contribuintes, evitando surpresas que podem acontecer, se não houver atenção e cuidados devidos.

Um exemplo do que pode ocorrer – e com frequência ocorre – é o dano causado por um erro de digitação no pagamento. O pagamento foi efetuado, o comprovante está em mãos, mas mesmo assim no sistema de emissão da CND, perante a Receita Federal, consta em aberto. Nesse caso o erro de digitação dos dados no momento do pagamento impede a emissão da certidão até que seja sanado o equívoco, mas que demandará um tempo para a correção, sendo necessário a retificação do documento de arrecadação.

Prevenção e planejamento são pontos fundamentais para qualquer organização, mas essas precauções e cuidados são ainda mais essenciais quando a questão é relacionada à rotina de emissão e renovação das CNDs, afinal ela configura-se em um processo constante de pesquisas e validações, portanto tê-la em ordem e entendidas com clareza com certeza deixará a empresa na dianteira ajudando-a em bons resultados. 

Se você tiver dúvidas sobre o assunto ou desejar fazer suas considerações, deixe seu comentário ou escreva diretamente para a autora: mariaogelia@vamosescrever.com.br. 

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Autora Vamos Escrever, é bacharel em Ciências Contábeis e pós-graduada em Gestão de Negócios e Estratégia Empresarial, com mais de 25 anos de vivência no ambiente contábil. Além de ser a priemira contadora mulher premiada pela ACOSC - São Carlos, ela é também Contadora e Gestora na empresa Racio Inteligência Contábil. Focada sempre na solução além do problema. 📩mariaogelia@vamosescrever.com.br Saiba mais sobre o autor