Entenda As Diferenças Entre NFe e NFSe

Com frequência, discutimos os desdobramentos e os impactos do Projeto SPED nas rotinas comerciais, fiscais e contábeis dos escritórios e empresas. 

Hoje, em nosso artigo, vamos discorrer sobre documentos fiscais eletrônicos, ferramenta que revolucionou diversos aspectos da economia. Além disso, iremos detalhar as principais diferenças entre os documentos NFe e NFSe. 

Logo no início do ano de 2007, foi implementada a utilização da NFe (Nota Fiscal Eletrônica) para alguns segmentos da economia. Assim, algumas empresas começaram a emitir NFes em projetos pilotos.  

Após um extenso cronograma, que teve duração de alguns anos, todos os segmentos passaram a contar com a obrigatoriedade da emissão de NFe com o intuito de acobertar o transporte de mercadorias pelo Brasil.

Um dos desdobramentos mais recentes do Projeto SPED, é a implementação das NFSe (Notas Fiscais de Serviço Eletrônico). Como você já deve saber, por conta de suas constantes atualizações, esse serviço até hoje provoca mudanças em nossas rotinas. 

Para entendermos melhor esse recente documento fiscal eletrônico, te convido, então, a caminharmos juntos por nosso artigo. Assim, entenderemos melhor como funcionam esses dois documentos fiscais tão importantes no dia a dia das empresas.

Entendendo os documentos

O que é NFe? 

A Nota Fiscal Eletrônica, NFe (modelo 55), foi instituída através do ajuste SINIEF 7/2005. Ela deve ser utilizada pelas empresas contribuintes do ICMS e do IPI para substituir a nota fiscal modelo 1 ou 1-A.

A NFe é um documento fiscal emitido e armazenado de forma eletrônica. Sua existência digital tem o objetivo de formalizar as operações realizadas com mercadorias. A NFe é um documento com validade jurídica, que é garantida através da assinatura digital do emissor, bem como uma autorização de uso. 

Essa autorização é fornecida pela administração tributária do estado onde o contribuinte constitui domicílio tributário, e sua emissão deve ocorrer, obrigatoriamente, antes da ocorrência do fato gerador.

O que é NFSe? 

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, NFSe, é um documento fiscal de existência exclusivamente digital, que é gerado e armazenado de forma eletrônica e administrado pelas prefeituras. 

Ela deve ser utilizada pelos contribuintes do ISS para formalizar, de forma documental, as operações de prestação de serviços que estão listados na Lei complementar 116/2003.

O projeto NFSe é recente, foi desenvolvido pela Receita Federal em conjunto com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais – Abrasf, através do Protocolo de Cooperação ENAT nº 02/2007.

Diversas prefeituras utilizam sistemas próprios para emissão de nota fiscal eletrônica específica da prestação de serviços. Contudo, a implementação da NFSe com padrão único nacional é uma expectativa para o futuro

Principais diferenças entre NFe e NFSe

Muitas são as diferenças entre a NFe e a NFSe, da estrutura à legislação. Isso porque são documentos que representam fatos geradores distintos, e possuem matrizes de tributação e competência tributária totalmente diferentes. 

A seguir, vamos demonstrar algumas das diferenças entre NFe e NFSe, dois documentos fiscais tão importantes.

Órgão responsável por NFe e NFSe

Órgão responsável pelas NFes

A responsabilidade pelo credenciamento de empresas, e pelo controle de emissão de NFe, recai sobre as unidades federativas do país. Logo, temos como órgãos responsáveis os Estados e o Distrito Federal. 

Para que seja possível emitir NF-e o contribuinte do ICMS deverá se credenciar ao Estado onde possui domicílio tributário.

Órgão responsável pelas NFSes

Já os responsáveis pelo credenciamento das empresas de serviço, e controle de emissão de NFSe, são todos os Municípios e, novamente, o Distrito Federal. 

Para emitir uma NFSe, a empresa que é considerada como contribuinte do ISS deverá solicitar inscrição municipal no Município onde estiver estabelecido. Sem essa inscrição, não é possível  emitir qualquer documento fiscal no formato NFSe.

Quando uma NFe e uma NFSe devem ser emitida

Todo documento fiscal atende à legislação que o instituiu. Dessa forma, cada situação de emissão de documento fiscal será ditada a partir de um fato gerador, ou seja, uma prestação de serviço ou uma operação de mercadoria.  

Por isso, devemos observar a ocorrência do fato gerador e, assim, identificar quando é cabível a emissão de NFe, ou quando o documento adequado é a NFSe. Vamos analisar as diferenças entre NFe e NFSe quanto à data de emissão:

Quando a NFe deve ser emitida

A  emissão de NFe se torna adequada, e obrigatória, quando houver circulação de mercadoria. A partir de uma venda efetuada, o comerciante deverá emitir a Nota Fiscal Eletrônica. 

A NFe serve para amparar todas as operações com mercadorias, e se trata de uma obrigação acessória. Ou seja, ela é uma obrigação legal que a empresa tem em prestar informações ao Fisco.

Quando a NFSe deve ser emitida

A NFSe é um documento fiscal que deverá ser emitido para acobertar toda prestação de serviço que seja tributada pelo ISS. 

Dessa forma, todos os prestadores que realizarem serviços contemplados na Lei Complementar nº 116/2003, devem emitir o documento.

Qual o tempo de emissão de uma NFe e de uma NFSe?

Todo documento fiscal deve atender ao princípio da tempestividade. Isso significa que a emissão da NFe, assim como da NFSe, deve ser realizada em tempo real, no momento que ocorre o fato gerador daquela operação. 

Ou seja, a NFe deve ser emitida antes que ocorra a entrega efetiva do produto, e a NFSe deve ser emitida no momento em que ocorrer a prestação de serviços.

Quais os dados necessários para emitir uma NFe e uma NFSe? 

Todo documento fiscal, deverá atender a legislação que trata de seu fato gerador Como se trata de uma obrigação acessória, logo temos que atender à sua estrutura legal. 

Nessa estrutura deve-se identificar os participantes, as mercadorias (ou serviços prestados) e a tributação referente. 

Vamos analisar esses dados, demonstrando as diferenças entre NFe e NFSe:

• Identificação do emitente, dados cadastrais completos: razão social, CNPJ e endereço, inscrição estadual;
• Identificação do destinatário, dados cadastrais completos: razão social, CNPJ e endereço, inscrição estadual;
• Data de emissão da NFe ou NFSe;
• Número da NF-e ou NFSe;
• Descrição dos produtos com NCM (para NFe); 
• Descrição dos serviços (para NFSe);
• Valores dos impostos com identificação da situação tributária
• Valor total das mercadorias ou da prestação de serviço;
• Chave de acesso (quando se tratar de uma NFe);
• Código de verificação (quando se tratar NFSe) para consulta do documento na internet;
• Informações relativas ao transporte da mercadoria, no caso de NFe.

Qual a tributação de uma NFe e uma NFSe

A tributação que será aplicada a cada documento fiscal, seja ele NFe, ou NFSe, deverá ser analisada conforme a operação e legislação do Estado ou do município vigente. As operações podem ser  tributadas, isentas, suspensas, ou imunes.

Logo, a aplicação será conforme o fato gerador do imposto, seja ICMS para a NFe ou ISS para as NFSe. É importante analisar o regulamento do ICMS do seu Estado, ou decreto municipal do ISS onde a empresa está localizada.

Qual o layout de uma NFe e uma NFSe

O layout de emissão da NFe nos orienta quanto a organização das informações no arquivo XML, isso possibilita análise das características estruturais. Por essa razão, é  importante verificar o ajuste que estabelece todas as regras e todos os padrões técnicos que devem ser seguidos pelos contribuintes para a emissão correta da NF-e. 

Dessa forma, a emissão do documento fiscal ocorre em conformidade tributária com o estado onde a empresa está domiciliada.

Cada NFe emitida tem uma numeração única, chamada de chave de acesso. A chave de acesso da NFe tem a identificação do documento fiscal e possibilidade de consulta junto ao Portal Nacional da NF-e, e nos assegura de sua validade jurídica. 

A chave é composta por 44 números, os quais apresentam algumas informações cadastrais da NFe.

Na chave de acesso, temos o que chamamos de dígito verificador. Ele é baseado em um cálculo aplicado aos números da própria chave. 

Para encontrar o dígito verificador de uma sequência numérica, devemos multiplicar cada algarismo por uma sequência de números, que são posicionados da direita para a esquerda. A soma dos resultados das ponderações será dividida por 11 e o dígito verificador será a diferença entre o divisor e o resto da divisão.

Concluímos, então, que as diferenças entre a NFe e NFSe ocorrem devido ao fato gerador ser distinto:

• NFe: Fato gerador é a circulação de mercadoria, portanto temos a tributação atrelada ao Estado e a tributação do ICMS.
• NFSe: Fato gerador é a prestação de serviço constante na lei complementar 116/2003, assim  temos a incidência do ISS, que é de responsabilidade dos Municípios.

Essa primeira análise será fundamental para determinar qual documento deve  ser utilizado em cada operação.