Bárbara e Bianca, especialistas em sucesso do cliente da Arquivei, falaram em um webinar sobre gestão de documentos fiscais, organização e controle de processos e, ainda, mostraram como uma ferramenta de gestão fiscal, como o Arquivei, ajuda cada departamento da empresa ou escritório de contabilidade.
Esse webinar foi apresentado para os clientes da Arquivei e eles puderam interagir e tirar dúvidas.
Após o webinar ao vivo, disponibilizamos esse conteúdo para mostrar mais como a ferramenta tem auxiliado milhares de empresas a fugir de multas com o Fisco. Então, confira abaixo como uma boa gestão de documentos fiscais otimiza processos e tempo!
O objetivo da gestão de documentos fiscais
Para quem trabalha com esse tipo de documento, seja numa empresa ou escritório de contabilidade, é muito importante ter uma organização para lidar com a rotina.
Muitas empresas ainda têm problemas em sua relação com o Fisco. Ainda existe essa dificuldade nas entregas acessórias, justamente por não terem arquivamento e uma boa gestão de documentos fiscais.
Como exemplo podemos citar a lei da guarda. Se você não possuir o documento fiscal no momento de uma fiscalização, pode se enquadrar em sonegação de imposto e essa desorganização ainda pode gerar multas.
Por isso, é importante saber quais documentos guardar e alinhar todos os departamentos envolvidos para que uma boa gestão de documentos fiscais seja realizada. Até mesmo para justificar um gasto ou investimento de anos atrás ou o não pagamento de algum imposto.
Agora, se você trabalha em um escritório contábil, a gestão de documentos fiscais acaba sendo uma tarefa primordial, haja vista a quantidade e variedade de documentos vindos de diversos clientes.
Vale ressaltar que o DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica) não é um documento válido juridicamente para o Fisco, portanto, não deve ser armazenado para apresentá-lo em uma fiscalização.
Somente baixar XML dos documentos emitidos contra o CNPJ da empresa também não é suficiente. Uma vez que é necessário organizá-los e armazená-los de forma adequada, através de uma gestão de documentos fiscais.
Comunicação entre a empresa e o escritório de contabilidade
O contador de hoje não é somente responsável pelo preenchimento de guias. Ele deve prestar informações importantes para que a empresa tome decisões baseados em dados.
A figura do contador consultor está cada vez mais presente na vida das empresas modernas e que se preocupam com a troca de informações importantes ou com uma boa gestão de documentos fiscais.
Para que o contador tenha tempo hábil de cuidar de cada cliente, é imprescindível contar com ferramentas que otimizem o tempo e sejam reais parceiras na entrega desses dados.
Ferramentas do Arquivei que facilitam a organização fiscal
Sabemos que ferramentas que otimizam o tempo de trabalho e, principalmente, que facilitem o dia a dia são imprescindíveis para uma gestão de documentos fiscais realmente assertiva. Por isso, abaixo, selecionamos as principais ferramentas de controle fiscal do Arquivei que facilitam todo esse processo. Vamos lá?
1- Painel de Acesso básico do Arquivei
Existem duas situações onde os dados gerados no Arquivei podem ser compartilhados.
O primeiro exemplo de compartilhamento é o acesso do contador ao painel da empresa: Nele, é possível visualizar os XMLs, consultar Notas, fazer downloads e gerar relatórios básicos, que podem colaborar com a gestão de documentos fiscais.
Já o segundo modelo permite que o contador tenha seus clientes diretamente no painel de contador. Além disso, ele pode liberar um acesso para cada cliente.
Isso dá autonomia de trabalhar com os documentos fiscais de seus clientes e ainda ajudá-los na tomada de decisões.
Para adicionar alguém no painel de acesso básico, basta selecionar o botão “Minhas Empresas” dentro da plataforma Arquivei, clicar em “adicionar painel” e digitar o e-mail da pessoas que terá o acesso.
A vantagem do painel é que cada CNPJ poderá ter um responsável para visualizar as informações.
Vale lembrar que essa opção não é exclusiva para escritórios de contabilidade. Essa funcionalidade pode ser aplicada em uma empresa que possui diversas filiais e dar um acesso para cada uma delas. Dessa forma, cada uma só terá acesso aos seus documentos fiscais.
Um dos participantes do webinar salientou que a multa aplicada pela Receita Federal é para cada nota não escriturada. Por isso, para evitar quaisquer problemas com o Governo, é relevante uma boa estrutura para a gestão de documentos fiscais.
2- Etiquetas: organização de NFes e CTes
Trata-se de uma marcação para identificar nas NFes e CTes e classificá-las com as mercadorias.
As etiquetas são personalizáveis e podem ser criadas a partir de um documento. Ainda, existe a opção de filtros utilizando etiquetas, o que facilita muito a identificação de compras.
Por exemplo:
Um caso relatado pela Bárbara foi de um escritório contábil, que antes do Arquivei, enviava um relatório ao final do mês com cada chave de acesso das notas para seus clientes acessarem o arquivo (um por um) e identificarem aquela despesa. Após essa etapa, eles preenchiam esse relatório.
Essa atividade prejudicava demais os prazos do escritório e a gestão de documentos fiscais no geral. Era um processo desorganizado e trabalhoso.
Após saber dessa trabalho cansativo, a equipe Arquivei sugeriu que esse escritório liberasse o painel de acesso básico a cada um dos seus clientes para que eles pudessem olhar a nota e aplicar uma etiqueta.
No fim do mês, a contadora tinha todas as notas já identificadas e não havia mais erros na apuração de impostos.
Vale lembrar que, com a mesma facilidade que é possível criar e incluir etiquetas para uma nota, é possível removê-las e até excluí-las.
Outro exemplo que a Bárbara citou é relativo ao apontamento de recebimento de mercadorias com uso de etiquetas.
Essa função é excelente para a equipe de compras e de estoque, pois muitas empresas têm datas limites para recebimentos de produtos.
É possível, como exemplo, etiquetá-las como
“RECEBIDA” ou “AGUARDANDO”.
Nesse processo, é permitido, inclusive, identificar fraudes! Caso a mercadoria não tenha chegado até seus estoque, é possível abrir o documento e saber a origem dele.
Se o departamento de compras não tem conhecimento desses produtos, é possível que a nota seja “fria”.
3- Escrituração de notas
Para escriturar uma nota, é necessária que ela já tenha chegado no destino. As etiquetas ajudam a identificar uma nota que já foi escriturada. Isso facilita muito a organização contábil, inclusive, na hora de realizar o fechamento do mês.
4- Centro de custo
Caso a empresa seja adepta dessa forma de organização e gestão de documentos fiscais, é possível alinhar as etiquetas com os centros de custo já definidos.
5- Estoque
As equipes de almoxarifado, geralmente, não realizam manifestação do destinatário. No entanto, eles podem colocar etiquetas identificando os produtos que já chegaram ou os que estão em falta e precisam de reposição, já que são essas pessoas que tem acesso direto aos produtos e materiais.
Assim, todas elas sabem, também, se as quantidades, modelos e cores de produtos estão corretos.
6- Para a área financeira
O departamento financeiro também pode se beneficiar das etiquetas do Arquivei. Existe, ainda, a possibilidade de usá-las para identificar quais notas já foram pagas e quais estão agendada para pagamento.
Além disso, desenvolvemos uma planilha de análise financeira para que as Notas Fiscais extraídas do Arquivei sejam a base para um fluxo de caixa mais assertivo.
Como podemos ver, o Arquivei auxilia muito os departamentos fiscais e contábeis, incluindo o contador da empresa, claro. Mas usar uma ferramenta tão completa, que preza uma boa gestão de documentos fiscais, trás benefícios a muitos departamentos.
A boa gestão de documentos fiscais traz boa comunicação entre áreas, além de segurança e diminuição expressiva no risco de multas por parte do Fisco.
Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais eletrônicas, acesse o nosso guia completo e saiba tudo sobre a NFe!
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