A consulta de NFe SP tem como objetivo verificar se a Nota Fiscal eletrônica está autorizada pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz-SP). É importante manter tudo em dia para comprovar a origem dos seus ativos.
Para consultar NFe SP com validade jurídica no sistema da Sefaz é preciso ter o número da chave de acesso, que está presente no DANFE (Documento de Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) impresso, que acompanha as mercadorias.
Atenção! Fique atendo à PORTARIA CAT Nº 162/2008, CAPÍTULO VI - O emitente e destinatário da Nota Fiscal devem guardar o arquivo XML pelo prazo de 5 anos, para apresentação ao Fisco, sob risco de multa de até 1 mil reais por XML não apresentado. O Arquivei consulta, baixa e armazena 100% das NFes e CTes emitidos contra seu CNPJ. Para começar é grátis: Consultar NFes>>
Veja o passo a passo completo para que o destinatário e outros interessados possam realizar a consulta de NFe de SP, além de uma solução automática que ão necessita de chave de acesso para consultar NFe. Confira:
Consultar NFe SP através do Portal Sefaz SP
Para consultar NFe no Sefaz SP, basta seguir os seguintes passos:
- Acesse o site da Consulta Pública da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo;
- Tenha em mãos a numeração da chave de acesso da NFe emitida no Estado de São Paulo que será consultada.
Entre os Serviços mais Acessados no Portal da NFe SP, estão:
- Consultar NF-e Completa;
- Consultar Resumo da NF-e;
- Consultar Disponibilidade;
- Consultar Inutilização.
Começamos pela Consulta Pública NF-e que deve conter a NFe completa:
Com a página carregada, clique na aba “Consulta Pública NF-e” informe a chave com 44 algarismos no campo “Chave de Acesso da Nota Fiscal”. Normalmente, essa numeração é encontrada no topo do DANFe.
No campo “Imagem de segurança”, informe as letras e os números que aparecem na imagem.
Código conhecido como captcha, esse é um sistema de segurança que evita que spans ou robôs façam consultas automáticas e em excesso, o que poderia afetar o desempenho do servidor da Sefaz.
O sistema da Sefaz permite fazer dois tipos de consulta. Veja abaixo para entender:
Consulta resumida de Nota Fiscal eletrônica SP
Na consulta resumida de NFe SP são informados os dados básicos da NFe, como número da nota, data de emissão, data de saída/entrada e valor total.
Como demonstrado na imagem acima, é necessário inserir a chave de acesso, bem como na consulta de NFe completa.
Esta consulta também retorna o CNPJ, a razão social e a inscrição estadual de emitente e destinatário, além da natureza da operação, forma de pagamento, finalidade, tipo de emissão e operação nesse tipo de consulta. Além da situação atual da Nota Fiscal, o protocolo e as datas de inclusão e a autorização de uso.
No entanto, nessa consulta não são apresentados os detalhes sobre os produtos ou serviços, transporte ou informações adicionais.
Consulta detalhada de Nota Fiscal eletrônica SP
Na consulta completa de NFe SP são inclusas, detalhadamente, as informações da NFe, emitente, destinatário, produtos/serviços, totais, transporte, cobrança, informações adicionais e avulsa.
Também é apresentada a situação da Nota Fiscal, protocolo e datas de inclusão e autorização de uso:
Em ambas consultas, no rodapé da página, existe a opção de download do arquivo XML apenas para o emitente, destinatário ou transportador que conste no documento fiscal, pelo prazo de até 60 dias a contar da data de emissão.
Para ver essas informações, é necessário um certificado digital ICP-Brasil válido em que conste o CNPJ do destinatário.
Atenção: é preciso tomar cuidados com sites alternativos que oferecem baixar XML sem certificado digital. Esses sites apresentam riscos, pois podem montar um XML falso, apenas com as informações da NFe resumida.
O sistema do Sefaz SP permite, ainda, consultar as faixas de numeração de NFes inutilizadas por um estabelecimento, como em casos de testes de homologação técnica e sem validade jurídica. Para isso, basta clicar na aba “Consulta de Inutilizações” e informar o CNPJ do emitente, o ano base e o captcha.
Consulta de NFe SP automática e em lote
Com o Arquivei você pode consultar, baixar e armazenar todas as suas NFes, NFSes (de mais de 150 cidades), NFCes e CTes direto da Sefaz, de forma automática e sem a necessidade de chave de acesso.
Além disso, ao contrário do site da Sefaz, o Arquivei permite a consulta em lote, ou seja, o contribuinte tem acesso à todas as Notas Fiscais SP de uma vez – sem a necessidade de inserir qualquer chave de acesso.
Armazenamento em nuvem com garantia de segurança, permite que, mesmo que a empresa perca a sua infraestrutura de computadores, seja por roubo ou acidente, exista um backup de seus documentos fiscais, que estarão intocados.
As multas por perda de arquivos XML da NFe podem variar de 10% a 150% do valor da operação à qual a nota se refere.
Além disso, a plataforma permite fazer toda a gestão dos documentos fiscais, a partir de qualquer uma de suas filiais. Você só precisa estar conectado à internet. Isso torna os processos contábeis muito mais ágeis.
A plataforma do Arquivei conta com uma ferramenta de filtros que permite fazer buscas avançadas e rápidas a partir de informações específicas (CNPJ emitente, empresa, etc.) ou até por notas que contenham produtos específicos, de todas as suas empresas.
A partir de uma pequena mensalidade, o serviço oferece ainda armazenamento ilimitado para um número ilimitado de usuários e contadores, além da conversão automática para DANFe e a busca avançada de notas. Experimente grátis o Arquivei.
Está gostando do conteúdo do artigo? Assine nossa newsletter:
Obrigatoriedade da consulta da validade da NFe SP
Conforme os termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06.
A consulta da validade, existência e autorização de uma NFe é obrigatória por parte do destinatário, tenha ele recebido o arquivo digital da NFe ou o DANFe acompanhando da mercadoria, como segue:
- 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NFe e a existência de Autorização de Uso da NFe.
No entanto, o destinatário não é obrigado a imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NFe.
Prazo para a consulta de NFe SP
A consulta aos dados completos e detalhados da NFe poderá ser realizada dentro do prazo de 180 dias após a recepção pela Sefaz SP.
Depois deste prazo, a consulta retornará apenas informações parciais da NF-e, ficando disponíveis pelo prazo decadencial, estabelecido pela legislação.
Como já mencionado, após 60 dias da recepção da NFe pela Sefaz SP, o emitente, destinatário ou transportador poderá fazer o download do arquivo XML no próprio site.
Nele é possível fazer a consulta pública da Secretaria da Fazenda desde que tenha um certificado digital válido.
Nota Fiscal eletrônica (NFe) “inexistente”
A consulta de uma NFe pode ser realizada tanto no site da Sefaz do estado de origem, como no caso da NFe SP, quanto no Portal Nacional da NFe.
Após autorizada, a NFe sempre será transmitida pela Sefaz para a Receita Federal do Brasil. No entanto, eventualmente, podem ocorrer problemas técnicos que adiem essa transmissão.
Por isso, é possível que uma NFe possa aparecer como autorizada no Sefaz estadual e constar como inexistente no Ambiente Nacional.
Dentro desses casos, a eventual ausência momentânea da NFe não é condição para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da Sefaz.
Imprimir DANFe da NFe SP
Quando se faz necessária a impressão da DANFe e o sistema de consulta pública da Sefaz não dispõe dessa ferramenta.
Para isso, existem soluções como o Arquivei, uma plataforma que consulta os XMLs de NFe, CTe e NFSe direto da Sefaz e prefeituras e ainda gera os DANFes de forma gratuita.
Leia mais sobre “Como imprimir DANFe online“.
ERP e a consulta de NFe SP completa
Um bom Enterprise Resource Planning (ERP) oferece inúmeras vantagens para os empresários, desde a organização e o acompanhamento de processos até o aumento de produtividade e a tomada de decisões.
Antes, o profissional da contabilidade perdia muito tempo organizando e arquivando papéis. Atualmente, ele está mais voltado para geração de relatórios para avaliar o montante, a quantidade de notas emitidas e canceladas, entre outros fins.
Para potencializar as vantagens do ERP, é fundamental contar com a plataforma integrado a uma plataforma de gestão de NFes, como a oferecida pelo Arquivei.
Se você ainda não experimentou os serviços do Arquivei, faça um teste gratuito e veja como os processos fiscais e a produtividade da sua empresa melhorarão.
