A consulta de NFe SP tem como objetivo verificar se a Nota Fiscal eletrônica está autorizada pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz SP). Se o procedimento não for realizado, a escrituração contábil poderá ser entregue incompleta para o Fisco. Por isso, é importante manter tudo em dia para comprovar a origem dos seus ativos.
Para consultar NFe com validade jurídica no sistema da Sefaz é preciso ter o certificado digital (A1 ou A3) da empresa e o número da chave de acesso (44 dígitos) da NFe, que está presente no Documento de Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) impresso, que vem junto com as mercadorias.
No artigo de hoje, apresentaremos um passo a passo de como o destinatário e outros interessados podem utilizar o portal da Sefaz SP para consulta de NFe de SP e uma solução automática que não necessita de chave de acesso para consultar NFe. Confira:
Consultar NFe SP através do Portal Sefaz SP
Para consultar NFe no SEFAZ nacional ou no site da SEFAZ SP, basta seguir os seguintes passos:
Atenção! Fique atendo à PORTARIA CAT Nº 162/2008, CAPÍTULO VI - O emitente e destinatário da Nota Fiscal devem guardar o arquivo XML pelo prazo de 5 anos, para apresentação ao Fisco, sob risco de multa de até 1 mil reais por XML não apresentado. O Arquivei consulta, baixa e armazena 100% das NFes e CTes emitidos contra seu CNPJ. Para começar é grátis: Consultar NFes>>
- Acesse o site da Consulta Pública da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo;
- Tenha em mãos o certificado digital da empresa e a numeração da chave de acesso da NFe emitida no Estado de São Paulo que será consultada.
Com a página carregada, clique na aba “Consulta Pública NF-e” informe a chave com 44 algarismos no campo “Chave de Acesso da Nota Fiscal”. Normalmente, essa numeração é encontrada no topo do DANFe, logo abaixo do código de barras.
No campo abaixo, informe as letras e os números que aparecem na imagem ao lado. Conhecido como captcha, esse é um sistema de segurança que evita que spans ou robôs façam consultas automáticas e em excesso, o que poderia afetar o desempenho do servidor da Sefaz.
Em 2019, a Sefaz de 13 estados, incluindo São Paulo (SP), parou definitivamente a consulta de NFe por chave de acesso sem certificado digital através de seu site. Essa função deixou de funcionar após a alteração da Confaz (ajustes Sinief 16/18 e 17/18).
No entanto, com a presença do certificado, o sistema da Sefaz permite fazer dois tipos de consulta. Veja abaixo:
Consulta resumida de NFe SP
São informados os dados básicos da NFe, como número da nota, data de emissão, data de saída/entrada e valor total. Também são informados o CNPJ, a razão social e a inscrição estadual de emitente e destinatário, além da natureza da operação, forma de pagamento, finalidade, tipo de emissão e operação.
A situação atual da nota fiscal é apresentada, bem como o protocolo e as datas de inclusão e a autorização. No entanto, nessa consulta não são apresentados os detalhes sobre os produtos ou serviços, transporte ou informações adicionais.
Consulta detalhada de NFe SP
São informados todos os dados que constam na NFe, incluindo, detalhadamente, as informações da NFe, emitente, destinatário, produtos/serviços, totais, transporte, cobrança, informações adicionais e avulsa. Também é apresentada a situação da nota fiscal, protocolo e datas de inclusão e autorização.
Em ambas consultas, no rodapé da página, existe a opção de download do arquivo XML apenas para o emitente, destinatário ou transportador que conste no documento fiscal, pelo prazo de até 60 dias a contar da data de emissão. Para isso, é necessário um certificado digital ICP-Brasil válido em que conste o CNPJ do destinatário.
Atenção: é preciso tomar cuidados com sites alternativos que oferecem baixar XML sem certificado digital. Esses sites apresentam riscos, pois podem montar um XML falso, apenas com as informações da NFe resumida.
O sistema do Sefaz SP permite, ainda, consultar as faixas de numeração de NFes inutilizadas por um estabelecimento, como em casos de testes de homologação técnica e sem validade jurídica. Para isso, basta clicar na aba “Consulta de Inutilizações” e informar o CNPJ do emitente, o ano base e o captcha.
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Como fazer a impressão do DANFe?
Quando se faz necessária a impressão da DANFe, o sistema de consulta pública da Sefaz não dispõe dessa ferramenta.
Para isso, existem soluções como o Arquivei, uma plataforma que consulta os XMLs de NFe, CTe e NFSe direto da Sefaz e prefeituras e ainda gera os DANFes de forma gratuita.
Leia mais sobre “Como imprimir DANFe online“.
Obrigatoriedade da consulta da validade da NFe SP
Conforme os termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06, a consulta da validade, existência e autorização de uma NFe é obrigatória por parte do destinatário, tenha ele recebido o arquivo digital da NFe ou o DANFe acompanhando da mercadoria, como segue:
- 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NFe e a existência de Autorização de Uso da NFe.
No entanto, o destinatário não é obrigado a imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NFe.
Nota Fiscal eletrônica “inexistente”
A consulta de uma NFe pode ser realizada tanto no site da Sefaz do estado de origem, como no caso da NFe SP, quanto no Portal Nacional da NFe.
Após autorizada, a NFe sempre será transmitida pela Sefaz para a Receita Federal do Brasil. No entanto, eventualmente, podem ocorrer problemas técnicos que adiem essa transmissão.
Por isso, é possível que uma nota fiscal possa aparecer como autorizada no Sefaz estadual e constar como inexistente no Ambiente Nacional. Nesses casos, a eventual ausência momentânea da NFe não é condição para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da Sefaz.
Por quanto tempo a NFe poderá ser consultada?
A consulta aos dados completos e detalhados da NFe poderá ser realizada dentro do prazo de 90 dias após a recepção pela Sefaz SP. Após este prazo, a consulta retornará apenas informações parciais da NFe, ficando disponíveis pelo prazo decadencial, estabelecido pela legislação.
Como já mencionado, após 60 dias da recepção da NFe pela Sefaz SP, o emitente, destinatário ou transportador poderá fazer o download do arquivo XML no próprio site de consulta pública da Secretaria da Fazenda, desde que tenha um certificado digital válido.
Consulta NFe gratuita e paga
As consultas oferecidas pela Secretaria da Fazenda e pelo Portal Nacional da NFe são totalmente gratuitas.
No entanto, existem empresas que oferecem ferramentas para fazer essa consulta de forma simplificada e automatizada, podendo verificar o status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez, além de outros serviços administrativos e contábeis. Nesse caso, honorários poderão ser cobrados.
A solução do Arquivei para a consulta NFe SP
Uma organização que não registra seus processos ou não mantém seus documentos organizados pode ter resultados desastrosos.
A prática de organizar documentos deve ser parte da cultura da empresa; é preciso cultivar constantemente a necessidade e a importância desse processo entre os funcionários.
Com o Arquivei você pode consultar, baixar e armazenar todas as suas NFes, NFSes (de mais de 150 cidades), NFCes e CTes direto da Sefaz, de forma automática e sem a necessidade de chave de acesso.
A ferramenta permite que todos os arquivos XML de seus documentos fiscais sejam armazenadas na nuvem, oferecendo mais segurança para o seu negócio.
Mesmo que você venha a perder a sua infraestrutura de computadores, seja por roubo ou acidente, o Arquivei mantém um backup de seus documentos fiscais, que podem ser recuperados a qualquer momento.
Essa segurança pode livrar a empresa de severas penalidades. As multas por perda de arquivos fiscais podem variar de 10% a 150% do valor da operação à qual a nota se refere.
Além disso, a plataforma permite fazer toda a gestão dos documentos fiscais, a partir de qualquer uma de suas filiais. Você só precisa estar conectado à internet. Isso torna os processos contábeis muito mais ágeis.
A ferramenta conta com uma ferramenta de filtros que permite fazer buscas avançadas e rápidas a partir de informações específicas (CNPJ emitente, empresa, etc.) ou até por notas que contenham produtos específicos, de todas as suas empresas.
A partir de uma pequena mensalidade, o serviço oferece ainda armazenamento ilimitado para um número ilimitado de usuários e contadores, além da conversão automática para DANFe e a busca avançada de notas.
Integração com ERP
O mundo atual exige das empresas uma demanda enorme de dados e informações, tornando o uso de softwares de gestão uma obrigação, independentemente do porte da organização.
Um bom Enterprise Resource Planning (ERP) oferece inúmeras vantagens para os empresários, desde a organização e o acompanhamento de processos até o aumento de produtividade e a tomada de decisões.
Antes, o profissional da contabilidade perdia muito tempo organizando e arquivando papéis. Hoje, ele está mais voltado para geração de relatórios para avaliar o montante, a quantidade de notas emitidas e canceladas, entre outros fins.
Para potencializar as vantagens do ERP, é fundamental contar com a plataforma integrado a uma plataforma de gestão de notas fiscais, como a oferecida pelo Arquivei.
Essa integração permite ao empresário ter à sua disposição todas as suas notas fiscais emitidas e recebidas, reunidas em uma única base de dados. A vantagem dessa organização é que ocorre uma importante redução de riscos, além de proteção contra possíveis notas frias.
Se você ainda não experimentou os serviços do Arquivei, faça um teste gratuito e veja como os processos fiscais e a produtividade da sua empresa melhorarão.
Na sua empresa já existe um software para consulta da NFe SP e dos demais documentos fiscais? Você conhece os serviços de consulta e armazenamento de notas fiscais do Arquivei? Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário!
Fernanda Sarate
Empreendedora, comunicadora e produtora de conteúdo. É redatora convidada da Arquivei.
