Você sabia que um cadastro de fornecedores correto é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer empresa? Afinal, a qualidade dos produtos e serviços que você oferece muitas vezes depende da qualidade dos materiais e recursos fornecidos por terceiros.
Além disso, manter um controle rigoroso sobre os fornecedores é uma das chaves para garantir que todas as obrigações fiscais e regulatórias sejam atendidas.
Neste artigo, você vai entender o que é o Datasul, para que ele serve e, em seguida, conferir um guia passo a passo para o cadastro de fornecedores nessa ferramenta. Além disso, vamos destacar como a integração do Datasul com o Arquivei pode trazer vantagens significativas para o seu negócio.
O que é o Datasul?
O Datasul é um sistema de gestão empresarial, ou ERP, amplamente utilizado, especialmente por médias e grandes empresas que buscam otimizar processos, melhorar a eficiência operacional e garantir a conformidade com regulamentos fiscais e legais.
Comercializado pela TOTVS, ele oferece uma plataforma unificada que permite que as empresas controlem e aprimorem suas operações em um único ambiente, facilitando o acompanhamento de informações críticas.
O programa possui diversos módulos, como:
- Suprimentos;
- Comex;
- Financeiro;
- Controladoria;
- Fiscal;
- Faturamento;
- Internacionalização;
- Administração de Vendas;
- Administração de Materiais.
A história desse ERP tem início em 1978, quando foi criado pela Datasul, uma empresa de consultoria na implementação de sistemas de processamentos de dados. Rapidamente, esse novo ERP evoluiu, se popularizando em países como Argentina, Chile e Estados Unidos.
Em 2008, a TOTVS, pioneira no ramo de programas de gestão no país, comprou a Datasul, incluindo mais esse ERP em seu portfólio de produtos, junto do Protheus e do RM.
Como cadastrar fornecedores no Datasul
O processo de cadastro de fornecedores no Datasul é fundamental para manter um controle rigoroso sobre as relações comerciais de sua empresa.
A seguir, confira um passo a passo simplificado para realizar esse procedimento
- Acesse o programa CD0401 – Manutenção Fornecedores e insira a numeração do fornecedor no campo correspondente;
- Preencha a natureza do fornecedor, como Pessoa Física, Pessoa Jurídica, Estrangeiro e Trading;
- Preencha os dados solicitados, como CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, INSS/CEI, Categoria SCANC, Tributação PIS e COFINS, Endereço, entre outros;
- Revise os dados e clique em Salvar para gravar os dados do fornecedor.
A importância de manter o cadastro de fornecedores atualizado
Manter o cadastro de fornecedores sempre atualizado, seja no Datasul ou em outro sistema de ERP, é uma prática fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Essa ação vai muito além de uma mera formalidade administrativa; ela tem um impacto direto na gestão fiscal e tributária da organização.
Abaixo, você conhece algumas das vantagens e razões pelas quais a atualização constante desse cadastro é crucial:
1. Conformidade Fiscal e Tributária
Manter o cadastro de fornecedores atualizado é essencial para garantir a conformidade com as leis fiscais e tributárias em vigor. Fornecedores que não estejam em dia com suas obrigações fiscais podem expor sua empresa a riscos significativos, como multas e penalidades.
Além disso, uma atualização constante do cadastro ajuda a assegurar que todos os fornecedores estejam em conformidade com as regras e regulamentos fiscais em constante evolução.
2. Evitar Retenções Inadequadas
Quando o cadastro de fornecedores não está atualizado, a empresa corre o risco de fazer retenções indevidas na fonte.
Isso significa que, em vez de manter um controle preciso dos tributos que devem ser retidos, a empresa pode acabar retendo mais do que o necessário, prejudicando a relação com os fornecedores e impactando negativamente o fluxo de caixa.
3. Redução de Erros e Riscos
Manter um cadastro de fornecedores atualizado também ajuda a reduzir erros administrativos e riscos operacionais. Informações desatualizadas podem levar a pedidos incorretos, entregas inadequadas e problemas de comunicação com os fornecedores.
Além disso, esses erros podem afetar a reputação da empresa, resultando em perda de negócios e clientes insatisfeitos.
4. Otimização de Recursos
Um cadastro de fornecedores atualizado permite que a empresa aloque seus recursos de forma mais eficiente. Isso inclui a capacidade de negociar melhores acordos com fornecedores confiáveis e identificar áreas onde a eficiência pode ser aprimorada.
5. Melhoria nas Tomadas de Decisão
Dados precisos e atualizados sobre fornecedores são essenciais para a tomada de decisões estratégicas. Ter acesso a informações detalhadas sobre o desempenho dos fornecedores, histórico de compras e comportamento do mercado ajuda a empresa a tomar decisões informadas sobre a continuidade de parcerias comerciais.
Como otimizar o uso da visão de fornecedores no Datasul
Para aproveitar ao máximo o potencial do ERP Datasul e otimizar a visão de fornecedores, aqui estão algumas dicas práticas:
1. Integração com Processos de Compras
Integrar a visão de fornecedores com os processos de compras no Datasul melhora a eficiência operacional. Isso permite que você acesse informações críticas dos fornecedores durante o processo de aquisição, facilitando a tomada de decisões bem informadas.
2. Utilize Recursos de Relatórios
O Datasul oferece recursos avançados de relatórios que podem ser valiosos para a gestão de fornecedores. Use esses recursos para acompanhar o desempenho dos fornecedores, monitorar os prazos de entrega e avaliar a conformidade com regulamentos fiscais.
3. Treinamento da Equipe
Garanta que a equipe que trabalha com o Datasul esteja devidamente treinada. Oferecer treinamentos e atualizações regulares para os usuários do sistema ajuda a garantir que todos estejam aproveitando ao máximo as funcionalidades disponíveis.
4. Monitoramento Contínuo
A otimização da visão de fornecedores não é um processo único. É importante realizar monitoramento contínuo para identificar áreas de melhoria. Esteja aberto a feedback dos usuários e ajuste o sistema conforme necessário.
5. Segurança dos Dados:
Mantenha a segurança dos dados dos fornecedores como uma prioridade. Certifique-se de que todas as informações armazenadas sejam protegidas e estejam em conformidade com regulamentações de privacidade de dados.
Datasul + Arquivei: As vantagens da integração
Manter o cadastro de fornecedor no Datasul sempre atualizado é fundamental para garantir a eficiência e conformidade do seu negócio. E a integração entre o Datasul e o Arquivei pode ajudar ainda mais nesse processo.
1. Maior Eficiência na Gestão de Documentos Fiscais:
A integração com o Arquivei possibilita o acesso rápido e seguro aos documentos fiscais relacionados aos fornecedores do Datasul, como notas fiscais eletrônicas (NF-e). Isso elimina a necessidade de realizar buscas manuais em caixas de e-mails, pastas ou em diferentes sistemas, agilizando o processo de consulta e análise de documentos.
2. Precisão e Conformidade
Ao integrar o Arquivei ao Datasul, as informações fiscais dos fornecedores são atualizadas em tempo real com o Monitor DFe. Isso garante a precisão dos dados, o que é essencial para cumprir com rigor as obrigações fiscais e evitar multas decorrentes de erros ou atrasos.
3. Agilidade no Lançamento de Documentos Fiscais
A integração também permite que os documentos fiscais sejam lançados automaticamente no Datasul, reduzindo o tempo de lançamento de documentos fiscais em até 85%. Essa automação também agiliza o processo de conferência e pagamento, contribuindo para a mais eficiência operacional.
4. Melhor Visibilidade e Controle
Com o Arquivei integrado ao Datasul, as empresas ganham maior visibilidade e controle sobre seus documentos fiscais. Isso facilita a gestão de prazos, evita a perda de informações importantes e torna mais fácil cumprir todas as obrigações fiscais e regulatórias.
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