Você sabe como consultar NFe pelo número da nota? É uma parte importante no processo fiscal, pois através da consulta, a empresa identifica quais Notas Fiscais eletrônicas foram emitidas contra o seu CNPJ. Assim, é possível realizar a escrituração para o SPED fiscal.
Mas como consultar NFe pelo número da nota? Neste post, separamos um passo a passo de como realizar o processo de forma manual pelo site da Sefaz e automática. Confira:
Como consultar NFe pelo número da nota?
Uma Nota Fiscal eletrônica possui números diferentes no Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica). Existe o número da nota (canto superior direito), o número da série ( composto por dois dígitos), a chave de acesso (localizada embaixo do código de barras), o protocolo de autorização de uso da nota, a inscrição estadual e o CNPJ da empresa emitente.
Enfim, são diversos tipos de números o que resulta em confusão. Porém, o mais importante sobre isso é que, para consultar NFe pelo número, é utilizada a chave de acesso, ou seja, a sequência numérica maior que aparece no Danfe. Abaixo você pode conferir na prática:
⏩ Confira mais detalhes em: Como achar o número da nota fiscal eletrônica?
Mas como, então, consultar NFe pelo número? Confira o passo a passo:
Consultar NF pelo número da nota na SEFAZ
Após identificar o número da chave de acesso da nota fiscal, é necessário acessar o site da Sefaz (portal da NFe) e digitar a chave de acesso(44 dígitos), o número da NFe em si é apenas um dos componentes da chave de acesso. Veja abaixo como realizar a consulta da NFe.
No site da Sefaz, digite a chave de acesso, confirme o captcha (Não sou um robô) e clique em continuar.
A digitação da chave de acesso (lembrando que contém 44 dígitos) é exigida durante a consulta no Portal Nacional e pode ser um grande empecilho no processo de consulta de NFe.
Mas por quê pode ser um empecilho? Para encontrar a chave de acesso correta, é preciso ter o DANFe (Documento Auxiliar de NFe) em mãos. Este documento geralmente é impresso, ou enviado por e-mail pelo fornecedor. E nem sempre o fornecedor envia a nota fiscal em tempo hábil para fazer a consulta e consequentemente, escriturar os documentos.
Além disso, é importante ressaltar que no portal da SEFAZ não é possível consultar documentos em lote, ou seja, é preciso repetir o processo todo para cada consulta de nota fiscal com a chave de acesso. Por isso, a solução mais indicada é o Arquivei, como você verá a seguir
Consultar NF pelo número da nota no Arquivei
O modo mais prático de consultar NF pelo número da nota é utilizando o Arquivei. Veja passo a passo como funciona:
- Acesse arquivei.com.br e clique em “Experimentar Grátis”;
- Inicie o teste gratuito e vincule seu certificado digital;
- As notas vão começar a aparecer por ordem de chegada;
- Você pode consultar NF pelo número da nota ou pela chave de acesso, com os filtros.
No entanto, você não precisa necessariamente usar o número da NF para a consulta, já que os documentos recebidos estarão listados em tela, com todas as informações do XML disponíveis.
A plataforma é integrada à SEFAZ e às prefeituras, por isso, através do certificado digital, consegue capturar os documentos fiscais eletrônicos de forma automática, sem necessidade de digitação.
Deste modo, sempre que um fornecedor emitir uma NF contra a sua empresa, esse documento será disponibilizado para consulta, e você poderá baixar o XML ou DANFE, fazer o manifesto do destinatário, informar etiquetas e muito mais.
Inicie um teste gratuito e veja como a Arquivei pode ajudar você:
Vantagens de automatizar a consulta de nota fiscal pelo número
Quando o seu negócio automatiza o processo de consulta de notas fiscais passa a ter acesso a uma série de vantagens, otimizando a gestão documental e proporcionando maior eficiência às operações fiscais.
Conheça as principais vantagens que esse processo pode oferecer:
Consulta em lote
Automatizar a consulta de notas fiscais permite processar as consultas em lote, economizando tempo precioso. Essa funcionalidade é particularmente útil para empresas que lidam com grandes volumes de documentos fiscais diariamente, possibilitando a verificação de múltiplas notas de uma só vez.
Mais segurança
A automação proporciona um ambiente mais seguro para a consulta de notas fiscais, minimizando o risco de erro humano e garantindo a confidencialidade das informações. Ao utilizar plataformas especializadas, como o Arquivei, os dados são tratados com protocolos de segurança robustos, protegendo sua empresa contra ameaças cibernéticas.
Consulta em tempo real
A automação possibilita a consulta em tempo real das notas emitidas no CNPJ da sua empresa. Isso permite acessar informações instantâneas sobre suas notas fiscais. Essa agilidade na obtenção de dados é crucial para tomadas de decisão rápidas e assertivas, proporcionando maior controle sobre as operações fiscais.
Agilidade no processo de consulta
A automatização elimina a necessidade de processos manuais demorados, acelerando significativamente o processo de consulta de notas fiscais. Essa agilidade não apenas reduz a carga de trabalho dos profissionais envolvidos, mas também contribui para uma gestão fiscal mais eficiente.
Integração com ferramentas de gestão empresarial
A possibilidade de integração com ferramentas de gestão empresarial é uma vantagem crucial. Ao automatizar a consulta de notas fiscais, é possível integrar facilmente os dados recuperados com sistemas ERP e outras plataformas, garantindo coesão operacional e eliminando redundâncias de informação.
Redução de custos operacionais
A automação reduz significativamente os custos operacionais associados à consulta manual de notas fiscais. A economia de recursos, tanto em termos de tempo quanto de mão de obra, contribui para a eficiência econômica da empresa.
Acesso a relatórios e dados
Plataformas de automação, como o Arquivei, oferecem recursos avançados, como a geração de relatórios personalizados e análises de dados. Essa capacidade fornece informações estratégicas valiosas para a empresa, auxiliando na identificação de padrões, tendências e oportunidades.
Arquivei como ferramenta de consulta de NFes
Automatizar a consulta de NFe usando Arquivei é a melhor forma de ter mais agilidade e segurança na sua rotina fiscal, afinal, a integração com a SEFAZ garante a captura automática deste documento sem precisar do número da nota.
Conheça alguns destaques da solução:
- Captura automática de NFe, NFSe e CTe da SEFAZ e prefeituras;
- Download em lote de XML, DANFE, DACTE e DANFSE;
- Manifesto do destinatário e desacordo do CTe;
- Auditoria entre Sped Fiscal e notas recebidas por período;
- Etiquetas para fluxos de gestão;
- Integração nativa com ERPs como SAP e TOTVS;
- Integração com e-commerces como Shopee e Meli; entre outros.
Além da segurança fiscal, outro grande diferencial é o tempo economizado na consulta de NFe. Inclusive, esse é um dos fatores que fez a Riachuelo optar pela plataforma:
“Com o Arquivei, analisamos um lote de mil Notas Fiscais em apenas 3 minutos, antes demorávamos cerca de 16 horas para o mesmo processo” Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.
Se você busca mais segurança e agilidade na rotina fiscal, faça como a Riachuelo e comece a utilizar o Arquivei! Inicie um teste gratuito e veja como funciona na prática!
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