A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um arquivo que visa documentar a compra e a venda de bens e serviços no país. Seu uso é obrigatório quando do faturamento de mercadorias e sua emissão envolve declaração para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) antes mesmo da empresa despachar os produtos.
Após o envio da NFe, a Sefaz fará a validação e emitirá a autorização correspondente, notificando a empresa emissora. Com a NFe autorizada, é possível pode emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe), um aviso de despacho que deve acompanhar os bens vendidos durante o transporte.
Realizar a consulta à NFe faz parte da gestão tributária de toda empresa. Então, você que é contador ou um microempreendedor do estado do Rio de Janeiro precisa dominar o assunto. Mas como fazer a consulta à NFe pela Sefaz RJ?
Como é feita a consulta da NFe no portal da Sefaz RJ?
No site da Sefaz RJ é possível consultar tanto as notas fiscais de entrada quanto as de saída. Para isso, é importante localizar a chave de acesso.
Para consultar uma NFe na Sefaz RJ, é preciso seguir os seguintes passos:
- Acessar o site Fazenda e Planejamento da Sefaz RJ;
- Ter em mãos a numeração da chave de acesso da NFe emitida no estado do Rio de Janeiro que será consultada.
Com a página carregada, clique na aba “consulta Nota Fiscal Eletrônica – Sefaz RJ” e informe os 44 algarismos no campo “chave de acesso”. A numeração da chave de acesso está presente no DANFe junto ao código de barras.
Em seguida, digite as letras e os números constantes no captcha e clique em “consultar”.
A empresa emitente pode fazer o baixar o arquivo XML da NFe pelo prazo de até 90 dias, a contar da data de emissão.
Consulta resumo da NFe
Na consulta resumida, é possível verificar os principais dados na NFe, como número da nota, data de emissão, data de saída ou entrada e o valor.
A consulta resumida também informa o CNPJ, a razão social e o número da inscrição estadual da empresa emitente e da empresa a que a mercadoria se destina, a natureza da operação, forma de pagamento e o tipo de emissão, porém essa consulta não apresenta detalhes dobre os produtos ou serviços, o transporte e nem informações adicionais.
Consulta completa da NFe
Na consulta completa, são informados todos os dados da NFe, incluindo empresa emitente, destinatário, produtos serviços, totais, transporte, cobrança e informações adicionais presentes na nota. Também é apresentada a situação da nota fiscal, protocolo e datas de inclusão e autorização.
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Consulta resumo e completa através de uma plataforma automatizada
Se você deseja simplificar a localização de informações como essas, fundamentais para o reconhecimento da autenticidade de um documento fiscal, opte pela automatização da gestão desses documentos, evitando erros e dissabores.
Já existem ferramentas como o Arquivei, capazes não apenas de automatizar os processos, como também de gerar relatórios e armazenar todos os documentos fiscais.
Integrado à Sefaz, a Arquivei permite o monitoramento e gerenciamento online, via web — ou seja, de qualquer dispositivo fixo ou móvel — de XMLs de NFes, CTes e até NFSes de mais de 150 prefeituras. Assim, em qualquer lugar e em qualquer hora, os documentos estarão reunidos para você em um único lugar.
É possível consultar o status de várias notas de uma vez?
O sistema de consulta NFe das Secretarias da Fazenda permite consultar o status de apenas uma nota eletrônica por vez. Porém, através do Arquivei é possível tanto consultar o status de todas as NFes, quanto consultar a existência de uma Carta de Correção eletrônica (CCe) ou cancelamentos, em tempo real.
É obrigatório fazer a consulta NFe?
A consulta da validade, existência ou autorização de uma NFe GO é obrigatória apenas por parte do destinatário. Porém, não é necessário imprimir ou guardar qualquer documento que comprove que a consulta foi feita.
É importante lembrar que a NFe, DANFe e XML tem papeis diferentes. A Nota Fiscal eletrônica (NFe) deve ser armazenada em arquivo XML pelo contribuinte, pelo período de 5 anos, segundo a legislação vigente. Sendo assim, o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é apenas um documento impresso que acompanha a mercadoria.
