A obrigação de emitir e armazenar notas fiscais eletrônicas (NFes) abrange a todos aqueles com CNPJ, inclusive para MEI. Ou seja, são documentos fiscais obrigatórios no Brasil, independente do tamanho ou tipo de empresa.
Se antes as notas eram impressas, hoje esse processo está facilitado, pois tudo pode ser feito no digital. Assim, não há necessidade de reservar espaços físicos e gaveteiros para manter a papelada organizada.
Para quem atua no Rio de Janeiro, é importante saber que a consulta de notas fiscais eletrônicas (NFes) é feita no sistema Nota Carioca, disponibilizado pela Prefeitura do Rio de Janeiro. Além de gratuito, pode ser acessado por qualquer pessoa, seja ela empresa, órgão público e até consumidor.
Neste artigo, você encontrar as iformacçoes mais importantes sobre consultar as notas fiscais eletrônicas do RJ por meio dos seguintes tópicos:
- Consulta de NFes na SEFAZ do Rio de Janeiro;
- Consulta usando o CNPJ, chave de acesso ou de forma automática;
- As principais vantagens da consulta automática de notas fiscais.
Como consultar NFes na SEFAZ do Rio de Janeiro?
A consulta manual é simples: vá ao portal da Prefeitura do Rio de Janeiro (Portal SEFAZ-RJ) e clique no link “Nota Carioca“. Em seguida, digite o CNPJ ou a chave de acesso da NFe que deseja consultar.
Ou seja, a consulta de NFes no Nota Carioca poderá ser feita de três maneiras:
- Informando o CNPJ da empresa que emitiu a nota;
- Digitando a chave de acesso da NFe com 44 dígitos localizado no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica);
- Inserindo o número da nota fiscal.
Quando a consulta é feita, o sistema mostrará as seguintes informações:
- Número da NFe com 10 dígitos;
- Data e hora da emissão do documento;
- Valor;
- As informações do emitente com o CNPJ, o nome da empresa, o endereço e o contato;
- Informações do destinatário;
- Os produtos ou serviços comercializados.
Como consultar notas fiscais eletrônicas do RJ pelo CNPJ
Se você tem conhecimento apenas do CNPJ da empresa, saiba que é possível consultar a NF do emissor para verificar a autenticidade do documento. Veja o passo a passo:
- Acesse o portal da prefeitura (Nota Carioca);
- Clique em “Verifique a autenticidade”;
- No campo “CNPJ”, informe o CNPJ da empresa emissora;
- Digite o código da imagem, para atestar a veracidade de quem está acessando o portal;
- Clique em “Verificar autenticidade”.
Como consultar NFes do RJ pela chave de acesso
A chave de acesso estará presente no próprio documento que você tem em mãos. Faça o mesmo passo a passo do tópico anterior e informe a chave de acesso. Em seguida, o sistema irá gerar um código de verificação para confirmar a consulta.
Esse código de verificação contém dígitos gerados aleatoriamente pelo sistema para garantir que a NFe é autêntica e proteger contra fraudes. Se não for informada corretamente, a consulta não será realizada.
Como consultar notas fiscais de RJ de forma automática
Até esse ponto você já sabe como realizar uma consulta de NF, referente a produtos. Mas e quanto às notas fiscais de serviços? Para consultá-las você deve saber que é diferente de outros documentos.
Se a sua empresa possui tantas notas para consultar, seja de produtos ou serviços (e outros documentos fiscais), o ideal seria gastar o tempo da minha equipe para checá-las uma por uma?
A resposta para essa pergunta é mais simples que parece: é possível automatizar essas consultas e poupar — muito — tempo. Isso tudo graças à Arquivei. Por meio da plataforma, o gestor obtém todas as notas emitidas contra seu CNPJ e facilita o trabalho de vários setores dentro da empresa.
Por isso, com o Certificado Digital A1 em mãos você agenda todas as operações de consulta de novas notas automaticamente pela plataforma da Arquivei. Assim, você escolhe um horário e todos os dias esses documentos estarão no sistema, sem a necessidade de acessar o site da prefeitura ou fazer qualquer outra ação manual, como inserir o CNPJ e chave de acesso.
É ainda mais prático e fácil, veja:
- Uma vez cadastrado no sistema Arquivei, faça o login e acesse “Minha Conta” no menu lateral esquerdo;
- Clique em “Certificados e Agendamentos”.
- Localize a empresa para o agendamento e clique em Agendar. Atenção: para receber as notas diretamente da Sefaz, selecione a opção de consulta completa.
- Confira todo o processo em “Ver Detalhes” e confirme. Pronto!
Viu como é simples? A partir disso, o sistema da Arquivei vai realizar novas consultas a cada 2 horas, sem necessidade de ação manual. Devemos ressaltar que esse tempo é o padrão determinado pela Secretaria da Fazenda, como uma boa prática de uso do web service deles.
Vantagens da consulta automática de notas fiscais
Se ainda tem dúvidas sobre a consulta automática de notas, veja a seguir as principais vantagens de optar por essa facilidade:
- Centralização de documentos fiscais em um só lugar: automatizar significa obter todos os todos os documentos em um só lugar, e quem realiza a gestão fiscal sabe o quão difícil é juntar documentos de vários lugares e plataformas diferentes. A centralização facilita encontrá-los no dia a dia, e também diminui a chance de perda.
- Facilidade de captura de documentos: automatizar esse processo significa eliminar a etapa de trabalho manual do processo. Além disso, a facilidade de capturar esses documentos torna essa opção ainda mais atrativa, basta ter o certificado digital e o CNPJ.
- Economia de tempo no dia a dia: é como falamos anteriormente, para processos iguais, o trabalho manual acabará e vai recomeçar. Já a automatização da captura é feita de forma automática. Dessa forma, sua equipe consegue dedicar mais tempo em atividades mais estratégicas para a empresa.
- Minimiza erros e problemas com o fisco: você já deve ter esquecido de pagar alguma conta, lembra? Quando há trabalho manual, as chances de esquecer de armazenar um documento fiscal são maiores.
Com a automatização, isso não será um problema. Todas as notas estarão em um só lugar, eliminando a dependência dos fornecedores para ter acesso a elas e também diminuindo os problemas com o fisco pela falta de armazenamento.
E então, está pronto para ter todas essas vantagens ao consultar as notas fiscais eletrônicas do Rio de Janeiro? Sabendo dos processos necessários para obter esses documentos, é hora de aproveitar as vantagens oferecidas pela Arquivei! Que tal? Conheça nossa plataforma gratuitamente aqui.
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