Notas fiscais são documentos que têm por objetivo o registro de uma operação comercial de compra e venda de bens ou a prestação de serviços.
A versão eletrônica, a NF-e, é a versão exclusivamente digital, emitida e armazenada eletronicamente e com o mesmo objetivo da nota fiscal.
Mas, por ser gerada em um ambiente gerenciado pelo Governo, com a exigência de certificados digitais, a validade jurídica da NF-e é garantida pela assinatura digital do remetente e pela emissão do documento pelo fisco.
Sabendo disso, é provável que você já tenha precisado consultar NFe completa e de modo seguro, e ficou com dúvidas sobre como proceder.
Por isso, elaboramos um guia para auxiliar a consultar a NFe completa, de forma fácil, correta e segura. Confira!
Porque fazer a consulta de NFe completa
A consulta de NFe completa é um processo que verifica a validade do documento enviado para a sua empresa. Ele também confere a autorização de uso pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). No caso de uma NFe denegada, receber o documento pode trazer muita dor de cabeça, pois a Sefaz reconhece a irregularidade, que fica armazenada em seu banco de dados. Do mesmo modo, a escrituração contábil depende dessa informação, pois em caso de o Fisco bater à porta, a empresa tem como provar a procedência do estoque, por exemplo.
A consulta deve ser feita por diversos motivos, mas principalmente porque é obrigatório o armazenamento desses documentos fiscais por um período de 5 anos. Além disso, a consulta elimina o risco do CNPJ deixar Notas Frias passarem despercebidas.
Uma consulta manual pode ser feita, mas existem soluções automatizadas que permitem um trabalho mais eficiente na hora conferir a legalidade das notas. Confira as duas formas de fazer a consulta de NFe completa!
Processo manual: consulta de NFe completa no portal nacional
É possível fazer a consulta de uma NF-e pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Para tanto é necessário ter a Chave de Acesso da NF-e, que está disponível no DANFE.
Com a Chave de Acesso em mãos, basta seguir os seguintes passos:
- Acessar o Portal NFe;
- Selecionar o serviço Consultar NF-e;
- O site irá redirecionar para a página de consultas, onde será solicitada a Chave de Acesso.
- Preencher os dados solicitados;
- Preencher os requisitos do reCAPTCHA;
- Clicar em “continuar”;
- O sistema te direcionará às informações da NFe, na qual é possível fazer uma consulta completa.
Além do Portal da NF-e, também é possível efetuar a consulta da nota no site da Secretaria da Fazenda Estadual da jurisdição de emissão da NFe.
Vale lembrar que essa consulta da nota completa é permitida apenas até 180 dias a partir da emissão do documento. Depois, é disponibilizado apenas um resumo dos dados, o que pode não ser suficiente para o seu controle.
Observando assim, são apenas sete passos. Mas não se engane: imagine ter que fazer isso manualmente para consultar de forma completa cada nota fiscal emitida contra seu CNPJ… Use a tecnologia que está à sua disposição!
Processo automatizado
Uma solução automática e confiável para a consulta completa de NFe é o Arquivei. Com a plataforma, o contribuinte tem a garantia da consulta rápida, em lote e autorizada pela Sefaz.
Além disso, o Arquivei garante o armazenamento organizado e seguro das notas. O contribuinte pode procurar qualquer nota por palavra-chave, código CFOP, entre outros campos presentes na nota.
O Arquivei consulta NFe a partir do certificado A1 ou A3, sem a necessidade da chave de acesso. A ferramenta conecta-se direto à Secretaria da Fazenda, baixando o arquivo XML das Notas Fiscais com autorização de uso, armazenando-as na nuvem, com garantia de segurança do Google Cloud.
Isso significa que no momento em que absolutamente qualquer nota é emitida para o seu CNPJ, a partir da consulta automática já é possível saber quem emitiu e assim armazenar o arquivo, se antecipar à chegada do produto, enviar para a contabilidade, tomar conhecimento, etc. Você pode estar um passo à frente!
Vantagens da consulta de NFe com o Arquivei
Com o Arquivei, você não perde tempo ligando para cobrar o fornecedor ou a transportadora, no caso dos CTes, quando precisa consultar notas fiscais pelo CNPJ.
Com um sistema automatizado, além de você conseguir poupar tempo é possível gerar relatórios e armazenar os documentos fiscais de maneira segura e com facilidade de acesso quando necessário.
Além disso, você consegue consultar notas emitidas contra CNPJ gratuitamente durante 7 dias, caso opte por experimentar a plataforma. Que tal começar agora?
Se hoje a equipe de contabilidade perde um minuto por nota no site da Sefaz, num mundo ideal, perderá muito do cotidiano sem poder consultar Notas Fiscais ao mesmo tempo. Consultar Notas Fiscais no Arquivei serve para evitar também perder XML por e-mail, em meio a tantas mensagens.
Sem a necessidade das chaves de acesso, como nos sites do Governo, o Arquivei consulta todas suas NFes disponíveis diretamente da Sefaz, garantindo sua validade jurídica.
A consulta de NFes feita pelo Arquivei é feita em lote, ou seja, permite que a empresa consulte diversas Notas Fiscais eletrônicas recebidas em sua base de dados, em grande quantidade.
Conclusão
Em suma, fazer a consulta de uma NFe completa é fundamental para garantir a segurança das operações da sua empresa ou escritório de contabilidade. Portanto, nessa hora, é fundamental contar com um sistema automatizado para otimizar o tempo gasto com esse trabalho. Com o sistema da Arquivei é possível até fazer a integração com seus sistemas ERP e contábil, com telas que possibilitam visualização e utilização de forma simples e intuitiva.
Considerando todas as informações apresentadas aqui sobre como fazer a consulta de NFe completa, com auxílio ou não do site da Sefaz, fica o convite para você conhecer o Arquivei e experimentar o melhor jeito de fazer a gestão de notas fiscais poupando dinheiro e com mais produtividade e eficiência. Experimente grátis o Arquivei!
Para melhorar a gestão fiscal da sua empresa, confira o nosso conteúdo sobre 6 dicas para fazer uma gestão fiscal eficiente e logística tributária: o que é e quais são as vantagens para a sua empresa.
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