O que é compliance
Compliance vem do termo to comply, que nada mais é do que cumprir uma norma ou regra estabelecida, por processos em uma organização, da melhor maneira. Sendo assim, podemos afirmar que, no mundo corporativo, compliance são os conjuntos de disciplinas para cumprir as normas legais e regulamentadoras, políticas ou diretrizes estabelecidas para um negócio ou atividades da organização, com a utilização de ferramentas que auxiliam esses controles.
O Compliance Fiscal
O Compliance Fiscal transpassa a barreira do e-commerce: é necessário estar alinhado com o escritório de contabilidade e com o Fisco, pois é ele que define a legislação tributária, suas mudanças, seus impactos no dia a dia da empresa, seus tributos a serem pagos e a documentação a ser entregue.
A falta ou o atraso na entrega de qualquer documento ao Fisco gera retrabalho, recalculos e até multas para o e-commerce, por isso é importante uma pessoa, ou uma equipe – dependendo do tamanho e do volume de vendas de sua empresa ou loja virtual – que seja responsável pelo compliance fiscal, pois é ela que será responsável por entregar as exigências municipais, estaduais e federal dos fiscos, se atentará ao calendário de entregas, garantirá que todos os documentos serão entregues sem falhas, armazenamento de arquivos XML de NFes, CTes, NFSes e demais documentos fiscais, escriturações e ainda garantir que todas as informações tenham fácil acesso no caso de uma fiscalização da Receita Federal.
O Fisco utiliza de sua expertise tributária para ter sob seu controle as mais diversas informações fiscais tendo posse de documentos eletrônicos (NF-e, NFS-e,NFC-e, Eventos e-Social, etc.) das escriturações mensais (GIAS ESTADUAIS, SPED Fiscal, SPED Contribuições, Periódicos do e-Social, etc.) e escriturações anuais (SPED Contábil, ECF, DIRF, RAIS, etc.) e o foco do Compliance Fiscal está na melhoria dos processos de controle das entregas e no arquivamento de toda a movimentação fiscal de forma digital que as empresas têm de entregar ao Fisco.
O Compliance Fiscal e o e-commerce
O Fisco tem utilizado cada vez mais tecnologia para receber e controlar os documentos e informações fiscais vindas de empresas e lojas. Com isso, a implantação de soluções tecnológicas para sempre estar de acordo com a legislação fiscal se torna imprescindível.
Já não é mais necessário a compra de softwares ou instalações grandiosas para poder ter a tecnologia à favor do seu negócio porque, geralmente, as empresas que vendem esses softwares e presta esse tipo de serviço demandam mão de obra, que na maioria das vezes faz visitas ao seu escritório para fazer as instalações e treinamentos, contrato de prestação de serviços, infraestrutura física (como servidores mais potentes) e custos maiores, já que utilizam todos esses mecanismos.
O armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos também não é totalmente seguro, já que elas podem sofrer avarias ou se perderem, fazendo com que a empresa perca todos os seus arquivos fiscais.
Hoje é muito mais simples e mais economicamente interessante obter soluções como o armazenamento em nuvem, que te possibilita ter acesso direto da Sefaz: consulta, download e armazenamento ilimitado de NFes, NFSe, CTes e outros documentos, somente com seu acesso à internet.
No e-commerce, o volume de documentos fiscais que o empresário precisa ter controle durante a Black Friday aumenta muito. São mais Notas Fiscais, mais CTes, mais DANFes… e é exatamente por isso que o compliance fiscal nesse período do ano tem tanta importância.
Na Black Friday, o Fisco e a Receita Federal aumentam a fiscalização e estão de olho nas importações e nos documentos fiscais que circulam, tanto no ambiente virtual, quanto nos documentos impressos, como é o caso da DANFe.
Se o volume de documentos se multiplica e a fiscalização dos órgãos competentes também, a sua atenção também deve ser redobrada. E contando com uma tecnologia que consulta seus documentos fiscais, faz download e ainda os arquiva, você pode otimizar seus recursos para as vendas na black friday.
Black Friday e o Compliance Fiscal
Perder algum documento durante a Black Friday, como uma NFe por exemplo, significa perder um documento importante num montante gigantesco de documentos tão importantes quanto, além disso existem diversos problemas que podem acontecer. Receber diversos (ou milhares!) de e-mails com XML de NFes e saber à quais compras elas se referem para conciliar cada uma manualmente é uma tarefa árdua que envolve diversos setores (compras, fiscal, contábil…).
Outro problema muito comum é ver que o pedido foi faturado errado somente quando ele chega ao seu estoque: erro de quantidade, produtos faltando, códigos de tributação errados que geram impostos que nem deveriam ser pagos ou são pagos com alíquota divergentes, erro de tamanhos e modelos ou quando ele simplesmente não chega. Nesse caso é necessário a chave de acesso para consulta manual no site da Sefaz, Para todos esses problemas, existem consequências ainda mais graves! Como falta de mercadoria por causa de divergências no pedido, escrituração das notas feitas de forma errônea e que muitas vezes geram impostos pagos indevidamente por muito tempos e só são descobertas numa fiscalização da Receita Federal.
A partir do momento que você já utiliza uma tecnologia que te permite controlar os documentos fiscais que são emitidos contra o seu CNPJ, inclusive consultar NFe, de seu e-commerce durante o ano, nada muda durante a Black Friday, pois essa tecnologia continuará atendendo todas as necessidades, apesar do aumento no volume de informações.
Uma boa solução que consulta NFes, irá permitir que seu departamento fiscal visualize as notas que foram emitidas contra seu CNPJ momentos após serem emitidas, isso já possibilita visualizar todos os dados da nota e caso haja alguma divergência, corrigir o erro antes mesmo de o produto sair com a DANFe, para não haver erros em escala.
O seu custo com uma tecnologia que atende suas necessidades em âmbito fiscal e tributário não deve ser alterado em virtude de um evento maior, como no caso da Black Friday, e este é mais um motivo pelo qual deve-se adotar métodos mais inteligentes e que otimizam tempo e recursos (sejam eles recursos humanos ou estruturais) durante o ano todo.
Para se preparar para o Black Friday, o empresário realiza compras num montante maior que o da maioria das outras épocas do ano, pois é preciso preparar o estoque. Se em apenas uma compra são gerados diversos documentos fiscais (como NFe, CTe e DANFe…), tributos e impostos (como o IPI ou ICMS, por exemplo), a medida que seu negócio cresce e entra na onda das grandes liquidações, precisa estar maduro para reconhecer que soluções de consulta, armazenamento e guarda de documentos fiscais são necessárias para a segurança de seu e-commerce.
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Um exemplo bem simples de como uma solução que consulta NFe ajuda a empresa a identificar falhas em seus processos com documentos fiscais é a identificação de notas emitidas contra o CNPJ de uma empresa que não teria acesso à elas, ou seja, jamais saberia que aquele documento existe e pagaria impostos referentes à ele sem nem ao menos saber se aquela compra foi realmente realizada pelo seu e-commerce.
Ou seja, o CNPJ de seu e-commerce pode ser citado numa nota participante de fraude e você pode passar muito tempo sem perceber.
O arquivei é uma solução que, conectado à Secretaria da Fazenda, baixa automaticamente todas as NFes, NFSes, e CTes emitidas para o CNPJ da sua loja e as armazena em XML e DANFe.
Tenha todas as notas fiscais antes mesmo do produto chegar até sua loja.
- Relatórios, filtros e buscas inteligentes por qualquer conteúdo das notas;
- Não dependa de e-mails para receber os XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte;
- Gestão de documentos em um painel que te permite imprimir, realizar buscas e filtrar por critérios que considere interessante para seu controle;
- Realizar Manifestação do destinatário;
- Fazer o fechamento do mês para enviar ao contador ou dar acesso à ele para que consiga visualizar sua movimentação fiscal.
Conclusão
Quando você possui o controle total de seus documentos fiscais durante o ano todo, isso torna o trabalho do seu setor contábil e fiscal e também o trabalho do seu contador mais produtivo, ele deixa de correr atrás de papéis que se perdem durante o mês, notas que são esquecidas, fechamentos que atrasam e retrabalhos com cálculos de tributos e começa a trabalhar em função do crescimento do seu e-commerce, pois é ele que cuida da área financeira, econômica e patrimonial da loja ou empresa estar totalmente adequado às leis que dizem respeito ao patrimônio, datas e prazos dos impostos que a empresa deve pagar e interpretar, de forma correta, as informações para saber que atitudes devem ser tomadas para o crescimento das empresas onde exerce suas funções. Isso te deixa tranquilo para a tomada de decisões referentes ao crescimento do seu negócio e às estratégias de vendas.
Se todas essas questões estão bem alinhadas em sua loja virtual, participar da Black Friday fará aumentar vendas, aumentar seu lucro, adquirir novos clientes, fazer girar seu estoque e aumentar sua fatia de mercado.
É necessário lembrar que durante esse evento, as obrigações fiscais são as mesmas que durante todo o ano, mas o volume de documentos aumentam. Por isso, uma boa solução em documentos fiscais, fará a consulta, download e o arquivamento de NFes, NFSes, CTes durante períodos de vendas corriqueiras ou em períodos de alto volume de vendas.
Agora que você já sabe porque fazer uso do Compliance Fiscal também durante o período da Black Friday, é um excelente momento para criar conta grátis no Arquivei e experimentar!
