Manter a regularidade fiscal de uma pessoa jurídica ou física é algo extremamente necessário para a continuidade e integridade de uma organização. Se você atua na área contábil, fiscal ou administrativa, sem dúvida já se deparou com a necessidade de fornecer uma ou mais certidões negativas para realizar algum tipo de negociação.
Realizar o pagamento dos tributos em dia, entregar as obrigações acessórias estabelecidas em lei, seguir as normas trabalhistas e manter a regularidade cadastral de uma pessoa jurídica, em alguns momentos pode ser uma tarefa desafiadora, mas é uma obrigação de todas as empresas.
Atualmente os órgãos fiscalizadores, seja na esfera federal, estadual ou municipal, têm implantado programas de “boas práticas” para avaliar as pessoas físicas e jurídicas, conforme sua regularidade fiscal e cadastral. Quanto melhor é a avaliação do fisco, mais fácil a entidade avaliada consegue se relacionar no mercado.
Devido a esses programas e também por segurança, cada vez mais as instituições financeiras, órgãos públicos, fornecedores e clientes têm solicitado as certidões negativas de seus parceiros, mesmo que seja apenas para cadastro. Essa prática já virou uma das regas de compliance fiscal de grandes organizações para garantir que estão se relacionando com empresas idôneas.
Diante dessa necessidade, é imprescindível que você conheça quais são as principais certidões negativas solicitadas no mercado e como emiti-las para fornecer aos solicitantes. Continue neste artigo pois até o final você já estará apto para realizar essa atividade com maestria.
Certidão de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União
Também conhecida como Certidão Federal e Previdenciária, esse documento, quando fornecido, comprova a regularidade dos tributos federais, previdenciários, bem como suas respectivas obrigações acessórias, tanto no âmbito da Receita Federal do Brasil como na Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (Dívida Ativa da União).
Para emitir essa certidão, basta acessar a página de certidões e situação fiscal no sítio da Receita Federal do Brasi e:
- Escolher se a certidão será para pessoa física ou jurídica.
- Digitar o CNPJ ou CPF, os caracteres de segurança e clicar em consultar.
Caso a pessoa jurídica ou física informada através do CNPJ/CPF esteja em perfeita regularidade fiscal, será liberada a certidão negativa federal com um prazo de validade de 180 dias. Do contrário, aparecerá uma mensagem informando que não foi possível emitir a certidão e que o contribuinte precisará consultar sua situação fiscal através do Centro Virtual de Atendimento – eCAC.
Não há cobrança de taxas para emissão da Certidão de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União via internet.
Certidão Negativa de Débitos Estadual
Essa certidão poderá ser emitida por todas as pessoas jurídicas que possuem Inscrição Estadual e/ou são contribuintes do ICMS.
Quando emitido, esse documento indicará que a empresa se encontra regular perante o estado, com relação ao recolhimento dos tributos estaduais, bem como a entrega das obrigações acessórias, que poderão variar conforme a unidade da federação.
Para simular a emissão, vamos utilizar como exemplo o estado de São Paulo. Contudo, em regra geral, todos os estados irão solicitar as mesmas informações para gerar a certidão.
Assim, para emitir a Certidão Negativa de Débitos Estaduais Não Inscritos em Dívida Ativa no Estado de São Paulo, basta acessar a página de Certidões Negativas no sítio da Secretaria da Fazenda e Planejamento, digitar o CNPJ, responder à pergunta de segurança e clicar em emitir.
No estado de São Paulo, essa certidão possui a validade de 6 (seis) meses, contados a partir da data de emissão. Além disso, não existe a cobrança de taxas para emissão da certidão online.
Certidão Conjunta de Tributos Municipais
A emissão da certidão municipal comprovará que o contribuinte está regular junto à prefeitura, com relação aos tributos e às declarações.
Para ter acesso a esse documento, a pessoa jurídica geralmente precisará ter inscrição municipal e ser contribuinte do ISS (Imposto sobre Serviços) e/ou obrigado a pagar outras taxas municipais, como a taxa anual de funcionamento.
Atualmente a maior parte dos municípios já disponibilizam essa certidão via internet e de forma gratuita. Esse acesso ficará sempre na área de certidões no site prefeitura local.
Vamos utilizar o município de São Paulo para exemplificar a forma de emissão online, sendo assim, para emitir a certidão conjunta de tributos municipais, basta acessar o portal da Secretaria Municipal da Fazenda na área de certidões.
Em seguida, informe o número do CNPJ, digite os caracteres de segurança e clique em emitir.
No município de São Paulo, as certidões possuem validade de 90 (noventa) dias, contados a partir da emissão e, caso a empresa possua filiais na cidade, a certidão será válida para todas, pois é emitida através do CNPJ Base.
Certificado de Regularidade do FGTS
Esse certificado é emitido pela Caixa Econômica Federal, portando, independentemente da unidade da federação do empregador, poderá ser emitido gratuitamente e via internet.
Vale ressaltar que é obrigatório a todos os empregadores permanecer regular perante o FGTS, para que possam manter relações com os órgãos da Administração Pública e instituições de crédito.
Nesse sentido, para consultar a regularidade do empregador e emitir o certificado, basta acessar Portal da Caixa Econômica Federal.
Digite a inscrição no cartão CNPJ, escolha a UF, digite os caracteres de segurança e clique em consultar.
Esse certificado de regularidade do FGTS possui validade de apenas 30 (trinta) dias, portanto é imprescindível que todo empregador se mantenha regular em toda sua jornada como pessoa jurídica.
Outras Certidões negativas Relevantes
Agora que você já conhece as quatro principais certidões negativas, vale a pena incluir em sua bagagem profissional o conhecimento sobre a existência de outras certidões, que são mais específicas, mas poderão ser solicitadas dependendo do tipo de negociação que for realizada.
- Certidão Negativa de Protesto: quando emitida, essa certidão indicará que a pessoa física ou jurídica não possui dívidas protestadas em cartório. Geralmente esse tipo de certidão será solicitada quando ocorrer alguma transação financeira e/ou pedido de liberação de crédito pela organização.
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: esse documento será indispensável para as pessoas jurídicas que participam de licitações públicas, indicando que não existem débitos oriundos de processos trabalhistas em aberto.
- Certidão Negativa de Falência e Concordata: para emitir essa certidão é necessário fazer um cadastro online, em que será gerado um número de protocolo e, dentro de poucos dias úteis, o documento em formato digital será liberado para download. Essa certidão comprova que não existe pedido de falência contra a pessoa jurídica.
As certidões negativas merecem atenção especial
Qualquer empresa que se preocupe em manter as boas práticas fiscais, seja com relação a Receita Federal, ao Estado, ao Município ou no âmbito trabalhista, precisa ter as certidões válidas em seus arquivos.
Também, boas relações empresariais e pessoais serão determinadas pela capacidade que as empresas terão de permanecer com os pagamentos e as entregas em dia, pois esse é um critério essencial para garantir a idoneidade de todo contribuinte.
Além do fisco tributário brasileiro, grandes empresas têm implantado programas para mitigação de riscos e, sem dúvida, só conseguirão se manter competitivos no mercado aqueles que possuírem sua documentação em dia.
A dica de ouro que fica neste artigo é: ainda que sua empresa possua as certidões negativas válidas, é importante que faça mensalmente uma reemissão das principais certidões que citamos no início (federal, estadual, municipal e FGTS), pois caso ocorra algum problema, a empresa terá tempo hábil para regularização antes que a validade da certidão anterior se encerre.
Se você tiver dúvidas, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: joycerocha@vamosescrever.com.br .
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