Sabemos como é importante ter um histórico financeiro positivo, visto que isso possibilita ser reconhecido por idoneidade, trazendo novos negócios e oportunidades. 

Da mesma forma, ter o nome limpo também é algo muito significativo para as empresas, e isso se materializa por meio da emissão da Certidão Negativa de Débitos, um documento utilizado para comprovar que a empresa não tem débitos, ou seja, dívidas.

Assim, quando for necessário consultar a situação de uma empresa para novos negócios e licitações, devemos solicitar a emissão de sua CND – Certidão Negativa de Débitos. Tendo em vista a importância e a necessidade desse documento, vamos analisar seus tipos e seu impacto na gestão financeira e tributária de uma empresa.

1. O que é Certidão Negativa de Débitos?

A Certidão Negativa de Débitos é um documento oficial que pode ser solicitado a diversos órgãos fiscalizadores e reguladores. Inclusive, alguns órgãos fazem a emissão de forma gratuita e online, porém, outros podem cobrar o pagamento de uma taxa.

Por sua vez, na certidão negativa constará a existência ou não de pendências e débitos, que podem ter diversas origens, por exemplo: débitos fiscais, trabalhistas, civis, processuais ou previdenciários. 

Além disso, a CND demonstra a situação real da empresa perante aquele órgão que foi consultado. Por exemplo, esse documento mostra se uma empresa tem processos trabalhistas ou está devendo impostos para o Estado ou se a empresa está em dia com os recolhimentos previdenciários.

Essas e outras situações são expostas por meio da emissão da Certidão Negativa de Débitos. Inclusive, é importante saber que também podemos efetuar uma consulta da Certidão Negativa de Débitos dos sócios, visto que pessoas físicas também têm cadastro de débitos junto à Receita Federal.

2. Tipos de Certidões Negativa de Débitos

Como vimos, existem vários órgãos fiscais e reguladores que emitem a Certidão Negativa de Débitos para as empresas. Isso porque toda empresa deve cumprir com suas obrigações acessórias e recolher seus tributos nas esferas em que for obrigada.

Logo, cada um desses órgãos emite a CND para provar débitos ou pendências da empresa. A seguir, elencamos os sites de consulta e emissão de alguns dos órgãos mais utilizados que emitem as Certidões Negativas de Débito:

  • Receita Federal;
  • Secretaria de Fazenda (a exemplo da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo);
  • Secretarias de finanças municipais (a exemplo da Prefeitura de São Paulo);
  • Justiça do Trabalho;
  • Previdência Social;
  • Tribunal de Justiça;
  • Justiça Federal.

3. Analisando a Certidão Negativa de Débitos

Ao solicitar a emissão da Certidão Negativa de Débitos, é preciso analisar as informações constantes no documento, pois, em algumas situações, mesmo que a empresa tenha pendências ou débitos, a certidão é emitida. Contudo, a informação de que aquela empresa tem pendências constará na certidão. 

Além disso, temos algumas situações em que a certidão não é emitida pelo órgão, e, nesses casos, devemos analisar qual a pendência existente naquele órgão e regularizar o quanto antes. Sabendo de todas essas situações, vamos analisar o que ocorre em cada tipo emissão:

  • Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa: poderá ser emitida quando existirem pendências com órgãos públicos e se essas dívidas estiverem com suas exigibilidades suspensas ou integralmente garantidas por penhora.
  • Certidão Positiva de Débitos: emitida quando existem pendências ou débitos tributários que impedem a emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND). É a certidão que demonstra a possível existência de débitos não negociados ou não parcelados naquela entidade pública.

4. Certidão Negativa de Débitos não emitida

A emissão da Certidão Negativa de Débitos está condicionada à consulta das pendências e dívidas da empresa naquele determinado órgão. Se não existirem inconformidades fiscais e legais ou dívidas tributárias, a CND será emitida normalmente. Mas, caso a empresa tenha débitos ou pendências, a Certidão Negativa de Débitos não será emitida.

Quando essa situação ocorrer, deve-se verificar junto aos departamentos contábil, fiscal e pessoal a situação da empresa, verificando se todos os impostos foram recolhidos e se todas as obrigações acessórias foram entregues dentro do prazo.

Com essas análises, será possível identificar a origem de determinada pendência que impediu a emissão da Certidão Negativa de Débitos, e, com isso, é possível fazer as devidas correções. 

Nas análises de impedimento também é importante saber em qual esfera está ocorrendo a pendência, e assim evitar que ocorra novamente o mesmo erro. Na maioria das situações, a emissão da Certidão Negativa de Débitos é impedida devido à falta de recolhimento de tributos. Portanto, recolhendo o tributo devido, a pendência é liquidada e a empresa consegue solicitar a emissão da Certidão Negativa de Débitos.

5. Importância da Certidão Negativa de Débitos na gestão financeira e tributária das empresas

Sabemos que em novos negócios existe a fase cadastral, em que são solicitados vários documentos. Nesse momento, uma das exigências das empresas, ou órgão públicos no caso de licitações, é a apresentação da Certidão Negativa de Débitos atual.

Conforme detalhado anteriormente, se a empresa estiver com alguma pendência, a certidão não será emitida ou será emitida com efeitos de negativa, o que pode não ser aceito pela empresa, banco ou órgão público, e, com isso, a empresa pode perder vários negócios e parcerias.

Desse modo, é imprescindível o controle e o acompanhamento das emissões e validades das Certidões Negativas de Débito da empresa. A seguir, veremos alguns exemplos de situações que podem exigir a CND:

  • Novas parcerias de negócio;
  • Participação em licitações;
  • Solicitação de empréstimos bancários.

Em linhas gerais, devemos sempre manter nossas Certidões Negativas de Débitos atualizadas, evitando, assim, perder bons negócios e problemas com o fisco e demais órgãos reguladores.

Além disso, com esse acompanhamento é possível identificar as pendências da empresa, corrigindo erros e gerando mais segurança jurídica nos negócios. Ainda, esse controle assegura a transparência e a confiabilidade em novos negócios e parcerias, e, claro, mantém o nome da empresa limpo.

Quer saber mais sobre o tema? Leia o nosso Guia das principais Certidões Negativas de Débitos

Compartilhe nas redes sociais

Escrito por Camila Oliveira

Autora certificada Vamos Escrever, é bacharel em contabilidade e pós-graduada em Controladoria e Gestão de Tributos. Possui mais de 14 anos de experiência na área tributária em todas as rotinas fiscais de análises e apurações de tributos diretos e indiretos. Também é professora de Contabilidade Introdutória, Comercial e Tributária. Apaixonada por animais e motociclista. 📩camilaoliveira@vamosescrever.com.br Saiba mais sobre o autor