Baixar XML em lote: como fazer de forma automatizada

Baixar XML em lote é uma necessidade comum das empresas que têm muitas notas fiscais eletrônicas (NFes) emitidas contra o seu CNPJ.

Se a SEFAZ oferecesse um recurso para fazer o download de XML em lote, muito trabalho seria poupado. Mas não é isso que acontece, a plataforma do governo tem uma grande limitação.

Como então encontrar meios mais eficazes de ter o acesso ao arquivo e armazená-lo? O processo de baixar XML em lote pode ser automatizado ao usar a plataforma da Arquivei.

Acompanhe o artigo e saiba mais.

O que é XML?

Documentos fiscais eletrônicos (como a NFe) são emitidos em formato de arquivo XML. A sigla, em inglês, quer dizer “eXtensible Markup Language” e esse arquivo assegura de modo legal as relações fiscais dos estabelecimentos, através da assinatura digital.

Muitas pessoas pensam que a DANFE é a nota fiscal. Mas, como o significado da sigla mostra, ele é apenas um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que ajuda na visualização das informações e na consulta do XML, pois contém a sua chave de acesso.

Se a sua empresa for auditada pelo Fisco, é obrigatória a apresentação do XML de nota fiscal, por isso é importante baixar e gerenciar esses documentos fiscais.

Como baixar XML em lote

Para baixar XML em lote é preciso usar um software como o da Arquivei, já que essa função não é disponibilizada no site da SEFAZ. Veja como fazer o processo:

1. Acesse o site da Arquivei e inicie um teste grátis (ou use o formulário logo abaixo);
2. Conclua seu cadastro na plataforma e insira o certificado digital da sua empresa;
3. O sistema irá trazer seus documentos fiscais de forma automática direto da SEFAZ;
4. Selecione todos os XMLs que precisa e clique em “Baixar XML”. Um outro caminho é ir até a aba “Fechamento” do menu lateral e escolher todos os XMLs por período.

Com Arquivei você consegue receber, consultar e baixar NFe, NFSe e CTe, direto da SEFAZ e prefeituras, e também pode integrar ao seu software emissor para armazenar todos os documentos recebidos e emitidos em um só lugar.

Download de XML da SEFAZ

A SEFAZ oferece uma ferramenta gratuita para auxiliar o processo virtual de baixa de notas. Contudo, é impossível baixar XML em lote no Portal Nacional da NFe, pois a consulta é individual via chave de acesso.

Para efetuar o download, é preciso seguir os 5 passos abaixo:

1. Acesse o Portal Nacional da NFe. Em “Serviços”, selecione “Consultar NF-e”;
2. Digite ou cole a chave de acesso da nota fiscal;
3. Resolva o captcha;
4. Insira o certificado digital para baixar o XML completo;
5. Repita todo o processo para cada nota que precisar baixar.

Precisa do certificado digital para baixar arquivos XML?

Sim, a SEFAZ exige o uso do certificado digital para baixar arquivos XML. Sem ele, você só poderá ver o resumo da nota em tela, o que não é suficiente para seguir as regras de armazenamento da legislação.

Assim como a assinatura digital garante a segurança e validade jurídica do XML emitido, o certificado também é importante para o download do documento recebido, para garantir que apenas pessoas autorizadas baixem a nota fiscal.

Por ser vinculado à SEFAZ, na Arquivei você também precisa vincular o certificado digital da empresa, a diferença é que todos os documentos aparecem em tela de forma automática, não precisa ficar digitando a chave de acesso e informando o certificado em cada consulta de nota fiscal.

Como importar XML em lote para o ERP

Se você baixar XML diretamente do site da SEFAZ, primeiro será necessário baixar uma por uma e depois inseri-las manualmente dentro do ERP utilizado pela sua empresa.

Esse é um processo demorado, repetitivo e que pode incorrer em muitos erros e retrabalhos.

A Arquivei é a melhor solução para importar XML no ERP de forma automática. Fazemos desde a captura na SEFAZ até a importação para o sistema de gestão sem precisar de intervenção humana.

Chega de colar XMLs em pastas – ou clicar em algum botão dentro do software como “importe no ERP”. A Arquivei faz isso sozinha e os documentos fiscais aparecerão na tela do sistema de gestão.

3 vantagens de baixar vários XMLs de uma vez

O tempo gasto para consultar cada nota é muito grande, o time fiscal e contábil não pode perder tempo com esse tipo de processo manual.

Utilizar um sistema como o da Arquivei, que permite consultar e baixar XML em lote, otimiza a rotina do setor. Veja, a seguir, algumas vantagens da automatização desse processo!

1. Otimização do tempo

A consulta em lote traz agilidade e otimiza o tempo que seria gasto com a consulta nota a nota. A Arquivei facilita o processo de obtenção das Notas Fiscais eletrônicas e toma menos tempo nas rotinas contábeis.

Além disso, o uso de uma aplicação que seja integrada ao ERP utilizado pela sua empresa traz praticidade na importação dos documentos.

2. Mais segurança no armazenamento

Um erro frequente que ocorre nas empresas é não guardar as notas fiscais em XML. Embora a SEFAZ permita a emissão e o registro das notas, ela não as mantém guardadas para um acesso futuro.

A plataforma da Arquivei faz a guarda automática dos documentos na nuvem. O armazenamento eletrônico permite a guarda das notas fiscais recebidas considerando a necessidade legal de mantê-las por no mínimo cinco anos. Isso facilita a consulta de arquivos mais antigos sem precisar de backups.

3. Organização contábil

A utilização do software da Arquivei permite que NFes, NFSes, NFCes e CTes fiquem guardados e centralizados em apenas um repositório. E, inclusive, se a sua empresa tiver mais de um CNPJ, é possível monitorar tudo de uma só vez.

Deu para perceber que baixar XML em lote favorece a organização contábil da empresa. A Arquivei ajuda a manter seus documentos corretamente arquivados, além de identificar mais rapidamente possíveis erros.

Como a Arquivei pode ajudar

Como não é possível baixar XML em lote direto no Portal da SEFAZ, a ferramenta da Arquivei faz a consulta de NFe, NFSe e CTe emitidos contra a empresa.

Veja o que você pode fazer no sistema:

• Consultar NFe, NFSe e CTe recebidos direto da SEFAZ e prefeituras;
• Armazenar seus documentos recebidos e emitidos;
• Baixar XML, DANFE, DACTE e DANFSE em lote;
• Fazer o manifesto do destinatário e desacordo do CTe;
• Gerar relatórios para apuração de impostos;
• Importar XML no ERP de forma automatizada; e muito mais!

Conclusão

Não é possível baixar NFe em lote diretamente no Portal Nacional da NFe, e realizar esse processo de maneira manual é demorado e burocrático. Ainda, se for necessário transferir os documentos para o ERP, prepare-se para muito trabalho e chances de erros humanos.

É possível resolver as consequências dessas questões ao utilizar a Arquivei.

Gostou de conhecer mais sobre esse assunto? Fale com um dos nossos especialistas e conheça as soluções que podemos oferecer para otimizar o controle fiscal da sua empresa!