Nota Fiscal De Fornecedor: Como Garantir O Recebimento Antecipado

Toda empresa possui fornecedores, desde pequenas até grandes organizações. Nesse sentido, ao realizar uma compra, muitas vezes a mercadoria não chega até você com a rapidez desejada. Sabendo que receber a nota fiscal de fornecedor de forma ágil e eficiente é essencial para a saúde financeira e operacional, seu recebimento antecipado é muito útil e conta com vários benefícios. 

Se você ainda não considerava ou não sabia da possibilidade de recebimento da nota fiscal antecipada, esse artigo é para você. A seguir listamos todos os benefícios de tê-la em mãos antes do fornecedor enviar, além de aprender como funciona na prática. Vamos lá?

Qual o tipo de nota fiscal que é recebida do fornecedor?

Antes de falarmos sobre todas as vantagens da antecipação do recebimento da nota fiscal de fornecedor para a sua empresa, é importante lembrar dos diferentes tipos que a sua equipe vai lidar. 

• Nota Fiscal de Produto: é emitida quando produtos físicos são comprados. Esse documento é crucial para a gestão de estoque, assim como para o cumprimento de obrigações fiscais.
• Nota Fiscal de Serviço: a sua empresa precisa de fornecedores de serviços, seja para o funcionamento do escritório ou destinado ao consumidor final, correto? Quando isso acontece, uma nota é gerada para documentar despesas e gastos relacionados a essa atividade terceirizada.

Independente do tipo de nota emitida por um fornecedor, saiba que é possível antecipar o recebimento para agilizar o trabalho da sua equipe. Acompanhe as principais vantagens para quem opta pela antecipação logo abaixo.

Benefícios da antecipação do recebimento da nota fiscal de fornecedores

Aceleração do fechamento de mês

Quando se tem uma visão antecipada de como o mês pode fechar, decisões importantes podem ser tomadas, como alocação de recursos, investimentos, gestão de pessoal e muito mais. 

Por isso, a partir das notas recebidas com mais rapidez, um gestor contará com mais rapidez para agir sobre as decisões tomadas, permitindo uma visão mais clara da saúde financeira da empresa.

Otimização no processo de conferência de notas

Optar por antecipar o recebimento da NF permite mais tempo para conferir e validar informações. O resultado é a diminuição de erros e atrasos, além do double check para garantir que as informações estejam corretas e, principalmente, em conformidade com a lei.

Evita o recebimento de mercadorias erradas

Imagine que o seu negócio atua no ramo da moda e compra 300 metros de tecido para desenvolver peças de roupas. Antes mesmo da mercadoria chegar, a sua equipe já tem a nota fiscal em mãos, com os dados conferidos. A transportadora tenta fazer a entrega, mas ao checar, percebe-se que há somente 50 metros do tecido pedido. Logo, você recusa o recebimento e a encomenda volta para o remetente naquele momento. 

Essa agilidade nessa situação foi possível porque você e a sua equipe já sabiam onde estava o erro: na carga em si, porque a nota fiscal de fornecedor antecipada já passou pela conferência e todos os dados estavam corretos. 

Sem essa opção, a sua empresa colocaria essa demanda na fila e talvez só perceberiam a mercadoria errada dias depois. Neste ponto, suas vendas poderiam ser prejudicadas por interrupções nas operações. 

Previsibilidade e organização do recebimento de mercadorias

Seguindo o exemplo anterior, o seu time já tem a previsão sobre as datas das mercadorias a serem entregues. Assim, podem se organizar com antecedência para estocar e adicionar nas demandas do dia a dia. 

Ou seja, a vantagem aqui é a otimização no planejamento de estoque e logística, diminuindo atrasos nas operações. 

Melhora no relacionamento com fornecedores

A comunicação eficaz é a base das boas relações até no âmbito profissional. Fornecedores tendem a apreciar parceiros eficientes. Isso também inclui o processo de recebimento de notas fiscais, não se esqueça. 

Nesse sentido, ao antecipá-las sua empresa mostra comprometimento e responsabilidade pelos prazos, o que pode ajudar a fortalecer o relacionamento com os fornecedores.

Compliance fiscal e redução de riscos

Estar preparado para as fiscalizações é um dos objetivos de qualquer empreendedor. Por isso, esse é mais um benefício conquistado por quem antecipa NFs. Além de ajudar no cumprimento das obrigações fiscais, o risco de penalidades por parte do fisco é reduzido e o negócio fica mais preparado para futuras auditorias internas. 

Como antecipar o recebimento de nota fiscal de fornecedores?

A seguir, você ficará por dentro das melhores dicas para antecipar NFs e aproveitar todos os benefícios citados anteriormente. 

Comunicação próxima com os fornecedores

Manter uma comunicação próxima e eficiente com seus fornecedores é fundamental para negociações em diferentes situações. O ideal é ter acordos e prazos claros entre ambas as partes para o envio das notas fiscais. Somente um bom relacionamento colaborativo pode viabilizar a antecipação do documento.

Análise de dados históricos de problemas e otimização da rede de fornecedores

Seu negócio deve manter uma planilha com o histórico das negociações e prazos com os fornecedores, mesmo aqueles antigos com ou sem vínculo atual. Com isso, podemos analisar o histórico e identificar possíveis gargalos ou problemas no processo de recebimento de notas fiscais. 

Inclusive, pode-se atualizar a sua rede de fornecedores, e dar preferência a parceiros que estejam alinhados com sua estratégia de antecipação.

Consulta em tempo real das notas fiscais emitidas no seu CNPJ

Essa dica vale ouro: utilize a tecnologia a seu favor. Nos últimos anos os avanços foram tão grandes para as empresas que já é possível consultar em tempo real todas as notas fiscais emitidas em seu CNPJ Isso ocorre por meio de soluções digitais e ferramentas de gestão especializadas, como a Arquivei.

O resultado é o controle total das NFs e identificação imediata de pendências.

Como o Arquivei ajuda a sua empresa a antecipar o recebimento das notas fiscais dos fornecedores?

Quando citamos as ferramentas de gestão especializadas não podemos deixar de falar da Arquivei. Na plataforma, o cliente pode receber a nota do fornecedor no momento exato da emissão. Assim, dá para ganhar tempo para se preparar para o recebimento da mercadoria e agilizar a devolução da carga em casos de erros do fornecedor.

Além disso, é possível realizar toda a gestão das notas e garantir o cumprimento da legislação.  Temos isso e muito mais funcionalidades para auxiliar na saúde fiscal e tributária da sua empresa. Isso tudo é feito com segurança e na nuvem, com espaço ilimitado para as operações do dia a dia. 
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