O controle de fornecedores é uma atividade essencial para qualquer empresa que depende de terceiros para realizar seus processos. Seja na produção, na distribuição, na prestação de serviços ou em qualquer outra área, a gestão dos fornecedores é fundamental para garantir a qualidade, a eficiência e a segurança das operações.
Mas o que é o controle de fornecedores? Qual a importância de fazer a gestão dos fornecedores? Quais os benefícios de um bom controle de fornecedores? Quais os itens essenciais no controle de fornecedores? Quais as estratégias para otimizar seu controle de fornecedores? Quais as ferramentas para controle de fornecedores? Como a Arquivei pode ajudar você no controle dos seus fornecedores?
Neste artigo, vamos responder a essas perguntas e mostrar como você pode melhorar o seu controle de fornecedores com dicas práticas e soluções inteligentes. Acompanhe!
O que é o controle de fornecedores?
O controle de fornecedores é o conjunto de atividades que visa monitorar, avaliar e gerenciar os relacionamentos entre a empresa e os seus fornecedores. O objetivo é encontrar bons fornecedores e garantir que eles cumpram com os requisitos estabelecidos pela empresa, como prazos, qualidade, preço, segurança, entre outros.
Esse processo envolve desde a seleção e a contratação dos fornecedores até o acompanhamento e a avaliação do desempenho dos mesmos. Também inclui o controle dos pagamentos, dos contratos, das entregas, das notas fiscais e de outros documentos relacionados aos fornecedores.
Qual a importância de fazer a gestão dos fornecedores?
Fazer a gestão dos fornecedores é importante por vários motivos. Em primeiro lugar, porque os fornecedores são parceiros estratégicos da empresa, que influenciam diretamente na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos aos clientes. Se os fornecedores não atenderem às expectativas da empresa, isso pode comprometer a reputação, a satisfação e a fidelização dos clientes.
Além disso, os fornecedores são responsáveis por uma parte significativa dos custos da empresa. Se os fornecedores não praticam preços justos, entregam produtos defeituosos ou atrasam as entregas, isso pode gerar prejuízos financeiros, desperdícios e perda de competitividade para a empresa.
Por fim, a gestão de fornecedores pode ajudar a manter a organização mais segura, evitando riscos desnecessários. Se os fornecedores não cumprem com as normas legais, ambientais e éticas, isso pode gerar multas, processos ou danos à imagem da empresa.
Os benefícios de um bom controle de fornecedores
Um bom controle de fornecedores traz diversos benefícios para a empresa. Veja alguns exemplos:
Redução de riscos
O controle de fornecedores reduz os riscos de contratar empresas que não sejam confiáveis, que não entreguem o que prometem ou que causem danos à sua empresa. Você também evita problemas legais, fiscais ou ambientais decorrentes da atuação dos seus fornecedores.
Processos mais ágeis
Fornecedores bem gerenciados estão mais alinhados com suas necessidades e prazos. Isso resulta em processos mais ágeis e eficientes, permitindo que sua empresa responda rapidamente às demandas do mercado e mantenha a competitividade.
Controle de gastos
Um controle rigoroso dos fornecedores contribui para uma gestão financeira sólida. Você pode identificar oportunidades de redução de custos, negociar melhores condições de pagamento e evitar gastos desnecessários.
Padrão de qualidade
Ao fazer um bom controle de fornecedores, você mantém um padrão de qualidade nos seus produtos ou serviços. Você consegue exigir e verificar se os seus fornecedores estão cumprindo com as especificações técnicas e os padrões de qualidade definidos pela sua empresa.
Itens essenciais no controle de fornecedores
Para fazer um bom controle de fornecedores, é preciso ter atenção a alguns itens essenciais, como:
Controle de pagamento de fornecedores
O controle de pagamento de fornecedores envolve o registro, a conferência e a realização dos pagamentos aos fornecedores. É importante fazer esse controle para evitar erros, atrasos ou duplicidades nos pagamentos, que podem gerar multas, juros ou descontos indevidos.
Para fazer o controle de pagamento de fornecedores, é preciso ter um fluxo de caixa atualizado, uma agenda de vencimentos e uma conciliação bancária. Também é preciso ter um sistema de gestão financeira que integre as informações dos pagamentos com as notas fiscais e os contratos dos fornecedores.
Controle de qualidade de fornecedores
O controle de qualidade de fornecedores é o item que envolve a verificação, a avaliação e o feedback sobre a qualidade dos produtos ou serviços entregues pelos fornecedores. É preciso ter critérios claros e objetivos para medir a qualidade dos fornecedores, como prazo, quantidade, conformidade, funcionalidade, entre outros. Assim, sua empresa garante que os fornecedores estão atendendo aos requisitos de qualidade estabelecidos pela empresa.
Controle de preços de fornecedores
Ao monitorar os preços praticados pelos fornecedores, a empresa pode negociar melhores condições, identificar oportunidades de redução de custos, evitar desperdícios e fraudes, e garantir o cumprimento dos contratos. Além disso, o controle de preços de fornecedores contribui para o planejamento estratégico da empresa, pois ajuda a definir o orçamento, o fluxo de caixa e as metas de desempenho.
Estratégias para otimizar seu controle de fornecedores
Além dos itens essenciais, existem algumas estratégias que podem ajudar você a otimizar seu controle de fornecedores. Veja algumas delas:
Definição de critérios mínimos
Antes de firmar parcerias, defina critérios mínimos que os fornecedores devem atender. Isso pode incluir requisitos de qualidade, prazos de entrega e conformidade regulatória.
Avaliações regulares de qualidade
Realize avaliações periódicas para garantir que os fornecedores continuem atendendo aos padrões estabelecidos. Isso pode incluir auditorias presenciais, análise de amostras de produtos e feedback dos colaboradores.
Planilhas e/ou softwares de gestão
Utilize ferramentas como planilhas Excel ou softwares de gestão para acompanhar pedidos, pagamentos e desempenho dos fornecedores. Isso simplifica a organização e análise dos dados.
Acompanhamento de processos
Mantenha um canal de comunicação aberto com os fornecedores. Isso permite que você acompanhe de perto o andamento dos processos, resolva problemas rapidamente e ajuste estratégias conforme necessário.
Ferramentas para controle de fornecedores
Para otimizar ainda mais seu processo de controle de fornecedores, é importante contar com as ferramentas certas. Algumas opções incluem:
Planilhas no Excel
As planilhas no Excel são uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas para o controle de fornecedores. Elas permitem organizar os dados dos fornecedores, como nome, CNPJ, endereço, telefone, e-mail, produtos ou serviços contratados, valores, prazos, condições de pagamento, etc.
As planilhas também possibilitam fazer cálculos, gráficos, filtros e ordenações dos dados, facilitando a análise e a tomada de decisão.
Softwares especializados
Os softwares especializados no controle de fornecedores permitem gerenciar os dados de maneira integrada, automatizada, segura e escalável.
Alguns exemplos de softwares especializados são:
- ERP (Enterprise Resource Planning): sistemas que integram todos os processos e informações da empresa, incluindo o controle de fornecedores;
- CRM (Customer Relationship Management): sistemas que gerenciam o relacionamento com os clientes e também com os fornecedores;
- SRM (Supplier Relationship Management): sistemas que gerenciam especificamente o relacionamento com os fornecedores.
Como a Arquivei pode ajudar você no controle dos seus fornecedores
Com a Arquivei, você pode consultar, baixar e gerenciar as notas fiscais eletrônicas (NF-e) emitidas contra o seu CNPJ. Você ainda ganha acesso a todas as informações das notas fiscais dos seus fornecedores de forma rápida, fácil e segura.
A Arquivei oferece diversos recursos que podem ajudar na gestão de fornecedores e documentos fiscais, como:
Relatório de gastos com fornecedores
Com a Arquivei, você pode gerar relatórios personalizados sobre os seus gastos com fornecedores. Você pode filtrar os dados por período, produto, serviço, categoria, grupo ou segmento. Você também pode visualizar os dados em gráficos interativos ou exportá-los em Excel ou PDF.
Ranking de fornecedores por valor e eficácia
Você também pode criar um ranking de fornecedores por valor e eficácia. O valor é calculado com base no montante total das notas fiscais emitidas pelo fornecedor. Assim, você pode avaliar quais são os fornecedores que mais contribuem para o seu faturamento e quais são os que mais respeitam os prazos de pagamento.
Dados de notas de fornecedores
Com a Arquivei, você ainda pode acessar todos os dados das notas fiscais dos seus fornecedores em um só lugar. Você pode pesquisar as notas por número, série, chave de acesso, data, valor, produto, serviço, etc. Você também pode visualizar as notas em PDF ou XML ou armazená-las na nuvem.
Com esses dados, você pode conferir se as notas fiscais estão corretas, se os impostos foram calculados adequadamente, se os produtos ou serviços foram entregues conforme o contratado, etc. Assim, você pode evitar erros, fraudes, multas e prejuízos para o seu negócio.
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