Uma das melhores maneiras de estar sempre em dia com as obrigações fiscais da sua empresa é estar com as notas fiscais organizadas. Além disso, saber como organizar as notas fiscais pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar as finanças da sua empresa.
Organizar notas fiscais é fundamental para não perder prazos, não pagar multas fiscais e também torna a tarefa anual de orçamento e planejamento estratégico muito mais fácil.
Vale lembrar também que, a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de 5 anos — isso significa muitas vezes centenas de milhares de documentos fiscais.
Ferramentas que otimizam o tempo de trabalho e, principalmente, que facilitam o dia a dia da gestão de documentos fiscais são imprescindíveis. Por isso, abaixo, selecionamos as principais funcionalidades que o Arquivei oferece para organizar e buscar notas fiscais.
5 funcionalidades do Arquivei para organizar as notas fiscais
O Arquivei é especializado em consulta, download e gestão de documentos fiscais como NFes e CTes diretamente da Secretaria da Fazenda. A plataforma disponibiliza suas notas fiscais sem a necessidade da digitação de chave de acesso. O software também conta com a funcionalidade de etiquetas de NFes, para facilitar ainda mais o dia a dia de quem lida com documentos fiscais.
1. Painel de Acesso básico do Arquivei
Os dados gerados no Arquivei podem ser compartilhados das seguintes maneiras:
Acesso do contador ao painel da empresa: Nele, é possível visualizar os XMLs, consultar Notas, fazer downloads e gerar relatórios básicos, que podem colaborar com a gestão de documentos fiscais.
Painel do contator: o segundo modelo permite que o contador tenha seus clientes diretamente no painel de contador. Além disso, ele pode liberar um acesso para cada cliente. Isso dá autonomia de trabalhar com os documentos fiscais de seus clientes e ainda ajudá-los na tomada de decisões.
A vantagem do painel é que cada CNPJ poderá ter um responsável para visualizar as informações.
Vale lembrar que essa opção não é exclusiva para empresas de contabilidade. Essa funcionalidade pode ser aplicada em uma empresa que possui diversas filiais e dar um acesso para cada uma delas. Dessa forma, cada uma só terá acesso aos seus documentos fiscais.
Confira nosso Infográfico: O que é e como usar o painel de acesso básico
2. Etiquetas
A aplicação de etiquetas foi implementada no Arquivei para facilitar a vida da empresa na hora de distinguir do que se trata especificamente aquela nota fiscal.
Por exemplo, imagine uma construtora, agora tente calcular quantas obras ela pode estar gerenciando ao mesmo tempo e quantas notas fiscais podem se confundir. Com a aplicação das etiquetas é possível saber de qual obra é cada nota fiscal. Útil, não é mesmo?
As marcações disponíveis no Arquivei são totalmente personalizáveis para as notas que estão armazenadas dentro da plataforma. São como “tags” que podem ser aplicadas à uma NFe.
Você pode identificá-las como quiser, como neste exemplo:
O Arquivei permite usar etiquetas de diferentes cores e identificação, como no exemplo acima, temos identificações como “Uso e Consumo”, “Contas a Pagar” e “Transferência”.
A função de etiquetas também é excelente para equipes de compras e de estoque, por exemplo. Pois muitas empresas têm datas limites para recebimentos de produtos. É possível, como exemplo, etiquetá-las como “RECEBIDA” ou “AGUARDANDO”.
Você pode filtrar suas notas de acordo com as etiquetas que elas possuem. Basta selecionar esta opção em “Filtro” > “Etiquetadas com”.
Também é possível filtrar pelas notas que não possuem nenhuma etiqueta. É um bom método para encontrar NFes que ainda precisam ser processadas, por exemplo.
Além disso, as etiquetas também aparecem quando você exporta um relatório para o excel. Assim, você consegue extrair bem mais do que uma simples lista – suas notas já estarão separadas na categoria que você precisa para manusear estes dados.
Saiba mais sobre como criar etiquetas no Arquivei. E para saber como facilitar os processos rotineiros com as etiquetas, baixe nosso e-book Classifique seus documentos e otimize sua rotina com Etiquetas.
3. Busca por NFs
Sem a necessidade das chaves de acesso, o Arquivei consulta todas as NFes emitidas para um CNPJ diretamente da Sefaz. Através do certificado digital (A1 ou A3), a plataforma garante a validade jurídica das notas.
Em apenas um clique você pode ter todas as suas Notas Fiscais na plataforma, inclusive com o status atualizado, ou seja, atualização de Notas canceladas e Cartas de Correção.
Você não precisa mais ficar checando nota por nota no site da Sefaz. Faça a consulta automática, em lote.
4. Consulta de DANFe
O DANFe online é um resumo da NFe, com informações essenciais sobre a operação de venda da mercadoria em transporte. Este documento fiscal, apesar de importante para a fiscalização rodoviária, não tem validade jurídica, ou seja, não precisa ser armazenado. Porém muitos contribuintes optam por armazenar para manter o DANFe online disponível caso o DANFe impresso seja extraviado. Com o Arquivei, a consulta é feita de forma automática e organizada.
O Arquivei elimina a morosidade do processo, faz a conexão com a Secretaria da Fazenda em âmbito nacional e traz todas as Notas Fiscais que foram emitidas contra o CNPJ. A consulta automática desse documento é simples e rápida, basta conectar o certificado digital A1 ou A3 na plataforma do Arquivei. Não há a necessidade de digitação da chave de acesso.
O Arquivei é uma solução eficaz e garante o armazenamento da NFe (em arquivo XML) e do DANFe online, além da posterior impressão do DANFe.
5. Armazene com segurança
O armazenamento de Notas Fiscais exige um alto nível de segurança, pois qualquer documento fiscal, seja Nota Fiscal eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) ou Nota de Serviço eletrônica (NFSe), deve ser armazenado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário.
Com o Arquivei, tudo é armazenado no RDS (Relational Database Service, ou Serviço de Banco de Dados Relacional) da Amazon.
Assim, o certificado digital tipo A1 inserido pelo contribuinte fica acessível apenas por dentro da aplicação do Arquivei, protegido pelo banco de dados da Amazon.
O cliente, desta forma, só precisa preocupar-se com o acesso ao Arquivei (login e senha) e não precisa pensar em todo os equipamentos, como o computador, HD, pendrives e sua segurança.
O Arquivei vai além da organização e consulta de NFes
Além de fazer a consulta, download e armazenamento de NFes, CTes e NFSes direto da Sefaz e de mais de 150 prefeitura, o Arquivei também extrai diversos relatórios úteis ao Business Intelligence (Inteligência de Negócio) da empresa. O Arquivei é uma ferramenta tão completa, que preza uma boa gestão de documentos fiscais, traz benefícios a muitos departamentos.
E comece a usar o Arquivei agora mesmo e consulte, faça download e armazene todas as suas notas em um mesmo lugar de maneira segura. Experimente grátis agora!
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