Demorado, repetitivo e burocrático. Essas três palavras são capazes de traduzir a maneira como é realizada a importação manual de notas fiscais no ERP. Se você deseja ter mais segurança e agilidade, um importador XML Protheus é a solução.
A partir da automatização desse processo, é possível importar NFe, NFSe e CTe da SEFAZ direto para o ERP Protheus. A Arquivei pode ajudar no fim da digitação manual da chave de acesso, e melhor: com segurança garantida.
Quer saber como? Continue a leitura até o final e descubra também os 5 critérios de avaliação na escolha do melhor importador XML Protheus!
Tipos de importador de XML Protheus
Há diversas categorias de importadores XML no ERP. Cada um utiliza uma maneira diferente de trazer a nota diretamente para o sistema de gestão. Conheça alguns tipos:
- Sistemas em que é preciso copiar ou baixar e colar manualmente todos os XMLs para uma pasta;
- Plataformas onde é necessário selecionar as notas em algum portal e clicar em “importar XML” ou comando similar;
- Uso de APIs ou Application Programming Interface (Interface de Programação de Aplicação). Mas quando elas apenas conectam o ambiente da SEFAZ, traz algumas dúvidas: onde ficarão essas notas exatamente? Esforços de desenvolvimento precisam ser previstos, como uma tela onde as notas apareçam;
- Importador XML Protheus da Arquivei. Uma tela dentro desse sistema de gestão foi desenvolvida pela própria Arquivei com funções avançadas, inclusive, o sistema permite a parametrização até de um lançamento 100% automático.
Saiba mais: Já é comprovado que a gestão de documentos fiscais com a Arquivei garante um lançamento 80% mais rápido no ERP.
Como colocar o menu “importar XML” no ERP?
Ao utilizar o Importador de XML da Arquivei para Protheus não é preciso se preocupar com investimentos em desenvolvimento para colocar o menu “importar XML” no sistema de gestão.
A configuração é automática e os usuários do ERP Protheus terão um menu de importação de XML dentro desse próprio software. De maneira simples e intuitiva, os XMLs aparecem em uma lista, prontos para o lançamento.
Como importar XML para o Protheus
O processo de importação de XML para o Protheus varia conforme a forma escolhida: via processo manual ou utilizando um software como o Importador de XML da Arquivei.
A Arquivei captura NFes e CTes diretamente da SEFAZ, bem como NFSes de mais de 5 mil prefeituras brasileiras. Conheça, abaixo, o passo a passo de como é realizada a importação com essa plataforma:
- A Arquivei envia os XMLs capturados de forma automática para o ERP;
- Dentro do ERP Protheus, o sistema da Arquivei disponibiliza um menu customizado que recebe todos os XMLs capturados, inclusive, apresentando várias funções adicionais.
Após fazer a configuração, o usuário não precisa de nenhuma ação a mais. Ao acessar o ambiente da Arquivei dentro do Protheus, todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa já estarão lá.
Confira o passo a passo completo para importar XML para o Protheus usando a Arquivei:
- Abra o Protheus e, no menu lateral esquerdo, clique em Importador XML;
- Na janela que se abrir, serão exibidas todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e que ainda não foram importadas;
- Para importar uma nota, basta selecionar o documento desejado, informar a espécie do documento a ser utilizado e clicar em Importar;
- Será aberta uma nova tela para conferência das informações da nota fiscal;
- Preencha o campo de Natureza, informando a natureza da operação utilizada (NAT 001, energia elétrica, PIS, IRRF, retenção para seguridade social, ISS ou COFINS) e clique em OK;
- Preencha também o campo de Condição de Pagamento;
- Na sessão de Itens, confira e preencha corretamente os dados dos produtos e serviços da nota fiscal;
- Caso as informações estejam corretas, basta clicar no botão Confirmar, no canto inferior direito da tela;
- O sistema irá validar algumas informações e pode solicitar a substituição ou manutenção de algumas informações do XML. Escolha manter ou substituir e, ao final, clique em Confirmar;
- O Protheus irá carregar as informações do documento fiscal na tela padrão de entrada com todas as informações preenchidas. Preencha as informações adicionais necessárias e clique em Salvar.
Ao optar por outro importador de XML, é preciso verificar como funciona o processo na plataforma, pois muitos desenvolvedores não costumam explicar detalhes sobre o assunto.
Além disso, existe também a importação manual no ERP, que envolve consultar e validar os documentos na SEFAZ, e depois digitar a chave de acesso e todas as informações de cada documento no Protheus, um processo demorado e improdutivo.
Critérios de avaliação na escolha de um Importador de XML para Protheu
Toda atenção é pouca quando o assunto é a escolha de um importador de XML para Protheus. O mercado disponibiliza diversas opções!
É comum encontrar dificuldades para escolher uma nova tecnologia que facilite o dia a dia de quem lida com notas fiscais. Mas o que uma plataforma precisa ter para ser a solução ideal?
A seguir, confira 5 perguntas importantes a serem feitas que ajudarão nos critérios de escolha.
1. Quais documentos fiscais o sistema importa?
Um critério fundamental a ser verificado é quais documentos fiscais o importador de XML é capaz de disponibilizar no Protheus. Alguns não importam nenhuma NFS-e, enquanto outros só capturam notas de serviço de prefeituras paulistas.
A solução escolhida precisa acessar as NF-es e CT-es, além de NFS-es dos municípios que a sua empresa precisa.
2. É possível validar a chave de acesso no Protheus?
Muitos importadores de XML já têm a chave de acesso validada pelo fato do documento ter vindo da SEFAZ. Mas nem todos trabalham dessa maneira. Se o sistema pede apenas para colar os XMLs, é importante ter um validador de chave de acesso.
3. O sistema é rápido e intuitivo?
Tanto quem contrata como quem usa um sistema espera que ele seja rápido e intuitivo, afinal, não adianta ter um bom importador de XML para Protheus na teoria, se na prática os colaboradores não conseguem utilizá-lo com eficiência. Usabilidade é um quesito muito importante a ser observado.
4. Quais funções avançadas o importador de XML contempla?
Não basta apenas fazer o “feijão com arroz”, a plataforma ideal precisa ter um “tempero a mais”. Outro quesito a ser observado é se o sistema oferece recursos a mais além de apenas ser um importador de XML para o Protheus.
5. Existem validações de segurança ao lançar o documento?
Validações de impostos, itens, pedidos de compra, entre outros, são importantes para garantir um lançamento seguro. Nenhuma empresa quer problemas no futuro e o melhor importador de XML no Protheus precisa garantir essa segurança.
Importador de XML Protheus: como a Arquivei ajuda sua empresa
A plataforma da Arquivei é completa para a gestão de documentos fiscais eletrônicos, isso porque ela contempla desde a captura de XMLs na SEFAZ e prefeituras, até a importação e lançamento no Protheus.
Os arquivos importados já carregam consigo a maioria das informações necessárias para o lançamento, e você nunca precisará digitar a chave de acesso. A partir disso, a customização depende de como é o processo na sua empresa. Desse modo, é possível:
- Vincular XML com pedido de compras;
- Atualizar os dados sem trocar de tela;
- Fazer validações de segurança;
- Configurar o manifesto automático após o lançamento;
- Optar pelo lançamento totalmente automático no Protheus; entre outras ações.
O que contribui para que o processo seja ainda mais ágil é a captura automática de notas fiscais direto da SEFAZ, que acaba com a dependência do envio do arquivo pelo fornecedor.
Além disso, duas ações com muito destaque entre as grandes empresas é o manifesto automático após o lançamento, já que impede o cancelamento da nota fiscal por parte do fornecedor, e também a parametrização do lançamento 100% automático, que garante muita eficiência no setor fiscal.
Benefícios do Importador de XML da Arquivei
Como você pode ver, importar XML de forma automática no Protheus traz vários benefícios, e com Arquivei o nível de automatização pode ser ainda mais elevado. Confira a seguir os principais benefícios da plataforma.
Compliance
A conformidade está alinhada às comparações de informação do XML recebido e as contidas no ERP para lançamento, permitindo que sejam importadas no Protheus como devido.
Outra vantagem é a marcação sobre quais documentos já foram lançados e o histórico de importação de XML, resultando em um fechamento de mês seguro.
Segurança
A segurança está ligada com a veracidade das informações antes de chegarem ao lançamento no ERP, por exemplo, o fim das notas frias. Assim, quando NFes indevidas forem emitidas contra sua empresa, você terá conhecimento e poderá registrar um manifesto sobre a inconformidade.
Com o sistema da Arquivei, o armazenamento com backup dos XMLs dos documentos fiscais é feito em nuvem!
Desse modo, quando ocorrer uma fiscalização ou precisar acessar qualquer documento, será fácil encontrá-lo, graças aos filtros inteligentes e marcadores personalizados e exclusivos da plataforma.Para conhecer 100% do Importador de XML para Protheus da Arquivei, entre em contato e solicite uma demonstração do sistema.
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