Gestão de NFes e negócio produtivo - Blog | Arquivei
Publicado em

outubro, 2017

Escrito por

Arquivei

A gestão de NFes pode tornar o seu negócio mais produtivo

Saiba como uma ferramenta de consulta de NF pode ajudar seu negócio a ser mais produtivo, inteligente e gerar mais resultados.

Gestão de Empresas


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Você já está careca de saber que a tecnologia é uma aliada importante para qualquer negócio. E isso não é diferente para o setor financeiro e escritórios de contabilidade.

Utilizando uma plataforma que lhe facilite a vida na hora de consultar notas fiscais, por exemplo, você otimiza seu fluxo de trabalho e reduz o tempo perdido com tarefas operacionais que podem muito bem ser otimizadas.

Esse tipo de solução veio para trazer maior produtividade e competitividade para as empresas, independentemente de seu tamanho ou ramo de atuação.

Mas você já parou para pensar como como um app de consulta de NF pode reduzir os custos do seu empreendimento, torná-lo mais produtivo e otimizar as suas operações?

Um software desse tipo pode ter uma série de utilidades, como reformar seu pensamento analítico e gerar relatórios que se transformam em inteligência corporativa. Como você já sabe, ter inteligência corporativa é algo essencial para aumentar sua competitividade frente ao mercado.

Maior organização e aumento de produtividade

Organizar e consultar documentos fiscais manualmente pode ser uma tarefa árdua para as empresas que trabalham com um grande número de notas diariamente. Essa é uma dor sentida sobretudo no varejo. Às vezes, uma mercadoria chega ao seu estoque, mas a NFe e o DANFe não. Ou, o que é ainda pior, o fornecedor faz o cancelamento de uma nota sem sequer te avisar.

Também é normal faltar uma padronização quanto ao recebimento desses documentos fiscais, que podem ser enviadas por e-mail, podem chegar junto com as mercadorias e assim por diante. Aliás, você sabia que mais de 78% das empresas brasileiras não recebem todos os documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ e 80% não sabe quando uma nota é cancelada, justamente por conta do caos nessa comunicação e pelos ruídos troca de dados?

Em vez gastar tempo ligando para os fornecedores e fazendo as cobranças ou negociações manualmente, um funcionário pode otimizar as suas tarefas de forma muito mais inteligente, consultando a emissão de novas notas automaticamente . Assim, descobre de imediato se há algo de errado com um documento. Ter todos os arquivos XML armazenados e organizados em uma única interface torna muito mais fácil a gestão de documentos fiscais.

Além disso, uma vez que uma NFe for emitida, seu Centro de Distribuição (CD) pode se preparar para receber a carga, conferindo sempre no sistema o que foi emitido e o que foi efetivamente entregue. Fazer consultas de NFe na Sefaz (Secretaria da Fazenda) é uma tarefa penosa, visto que o sistema oferecido publicamente pelo órgão não possibilita operações em lote. Isso significa que é necessário consultar cada documento manualmente. Você consegue imaginar o tempo perdido nesse processo?

Análises e inteligência fiscal

Ok, digamos que você esteja com seus arquivos XML organizados e em dia. Fica difícil fazer uma análise de suas informações manualmente, pois, por mais que estejamos falando de um registro em formato eletrônico, é complicado copiar e colar seus campos em uma planilha Excel, por exemplo. Com uma ferramenta para consultar notas fiscais, fica mais simples criar gráficos que levam inteligência financeira ao seu negócio.

Quer um exemplo? Imagine que, ao analisar os XML em um determinado período de tempo, você consiga visualizar um gráfico que exibe altas e baixas nos preços dos produtos de seu fornecedor — ou de vários deles, se for o caso. Com essa análise, é possível se organizar para planejar uma promoção (no caso de diminuição de preços) ou até mesmo procurar um fornecedor mais em conta, caso uma alta nos valores seja identificada.

O que queremos dizer aqui é que, com o software certo para analisar o conteúdo das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, você pode fazer a análise do custeio e aumentar a margem de lucro. Diferentemente do que muitos pensam, fazer uma consulta de NF não significa apenas evitar problemas de fiscalização, mas também entender melhor as finanças do seu empreendimento e mudar suas estratégias de acordo com a necessidade.

Esse acompanhamento não é só externo (fornecedores), mas também interno. Olhar para dentro de sua empresa, identificar gastos desnecessários e fazer um novo planejamento logístico é algo possível a partir do momento em que você tem um maior controle dos documentos fiscais que entram e saem.

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Evitando problemas com o Fisco

Da mesma forma, com uma solução completa de consulta de NF, você pode acompanhar o valor do ICMS pago, o custo do frete e o preço praticado pelo fornecedor. Você pode ainda fazer o controle de devoluções no tempo certo, o que evita futuros problemas com a Receita Federal. Se você, por exemplo, possui uma mercadoria e não possui a nota fiscal, pode ser multado por comercializar bens “por fora”, sem pagar os devidos impostos.

O mesmo ocorre com a conferência de valores negociados com um fornecedor e o valor declarado em sua nota fiscal. Se houver divergência, uma penalidade do Fisco é garantida no caso de uma auditoria ou fiscalização. Por fim, quando falamos de controle interno, ter em mãos um app que lhe permite consultar notas fiscais faz com que a sua empresa realize uma auditoria interna. Assim fica mais simples confirmar se aquilo que foi pago e recebido realmente reflete as previsões orçamentárias.

Bom para todo mundo

Uma organização minuciosa de notas fiscais também pode ser benéfica para os seus clientes. Armazenando as NFes emitidas em uma venda, fica fácil oferecer um atendimento de maior qualidade no pós-venda. Uma plataforma de gestão de documentos fiscais e de consulta de NFes é valiosa para qualquer negócio, pois, além de otimizar a produtividade de sua equipe como um todo, traz mais inteligência corporativa e lhe permite identificar pontos que podem ser melhorados.

Com uma cartela diversificada de clientes, o Arquivei é uma plataforma que possui todos os recursos de que você precisa para otimizar esses processos.

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