Saiba quais são os documentos fiscais essenciais para o transporte de cargas

Emitir documentos fiscais para transporte de cargas mudou ao longo dos anos.

Essas mudanças na documentação servem para subir o nível de confiabilidade que possui atualmente. Alguns aspectos referentes à legislação foram revisados, os sistemas foram aprimorados e o processo de envio de informações já tem versões simplificadas.

Por essas modificações, o conjunto de documentos referentes ao frete pode ser registrado, editado e consultado com praticidade e segurança.

Entenda as obrigações fiscais essenciais para o transporte com tranquilidade das cargas.

E quais são os documentos fiscais essenciais para o transporte de cargas?

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Nota Fiscal Eletrônica é um tipo de documento emitido pelo embarcador da mercadoria a ser transportada. A principal atribuição dele é registrar a venda de produtos, identificando a figura do vendedor e do comprador. A existência da NFe é totalmente digital e transmitida pelo emissor para a Receita Federal eletronicamente. 

É uma vantagem, pois o arquivo em formato XML (formato padrão de Notas Fiscais Eletrônicas) pode ser compartilhado com os destinatários, reduzindo, assim, o tempo gasto com a conferência das informações durante o recebimento.

Enquanto a NFe tem a sua distribuição realizada por meio eletrônico, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) tem sua versão em papel. 

Para as empresas transportadoras o DANFE deve obrigatoriamente acompanhar a carga desde a sua origem até o destinatário.

O documento auxiliar deve conter as seguintes informações para consulta da nota fiscal:

• Código de barras;
• Valor total das mercadorias;
• Chave numérica com 44 dígitos;
• Descrição dos dados do remetente e do destinatário.

É importante destacar que o DANFE não deve ser considerado uma substituição da nota fiscal eletrônica. Essa é apenas uma versão simplificada utilizada para fins de fiscalização.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

O CTe tem o objetivo de documentar a prestação de serviços de movimentação de cargas. 

Atualmente, a sua emissão, recepção e autorização é realizada eletronicamente para todas as modalidades de transporte. Fabricantes que possuem frota própria devem ser credenciados na Sefaz (Secretaria da Fazenda) do respectivo estado para receberem autorização para emitir o conhecimento de transporte.

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Considerando o Conhecimento de Transporte Eletrônico, a função do documento auxiliar é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto desse transporte de carga. 

Ele também serve para comprovar a prestação dos serviços. No momento da entrega, o destinatário deve assinar e carimbar o campo específico para indicar que o serviço foi concluído e os produtos se encontram conforme o pedido.

No caso dos pedidos incompletos, quantidade incorreta ou produtos danificados, o cliente pode recusar a entrega e os produtos devem retornar à origem com o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) original. Sua utilização também contribui para as fiscalizações ocorridas em postos. 

Utilizando o código de 44 dígitos e o código de barras, a veracidade das informações pode ser verificada no sistema da Receita Federal. Isso pode ser verificado com agilidade.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

O desenvolvimento do MDFe tem como objetivo a simplificação das obrigações fiscais tanto de fornecedores como das prestadoras de serviço.

Esse Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser utilizado nos casos em que o veículo está levando mercadorias distintas que requerem a emissão de mais de uma Nota Fisca. Vale também para quem precisa de mais de um Conhecimento de Transporte.

A finalidade do manifesto é agilizar o processo de registro de documentos em lote e identificar cada uma das cargas em trânsito. Para saber: Uma das novidades sobre esse documento, vigente desde outubro de 2017, é a exigência de informar o seguro de RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga). 

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Assim, os danos a terceiros decorrentes do transporte rodoviário estão acobertados. Os sinistros que podem ser indenizados são:

• Colisão;
• Incêndio;
• Explosão;
• Capotagem;
• Tombamento;
• Abalroamento.

Para o preencher corretamente o documento, devem ser informados o nome da seguradora, CNPJ, número da apólice e número da averbação. 

A nova regra também determina que os dados devem ser registrados antes do início da viagem para evitar penalizações.A emissão de documentos fiscais para transporte de cargas é uma obrigação que corresponde a transportadoras e fornecedores. Por tanto, essa exigência surge da necessidade de registrar as transações de compra e de distribuição e são vitais para que a empresa opere dentro da legalidade e previna penalizações.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

É um documento exigido desde 2014. Esse arquivo auxilia na fiscalização aduaneira, já que nele se encontram informações detalhadas do processo de transporte. 

O documento deve estar impresso e nas mãos do motorista, a fim de que, caso seja necessário, auxilie nas buscas na base de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)

O CRLV diz respeito ao registro do veículo, e é obrigatório para os proprietários de todos os automóveis. 

Ele também conhecido como licenciamento, comprova que as obrigações legais estão em dia, autorizando o veículo a transitar. 

O certificado só é liberado quando os seguintes impostos estão pagos:

• IPVA;
• seguro obrigatório (DPVAT);
• taxa de renovação de licenciamento (necessário para a emissão do CRLV);
• pagamento das multas de trânsito pendentes e já vencidas.

Se essa documentação não for entregue, o motorista responsável pode ser parado pela fiscalização dos órgãos de trânsito e ter o transporte impedido.

Também é importante lembrar que ele deve ser portado junto com a CNH (Carteira Nacional de Habilitação), na qual deve constar a habilitação do motorista de acordo com o veículo que está dirigindo. Por exemplo, se o motorista é habilitado com a carteira B, ele não pode conduzir caminhões. Caso contrário, estará incorrendo em infração de trânsito.

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

O documento diz respeito ao seguro de responsabilidade civil por danos a terceiros causado na ação de transporte rodoviário de cargas. 

Esse arquivo é de responsabilidade da empresa transportadora, e válido em todo o território nacional.

Se for acionado, o transportador deverá ser indenizado em acidentes com os veículos de transporte da empresa (capotagem, colisão, atropelamento, explosão, tombamento, incêndio, abalroamento, entre outros). 

É importante ressaltar que esse é um seguro obrigatório, e o transportador deve tê-lo mesmo que a empresa contratante tenha seguro próprio.

Como a Arquivei pode te ajudar de fato com documentos fiscais para transporte de cargas e outros

A plataforma Arquivei é a melhor no gerenciamento de documentos fiscais e se soma aos demais apps tecnológicos. Para se ter uma ideia do alcance da aplicação: mais de 90 mil empresas utilizam Arquivei.

O programa monitora o seu CNPJ na Sefaz (Secretaria da Fazenda) nacional e prefeituras.

Através da Arquivei, você consulta e baixa suas notas fiscais em tempo real.

Nele é possível controlar, armazenar e compartilhar suas notas em uma plataforma inteligente.

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Tecnologia é importante sim para a gestão fiscal

Com esses recursos disponíveis, é difícil não perceber que a quantidade de documentos exigidos para o transporte de mercadorias é considerável.

A presença dos recursos só reforça a importância da organização e cautela em todas as etapas da gestão fiscal, estando atento aos detalhes para garantir um transporte sem problema das mercadorias. Para minimizar o risco de ter problemas com o fisco, simplificar e agilizar a emissão dos documentos necessários e se certificar de que tudo está em conformidade com a lei, uma boa medida é adotar uma solução tecnológica com foco para transportadoras.

Existem programas desenvolvidos especificamente para a gestão de transporte são grandes aliados, uma vez que contribuem para a melhor organização de documentos fiscais. Sistemas tipo TMS (Transportation Management System), por exemplo, possuem uma abordagem simplificada que permite o controle de diversas operações logísticas, inclusive fazer a gestão de documentos.

Transportadoras precisam estar atentas à legislação e alinhadas com as práticas mais modernas, para fazer uma gestão eficiente dos documentos fiscais para o transporte de cargas. 

Comece a utilizar o Arquivei agora mesmo e adore boas práticas de governança, para suas cargas não correrem risco de autuação e poder transitar normalmente.