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Implementado em 2006, o arquivo XML da nota fiscal eletrônica é uma solução tecnológica que trouxe diversos benefícios para o setor de contabilidade e todos os outros que são diretamente ligados a ele.
O arquivo guarda dados importantes e a sua perda ou falta de organização pode acarretar problemas com o fisco. Contudo, saiba que é possível recuperar o arquivo XML de NFes. Isto é, podemos recuperar o arquivo sem prejudicar a empresa.
Assim, neste artigo iremos explicar tudo sobre XML, o porquê do seu gerenciamento nas empresas e contabilidades ser tão importante e, é claro, boas práticas para recuperar o arquivo XML das notas fiscais eletrônicas corretamente.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote e diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes
Leia: A importância da gestão do arquivo XML para a contabilidade
O que é arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica
O XML é a sigla para eXtensible Markup Language, isto é, apenas um tipo de linguagem de marcação que define regras para codificar os documentos. O arquivo é utilizado na NFe para armazenar os dados e ainda solicitar uma assinatura digital para a emissão da nota através do Certificado Digital, assim garantindo segurança e confiabilidade nas informações contidas no arquivo, já que a NFe não é autorizada caso tenha algum preenchimento incorreto.
O formato XML obedece a um padrão de escrituração fiscal nacional e, diferentemente do DANFe, não acompanha informações sobre a mercadoria negociada, levando a responsabilidade de disponibilizá-la para consulta ao próprio fornecedor.
DANFe e NF-e: entenda as diferenças entre elas
No arquivo XML constam as seguintes informações:
- Nota Fiscal eletrônica: número, data de emissão, data de saída/entrada, série, modelo e valor total;
- Emitente: CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS;
- Destinatário: CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social;
- Produtos e serviços: descrição, unidade comercial, quantidade e valor;
- ICMS: base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins;
- Transporte: CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
- Cobrança: forma de pagamento e endereço;
- Dados adicionais: fonte de impressão Danfe e outros dados de interesse do contribuinte.
A importância do arquivo XML da NFe
O arquivo XML fornece maior credibilidade às informações contidas nele, portanto, é um documento que possui validade fiscal e jurídica. Além disso, segundo a legislação, é necessário manter o arquivo XML por um período mínimo de cinco anos após a sua emissão.
O arquivo XML da NFe também é uma inovação, pois através do arquivo todos os setores envolvidos, inclusive a Receita Federal, passaram a ter as informações sobre a NFe emitidas em tempo real, o que antes não ocorria.
Como isso, a sonegação de impostos diminuiu drasticamente, já que o arquivo XML é validado pelo sistema da Receita Federal antes da emissão.
Mas não se engane! Caso emita uma NFe com informações incorretas, a Receita Federal terá conhecimento e ficará de olho na sua empresa. Por isso, o melhor caminho é conferir todos os dados e impostos contidos na Nota Fiscal eletrônica emitida.
É possível recuperar um arquivo XML de nota emitida?
Apesar da importância da organização dos documentos fiscais, é comum escutarmos o caso de alguém que a perdeu, já que muitas pessoas confundem os arquivos. Muitos dos casos de perda de arquivos XML acontecem por desorganização e má gestão da empresa ou empreendedor.
Ao perder tais documentos, a empresa fica exposta à autuações e poderá pagar multas que podem ultrapassar mil reais por documento perdido. Além disso, conforme a lei 9.964, de 10 de abril de 2000, também poderá ser aplicada a pena de dois a cinco anos de reclusão.
Felizmente, é possível recuperar um arquivo XML de nota fiscal emitida. Existem duas maneiras de fazer isso, e que explicamos em detalhes mais à frente:
- Manualmente, pelo site da Sefaz;
- Com o uso de uma ferramenta de automação, como o Arquivei.
Existe um prazo para recuperação de um arquivo XML?
Em caso de perda de um arquivo XML de nota fiscal, é muito importante agir o mais rápido possível. Afinal, ao contrário do que muitas pessoas acreditam, as notas fiscais não são armazenadas por tempo indeterminado pela Sefaz. Na verdade, só é possível consultar o XML completo das notas fiscais emitidas nos últimos 30 dias.
Por isso, é muito importante investir em práticas que garantam a segurança e o armazenamento dos arquivos XML, seja um por meio de um backup manual ou com uma ferramenta de gestão fiscal automatizada, como o Arquivei.
Fazendo isso, o seu time não precisa se preocupar com prazos e a recuperação dos documentos é mais ágil e segura. Além de evitar possíveis penalidades e multas para o seu negócio.
Como recuperar o arquivo XML da NFe manualmente
Desde julho de 2020, conforme comunicado no Portal da Nota Fiscal eletrônica, a consulta completa do documento ocorre mediante utilização do certificado digital e está disponível apenas para os envolvidos na operação do documento ou terceiros autorizados.
Caso o contribuinte atenda a esses requisitos, é possível realizar o download do documento através da consulta no portal da nota fiscal eletrônica. Para isso, basta informar o número da chave de acesso do documento. Confira o passo a passo:
- Para recuperar o arquivo manualmente, tenha em mãos o certificado da empresa, o DANFE e acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica;
- Em seguida, digite a chave de acesso no campo informado — é necessário informar o número de 44 dígitos presente no DANFE;
- Digite o código de acesso da imagem do site, para confirmar que não é um robô e;
- Faça o download do XML.
A maneira manual de recuperar XML permite que o contribuinte realize o download de um documento por vez.
Para aperfeiçoar e otimizar essa operação, há programas disponíveis no mercado para essa função, como é o caso do Arquivei, que vamos te apresentar logo abaixo.
Como recuperar arquivo XML da NFe de forma fácil e rápida
O Arquivei é uma solução de automação para gestão e consulta de NFes e outros documentos fiscais que facilitam o controle da sua empresa.
Com ferramentas como o Arquivei, atividades trabalhosas e que tomavam muito tempo, como recuperar arquivos XML de NFe, tornou-se fácil e rápido!
O arquivo conta com funcionalidades para consulta automática, baixar NFe em lote, com armazenamento ilimitado, verificação de status, acessibilidade em multi plataforma, relatórios inteligentes e de filtragem personalizada, monitoramento dessas ações, tudo isso pode estar ao seu alcance de forma muito simples.
Conheça hoje mesmo o Arquivei, software de gestão fiscal que te permite consultar, fazer download e armazenar todos os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Comece o teste grátis agora!
Como evitar a perda dos XMLs das notas fiscais?
Para garantir a segurança e evitar a perda dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas, é fundamental adotar algumas práticas simples, mas eficazes. Afinal, a perda desses documentos pode acarretar complicações e transtornos para empresas de todos os tamanhos.
Confira algumas dicas que podem ajudar a evitar esse problema e facilitar a recuperação dos arquivos XML quando necessário.
- Faça backup na nuvem regularmente: Realizar backups na nuvem periódicos é uma das melhores formas de prevenir a perda de arquivos XML. Certifique-se de que seu sistema tenha uma política de armazenamento na nuvem, com cópias seguras e armazenadas online. Dessa forma, mesmo que ocorra um imprevisto, como falhas no sistema ou problemas técnicos nos servidores internos da sua empresa, você terá uma cópia na nuvem dos arquivos XML das notas fiscais facilmente acessadas pela internet.
- Mantenha um arquivo físico ou digital dos XMLs: Além de armazenar os arquivos XML no sistema de gestão fiscal, é recomendável manter uma cópia física ou digital dos documentos. Você pode optar por imprimir os XMLs e arquivá-los em pastas organizadas ou criar uma pasta digital no seu computador ou na nuvem, com cópias dos arquivos. Essa precaução extra ajudará a garantir a disponibilidade dos XMLs, mesmo em situações adversas.
- Esteja atento aos prazos de armazenamento: Verifique os prazos legais para a guarda dos XMLs das notas fiscais emitidas e recebidas. Cumprir esses prazos é essencial para evitar problemas futuros e estar em conformidade com a legislação fiscal. Certifique-se de que seus procedimentos de armazenamento sejam adequados e que você esteja seguindo todas as exigências legais.
- Utilize um sistema de gestão fiscal: Investir em um sistema de gestão fiscal confiável pode ser uma excelente estratégia para evitar a perda dos XMLs das notas fiscais. Essas soluções normalmente oferecem recursos avançados de armazenamento e organização de documentos fiscais eletrônicos, garantindo fácil acesso e recuperação quando necessário.
E para tornar a sua rotina fiscal ainda mais produtiva, conheça hoje mesmo o Arquivei, software de gestão fiscal que te permite consultar, fazer download e armazenar todos os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ.
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