Implementado em 2006, o arquivo XML da nota fiscal eletrônica é uma solução tecnológica que trouxe diversos benefícios para o setor de contabilidade e todos os outros que são diretamente ligados a ele.
O arquivo guarda dados importantes e a sua perda ou falta de organização pode acarretar problemas com o fisco. Contudo, saiba que é possível recuperar o arquivo XML de NFes. Isto é, podemos recuperar o arquivo sem prejudicar a empresa.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Assim, neste artigo iremos explicar tudo sobre XML, o porquê do seu gerenciamento nas empresas e contabilidades ser tão importante e, é claro, boas práticas para recuperar o arquivo XML das notas fiscais eletrônicas corretamente.
Leia: A importância da gestão do arquivo XML para a contabilidade
O que é arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica
O XML é a sigla para eXtensible Markup Language, isto é, apenas um tipo de linguagem de marcação que define regras para codificar os documentos. O arquivo é utilizado na NFe para armazenar os dados e ainda solicitar uma assinatura digital para a emissão da nota através do Certificado Digital, assim garantindo segurança e confiabilidade nas informações contidas no arquivo, já que a NFe não é autorizada caso tenha algum preenchimento incorreto.
O formato XML obedece a um padrão de escrituração fiscal nacional e, diferentemente do DANFe, não acompanha informações sobre a mercadoria negociada, levando a responsabilidade de disponibilizá-la para consulta ao próprio fornecedor.
DANFe e NF-e: entenda as diferenças entre elas
No arquivo XML constam as seguintes informações:
- Nota Fiscal eletrônica: número, data de emissão, data de saída/entrada, série, modelo e valor total;
- Emitente: CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS;
- Destinatário: CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social;
- Produtos e serviços: descrição, unidade comercial, quantidade e valor;
- ICMS: base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins;
- Transporte: CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
- Cobrança: forma de pagamento e endereço;
- Dados adicionais: fonte de impressão Danfe e outros dados de interesse do contribuinte.
A importância do arquivo XML da NFe
O arquivo XML fornece maior credibilidade às informações contidas nele, portanto, é um documento que possui validade fiscal e jurídica. Além disso, segundo a legislação, é necessário manter o arquivo XML por um período mínimo de cinco anos após a sua emissão.
O arquivo XML da NFe também é uma inovação, pois através do arquivo todos os setores envolvidos, inclusive a Receita Federal, passaram a ter as informações sobre a NFe emitidas em tempo real, o que antes não ocorria.
Como isso, a sonegação de impostos diminuiu drasticamente, já que o arquivo XML é validado pelo sistema da Receita Federal antes da emissão.
Mas não se engane! Caso emita uma NFe com informações incorretas, a Receita Federal terá conhecimento e ficará de olho na sua empresa. Por isso, o melhor caminho é conferir todos os dados e impostos contidos na Nota Fiscal eletrônica emitida.
Ih, perdeu o arquivo? Calma, tem solução!
Apesar da importância da nota fiscal eletrônica, é comum escutarmos o caso de alguém que a perdeu, já que muitas pessoas confundem os arquivos.
Ao perder tais documentos, a empresa fica exposta à autuações e poderá pagar multas que podem ultrapassar mil reais por documento perdido. Além disso, conforme a lei 9.964, de 10 de abril de 2000, também poderá ser aplicada a pena de dois a cinco anos de reclusão.
Caso a sua empresa passe por situações de perda dos arquivos de XML, vamo explicar como podemos recuperar XML e, desta maneira, ficarmos livre de possíveis punições. Confira!
Como recuperar o arquivo XML da NFe manualmente
Desde julho de 2020, conforme comunicado no Portal da Nota Fiscal eletrônica, a consulta completa do documento ocorre mediante utilização do certificado digital e está disponível apenas para os envolvidos na operação do documento ou terceiros autorizados.
Caso o contribuinte atenda a esses requisitos, é possível realizar o download do documento através da consulta no portal da nota fiscal eletrônica. Para isso, basta informar o número da chave de acesso do documento. Confira o passo a passo:
- Para recuperar o arquivo XML da NFe manualmente, tenha em mãos o certificado da empresa, o DANFE e acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica;
- Em seguida, digite a chave de acesso no campo informado — é necessário informar o número de 44 dígitos presente no DANFE;
- Digite o código de acesso da imagem do site, para confirmar que não é um robô e;
- Faça o download do XML.
A maneira manual de recuperar XML permite que o contribuinte realize o download de um documento por vez.
Para aperfeiçoar e otimizar essa operação, há programas disponíveis no mercado para essa função, como é o caso do Arquivei, que vamos te apresentar logo abaixo.
Como recuperar arquivo XML da NFe de forma fácil e rápida
O Arquivei é uma solução de automação para gestão e consulta de NFes e outros documentos fiscais que facilitam o controle da sua empresa.
Com ferramentas como o Arquivei, atividades trabalhosas e que tomavam muito tempo, como recuperar arquivos XML de NFe, tornou-se fácil e rápido!
O arquivo conta com funcionalidades para consulta automática, baixar NFe em lote, com armazenamento ilimitado, verificação de status, acessibilidade em multi plataforma, relatórios inteligentes e de filtragem personalizada, monitoramento dessas ações, tudo isso pode estar ao seu alcance de forma muito simples.
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Conclusão
No geral, quando se trata de arquivos XML, é imprescindível fazer o gerenciamento corretamente, procurando ficar atento ao armazenamento e às mudanças que ocorrem na legislação, a fim de fazer a emissão da NFe de maneira correta. Portanto, mantenha-se atualizado e busque soluções para facilitar e otimizar esse processo.
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