Uma dúvida muito frequente entre administradores é como recuperar arquivos XML de NFe. Mesmo com uma boa gestão, alguns arquivos precisam ser buscados para diferentes finalidades. Ou até mesmo um bug nos arquivos do computador. Um arquivo XML carrega dados essenciais para uma transação comercial e a sua perda pode causar problemas internos e também com a Receita Federal.
A boa notícia é: a tecnologia viabiliza várias funcionalidades para diferentes setores, como o de contabilidade. Sendo assim, sabia que é possível recuperar esse tipo de arquivo e evitar prejudicar sua empresa?
No artigo a seguir, explicaremos tudo que você precisa saber sobre XML, o porquê de um bom gerenciamento contábil nas empresas e, é claro, as melhores práticas para recuperar o arquivo XML de NFe corretamente. Vamos lá?
O que é o arquivo XML da nota fiscal?
O XML é a sigla em inglês para eXtensible Markup Language, sendo essa a linguagem usada para codificar documentos. No mundo contábil, usamos o XML para trabalhar com as NFes e também na solicitação de assinatura digital no momento de emissão da nota. Isso tudo é feito por meio do certificado digital, garantindo a segurança da informação.
Você deve saber também que há um padrão de escrituração fiscal nacional para o formato XML. Ele é diferente da DANFe por não acompanhar informações sobre a mercadoria negociada, o que aumenta a responsabilidade de disponibilizá-la para consulta ao próprio fornecedor.
Sendo assim, um XML contém os seguintes componentes:
- Nota Fiscal eletrônica com a numeração do documento, data de emissão, saída/entrada, série, modelo e valor total;
- Emitente, informando o CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS;
- Destinatário com CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social;
- Produtos ou serviços: deve conter a descrição, unidade comercial, quantidade e valor;
- Taxa ICMS, com informações sobre a base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins;
- Dados sobre o transporte, tais quais o CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
- Informações sobre a cobrança, com a forma de pagamento e endereço;
- Outros dados, como a fonte de impressão Danfe e qualquer outra informação do interesse do contribuinte.
É possível recuperar um arquivo XML de NFe perdido?
Não deve ser surpresa para ninguém que a organização dos documentos é essencial para evitar uma série de questões. Mas por que sempre escutamos casos de perdas de arquivos ou confusões com outros documentos?
A resposta é simples: nem todas as empresas possuem organização ou a gestão não é eficiente. Com isso, a empresa se expõe a fiscalizações e autuações, sendo obrigada a pagar multas de mais de mil reais por documento perdido. Além disso, conforme a Lei 9.964 de 2000, também poderá ser aplicada a pena de dois a cinco anos de reclusão.
E não acaba aqui. De acordo com a Receita Estadual do Rio Grande do Sul, o artigo 22 do Decreto 37.699/97 e o artigo 195 do Código Tributário Nacional falam que os documentos fiscais de uma empresa devem ser armazenados durante o prazo de 5 anos completos. Entende porque não devemos perder essas NFes?
Como recuperar XML de notas emitidas?
Felizmente, é possível recuperar um arquivo XML de nota fiscal emitida. Ainda há outra notícia boa: existem duas maneiras de fazer isso, com mais explicações à frente:
- Manualmente, pelo site da Secretaria da Fazenda;
- Por meio de uma ferramenta de automação especializada em gestão fiscal, como a Arquivei.
Apesar disso, é preciso agir o mais rápido possível se a sua equipe entrar pelo Sefaz. Afinal, as notas fiscais não são armazenadas por tempo indeterminado — só é possível consultar o XML completo das notas fiscais emitidas nos últimos 30 dias.
Como recuperar XML de notas recebidas?
Como recuperar XML de notas manualmente pela SEFAZ
Desde julho de 2020, o Portal da Nota Fiscal eletrônica viabiliza a consulta completa do documento por meio do certificado digital e está disponível apenas para os envolvidos na operação do documento ou terceiros autorizados.
Atendendo a esses requisitos, é possível realizar o download do documento através da consulta no portal da nota fiscal eletrônica. Para isso, basta informar o número da chave de acesso do documento. Confira o passo a passo:
- Primeiramente, tenha em mãos o certificado da empresa, o DANFE e acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica;
- Em seguida, digite a chave de acesso no campo informado — é necessário informar o número de 44 dígitos presentes no DANFE;
- Digite o código de acesso da imagem do site, para confirmar que não é um robô e;
- Faça o download do XML.
Quando essa opção é escolhida, só é possível recuperar o XML de um documento por vez. Ou seja, é uma tarefa repetitiva e esse detalhe deve ser relevante para montar os processos da sua empresa.
Se quiser aperfeiçoar e otimizar essa operação, há programas disponíveis no mercado para essa função, como é o caso da Arquivei, que vamos te apresentar logo abaixo.
Como recuperar XML de notas pelo Arquivei
Como você viu, a recuperação de notas na SEFAZ é fácil, mas também é demorada e inviável para grandes volumes de documentos. Uma forma mais simples e segura de recuperar XML de notas fiscais é usando o software Arquivei, veja passo a passo:
- Acesse o site da Arquivei e inicie um teste gratuito;
- Insira o certificado digital da empresa na plataforma;
- As notas fiscais recebidas são recuperadas da SEFAZ e podem ser consultadas pelo menu lateral em “Acesso às notas ➜ NFe”.
Na plataforma você verá todas as informações de cada XML de nota fiscal que foi emitido contra a sua empresa, de forma rápida e sem precisar da chave de acesso, e ainda pode baixar XML e DANFE, fazer o manifesto do destinatário, integrar ao ERP da sua empresa, e muito mais.
➜ Consulte notas fiscais com Arquivei
Como usar o Arquivei para armazenar e gerir suas notas fiscais
Investir em um sistema de gestão fiscal confiável é a melhor estratégia para evitar a perda dos XMLs das notas fiscais. Nesse sentido, o Arquivei é uma plataforma completa que traz segurança, produtividade e compliance para as empresas.
A solução faz a varredura na SEFAZ e nas prefeituras de forma constante, capturando NFe, NFSe e CTe que são emitidas contra o CNPJ da empresa, e disponibilizando para a consulta.
Todos os documentos fiscais são armazenados de forma segura e em nuvem, pelo período estipulado em lei. Assim, se um auditor fiscal solicitar o XML dos documentos, com apenas dois cliques você pode filtrar, encontrar e apresentar o arquivo.
Ainda no quesito segurança fiscal e compliance, o Análise Tax e Sped é uma ferramenta poderosa dentro da plataforma. Com ela, é feito o confronto entre os dados do Sped Fiscal e das notas fiscais recebidas no período, apontando possíveis divergências entre quantidade de NFes escrituradas, valores de impostos, alíquotas e muito mais.
Para garantir mais agilidade nos processos, o Arquivei é integrado aos principais ERPs e plataformas de e-commerce do mercado, garantindo a importação automática de XMLs dentro da plataforma, eliminando tempo perdido e erros com digitação.
Existem ainda várias outras funcionalidades que garantem uma gestão fiscal, financeira e de compras mais ágil, segura e sem erros. Com Arquivei, você gerencia seus documentos fiscais eletrônicos de forma fácil e descomplicada, e o resto a plataforma faz por você.
Experimente grátis o Arquivei e veja na prática os benefícios da solução!
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