Segurança na Black Friday: site e documentos fiscais | Blog do Arquivei
Publicado em

novembro, 2017

Escrito por

Equipe Arquivei

O pós Black Friday e o cuidado com segurança e documentos fiscais

Antes do período de Black Friday é necessário preparar seu negócio contra golpes, mas esse período é seguido por muitos cuidados que devem ser tomados quanto à segurança com documentos fiscais também. Saiba como entrar no próximo ano com suas Nfes organizadas de acordo com o fisco.

Gestão de Empresas
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A Black Friday, realizada no dia 24 de novembro, movimentou R$ 2,48 bilhões nos e-commerces do Brasil. De acordo com a Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), esse montante representa um crescimento de 16% comparado à 2016 e abrangeu o período de 20 a 24 de novembro.

Movimento black friday 2017

  No total para esse período foram realizados 10 milhões de pedidos, com um tíquete médio de R$ 246. Dentre os produtos mais buscados na data estiveram Informática, Celulares, Eletrônicos, além de Moda e Casa e Decoração.

levantamento black friday 2017

De acordo com Pedro Guasti, CEO da Ebit, uma empresa especializada em medir a confiança e repassar informações para o consumidor, assim como auxiliar na Reputação e Inteligência competitiva para o lojista.

A novidade deste ano foi o aumento de vendas e não no tíquete médio. “Ao contrário das duas últimas edições, que foram pautadas pelo crescimento no tíquete médio, neste ano o grande vetor do crescimento foi no número de pedidos. Lojistas de todos os segmentos ofereceram produtos com descontos reais e isso atraiu o consumidor”, disse Pedro.

Black Friday nos dispositivos móveis

“O share de pedidos feitos via celular aumentou 81,8% na comparação com o ano passado. Quase 30% dos pedidos já são realizados por meio de dispositivos móveis”, afirmou. O e-commerce representou 26,5% em volume financeiro das compras realizadas, alta de 41,5% ante 2016. “O valor médio das compras via dispositivos móveis foi de R$515, reflexo da maior participação de categorias de menor tíquete, como moda e acessórios e perfumaria e cosméticos”, completou o CEO da Ebit.

compras realizadas na Black Friday

Black Friday é momento de lucrar, mas também de investir

Segurança para seu site na Black Friday

A Black Friday, data que teve sua origem nos Estados Unidos, acabou se tornando um dos eventos mais importantes para lojas físicas e e-commerces brasileiros. Mas é necessário verificar se sua infraestrutura tecnológica está segura para receber, além de um grande volume de compras, documentos fiscais importantes como Nota Fiscal Eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe).

 A data é o momento perfeito para realizar grandes ações promocionais e atrair um volume muito maior de consumidores – os consumidores brasileiros, assim como os americanos, já aprenderam que é a oportunidade ideal para já comprar os presentes de Natal.

Os varejistas que possuem e-commerce precisam cumprir com as regras do padrão PCI-DSS e obter um certificado digital SSL para garantir que as transações de seus clientes estejam criptografadas. Sites que possuem o certificado digital SSL mostram um cadeado no topo da tela, indicando que aquela operação está protegida dos olhos de terceiros.

Os passos acima são essenciais para tornar o ambiente seguro, mas não são suficientes para conter as ameaças cada vez mais sofisticadas que estão surgindo no período de Black Friday, já que estão se tornando mais comuns termos como black week, november black, para estender prazos de promoções que seguem até dezembro.

No combate ao cibercrime uma grande arma é a utilização de antivírus. Seu objetivo é evitar a contaminação do computador ou servidor por malwares (softwares mal intencionados). Outro aliado é o firewall, destinado a bloquear acessos não autorizados ao sistema. Existem no mercado uma diversidade grande de soluções para todos os bolsos e necessidades.

Proteção

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Como dissemos anteriormente, perder ou ver divulgados dados de uma empresa pode representar até sua falência. Em função disso, os equipamentos devem estar protegidos contra a invasão de hackers ou de vírus, que podem degenerar tanto as informações como os sistemas.

Antivírus e firewalls são extremamente necessários em uma estratégia de proteção, além de hospedar todos os dados sensíveis na nuvem. Vale a pena procurar ajuda profissional para definir as melhores ferramentas estratégias.

Segurança também para os documentos fiscais

Muitos varejistas podem até já seguir a cartilha de prevenção aos diversos tipos de ataques cibernéticos, mas acabam não dando a mesma atenção para a segurança dentro de sua empresa, principalmente na parte que envolve a rotina fiscal.

O varejo se prepara para a Black Friday realizando compras para o estoque. Se em apenas um pedido são gerados documentos fiscais como NFe, CTe e DANFe online, tributos e impostos (como o IPI ou ICMS, por exemplo), imagine o imenso volume de informações produzidas.

Armazenar todo esse volume no seu computador ou mesmo na rede corporativa não é indicado. Essa máquina ou mesmo o servidor podem ser atacados a qualquer momento, com todos os arquivos sendo perdidos ou sequestrados.

Além desse risco, pode haver a perda de documentos por pane no computador ou perda de dispositivos como o HD externo.

À medida que o negócio cresce e entra na mania das grandes liquidações, ele também necessita estar maduro para reconhecer que soluções de armazenamento e guarda de documentos fiscais são necessárias para a segurança.

Sistemas personalizados, que fazem essas operações de forma automática, são os mais recomendados. A solução da Arquivei é totalmente segura e na nuvem, eliminando a necessidade de pastas no computador. Assim, não existe a possibilidade de acesso ilícito aos seus documentos fiscais.

A solução é escalável, não sendo necessário contratar servidores e nem fazer investimentos extras para o pico de demanda da Black Friday. Ao usar o Arquivei há a segurança de que seus documentos fiscais estão protegidos e disponíveis para realizar a escrituração contábil no prazo. Lembrando que é necessário guardar as notas fiscais por cinco anos, mais o ano corrente.

Impactos que a consulta de nota fiscal tem no negócio

A multidão de clientes que vai entrar pelas suas portas ou passar pelo seu e-commerce corresponde proporcionalmente ao aumento da demanda por documentos fiscais. Mais do que nunca, o fisco está de olho e quer recolher os impostos sobre todas as transações. Quem não quer pagar multas e juros decorrentes de erros, tem que ficar de olho.

Mas não é só neste aspecto que a consulta de nota fiscal influencia o varejista. Existem quatro ações de controle diretamente afetadas pelos documentos e informações que constam neles:

  1. da Contabilidade: todo início de ano é um ato de olhar para trás. Se você faz isso sem ter o passado fiscal organizado, o trabalho para realizar as declarações exigidas no primeiro semestre do ano é triplicado.
  2. de estoque: quer saber quanto há em estoque sem precisar contar no dedos? Pergunte às notas fiscais. Faça um controle de todas elas, por valor, tipo de produto, número de série. Com o Arquivei, você realiza essas pesquisas em poucos cliques e ainda mantém os documentos organizados.
  3. do planejamento anual: qual foi o resultado de 2017? Você bateu a meta com a Black Friday? A consulta de nota fiscal pode responder essa grande questão. O que ajuda a definir o cenário inteiro de 2018.
  4. da avaliação de produtos: produtos que ficaram encalhados mesmo na Black Friday são compras que você não fará em 2018. Até nisso as notas fiscais irão te auxiliar. Então, previna prejuízos tendo todas elas na mão.

Consulta ao CTe completa

A obrigação de manter arquivado o CTe é tanto da transportadora quanto da empresa que toma o serviço de transporte. Então, você pode contar com a sorte e pedir o documento para a transportadora. Ou, ainda, tem a opção de manter um sistema que faça o download e armazenagem automatizados.

É aí que entra o Arquivei!

Manifestação do destinatário

A Manifestação do destinatário trata-se de um instrumento de proteção do seu CNPJ. Ela permite que você conteste qualquer nota emitida contra seu CNPJ. Por meio dela você pode:

  •      Dar ciência do recebimento;
  •      Reconhecer e acolher a NF-e emitida;
  •      Desconhecer a NF-e por não ter havido a transação;
  •      Contestar a NF-e por existir alguma divergência no preenchimento.

 Se você seguir as recomendações prescritas até o momento, poderá resolver com tranquilidade as tarefas de início de ano. Elas são sinônimo de balanços fiscal e financeiro.

O controle de Documentos Fiscais

Controle todas as etapas de perto.  

O Arquivei automatiza esses processos pela sua empresa. Com o Arquivei você realiza consulta à NFes e outros documentos fiscais, faz o download e armazena todos eles, mas também realiza previsões baseadas em dados que constam nesses documentos para poder tomar decisões para o próximo ano.

Experimente o Arquivei.