LIA – Solução para automação em Documentos Fiscais

Os problemas fiscais das grandes empresas

Grandes empresas possuem a missão de lidar com um alto volume de documentos fiscais e grande fluxo de informações derivadas desses documentos.

Para isso, devem contar com soluções que otimizem seu tempo e minimizem trabalhos manuais, a chamada Gestão de documentos fiscais.

Essas soluções diminuem as chances de erros tributários e falta de escrituração de notas, o que previne multas fiscais e financeiras, além de transtornos que envolvem outros departamentos, como a interrupção de entregas e serviços.

Outro problema recorrente é a divergência de estoque contábil com o documento fiscal.

Grandes empresas possuem protocolos a serem seguidos para garantir a entrada física dos produtos, e muitas vezes, os fornecedores não seguem essas regras.

O que acontece, por exemplo, quando um dos itens da nota não está de acordo com o pedido, e é necessário que o responsável pelo estoque perca boa parte do tempo, com a adequação no sistema de autorização para entrada na empresa.

O que acontece quando há falta de controle

Temos o relato de um cliente, mundialmente conhecido pela qualidade de seus condimentos,  que não tinha controle das notas que eram emitidas contra o seu CNPJ.

As notas só chegavam ao seu conhecimento quando o caminhão com a mercadoria chegava para entrega. A falta de controle gerava uma alta burocracia interna.

Para ilustrar como a falta de controle nos processos fiscais pode gerar prejuízos, podemos citar as multas diárias pagas às transportadoras devido a atrasos nas descargas de materiais.

Vamos esclarecer: se a empresa não possui controle de documentos fiscais emitidos ao seu CNPJ, o confronto de informações irá gerar espera quando o caminhão de fornecedor chegar em sua portaria.

Para que haja o confronto, quando manual, exige inúmeras informações de uma nota, então, o caminhão fica parado, literalmente, muito tempo até ser liberado para descarregar a mercadoria, isso se todos os itens dessa DFe estiverem corretos, caso contrário esse tempo é multiplicado por dois ou três.

Como a automação pode resolver problemas comuns a vários segmentos

O conceito de automação é muito amplo e seu objetivo, basicamente, é facilitar a rotina de lançamento de documentos fiscais, minimizando quantidade de tarefas relacionadas ao lançamento manual, viabilizando um cenário automático, padronizado e eficiente.

Sendo assim, a automação não pode (e não deve) gerar incômodo e insegurança para os departamentos que farão parte das adaptações e melhorias.

No caso dos processos de lançamentos fiscais existe uma grande quantidade de passos extremamente repetitivos e que se automatizados, geram um lançamento e conciliação mais efetivos, redução de tarefas manuais, erros de digitação, além de várias atividades simultâneas que o mesmo colaborador pode exercer.

Quando existe automação entre uma solução completa em documentos fiscais integrada ao SAP, é possível automatizar o lançamento físico e fiscal de NFes e CTes (Migo e Miro), geração da folha de serviços para NFSes e geração do contas a pagar, sem necessidade de digitação.

A empresa deve se interessar por automação de seus processos fiscais, tributários e financeiros

A automação deve ser vista como algo altamente estratégico para a empresa, pois garante compliance fiscal, escrituração efetiva, redução ou readequação de headcount.

É consenso da maioria das empresas, que as áreas fiscais e tributárias praticamente trabalham para o governo e não para suas empresas.

A idéia de automatizar esses processos garante que um analista dessas respectivas áreas passe menos tempo com tarefas burocráticas e mais tempo com atividades para auxiliar a companhia na sua tomada de decisões.

A automação e suas vantagens

Automatizar processos manuais, que dependem de digitação e intervenção humana, como por exemplo, digitar (ou lançar) a nota fiscal no seu ERP (SAP).

Conciliar pedidos com notas;

Identificar notas sem pedidos e gerar o pedido de compras;

Rastrear o processo de lançamentos e pagamentos de DFEs.

Os departamentos envolvidos na automação

Para que o processo de automação com documentos fiscais tenha sucesso em sua totalidade, os departamentos de TI, financeiro e fiscal devem estar à par de todas as ações desde o começo.

Os líderes desses três departamentos viabilizam  o êxito da automação exercendo um mapeamento de processos que contemple o escopo desejado e proposto pelas empresas envolvidas.

São esses gestores que também garantem a estrutura necessária para adaptar o processo atual às novas melhorias, além de  conscientizar todos os demais colaboradores da mudança de processos.

Do ponto de vista técnico, esses mesmos líderes devem estabelecer um cronograma com prazos reais e tarefas bem definidas,além de contar com o auxílio de demais gestores, para garantir o sucesso da mudança cultural proposta pela nova solução.

Essas iniciativas são fundamentais para as liberações necessárias e acesso à informação.

Conheça LIA e suas vantagens

LIA é a Solução que integra a plataforma Arquivei ao SAP, automatizando rotinas de lançamento no ERP.

Dentre as muitas funcionalidades da LIA destacam-se :

• Conciliação de notas com pedidos de compras;

• Automação de lançamentos físico e fiscal de NFe, CTe  e NFSe (Migo, Miro e geração da folha de serviços).

• Geração automática do contas a pagar;
• • Criação do pedido na formalização;
  • Cockpit gerencial para entender todo o panorama de escrituração, com resolvedores e SLAs.

Enfim, a LIA transforma os trabalhos manuais e passíveis de erros que se tornam multas e prejuízos em oportunidades de analisar os dados das notas e gerar inteligência.

Sobre a plataforma Arquivei

A Arquivei é uma plataforma de consulta, download e exploração de documentos fiscais.

A plataforma baixa em formato XML sem a necessidade de Chave de Acesso e armazenar esse e outros documentos fiscais, como NFSe, NFCe e CTe momentos após serem emitidos pelo fornecedor.

Isso permite à empresa ter autonomia sobre todos os documentos fiscais e não ficar dependente de e-mails para obter o arquivo XML das NFes que talvez nem chegariam ao seu conhecimento.

Uma solução como o Arquivei ainda permite um gerenciamento de Notas muito mais eficiente e poupa os departamentos fiscal e contábil de ter surpresas desagradáveis numa fiscalização da Receita Federal.

A LIA integra o Arquivei ao SAP, permitindo transparência no lançamento e transações que envolvem documentos fiscais eletrônicos no SAP.

Para entender na prática como a LIA  funciona, criamos um vídeo demonstrativo. Veja:

Com automação fiscal é possível garantir compliance, redução de custos e, muito além disso, garante também segurança de que todos os documentos fiscais estão sob domínio da empresa.