O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) possui uma série de obrigações acessórias, sendo a Escrituração Fiscal Digital (EFD) uma das mais importantes.
Como é necessário entregá-la mensalmente, o processo de declaração é geralmente marcado por correria, estresse e muita pressão sobre analistas fiscais e contadores autônomos — afinal, diversas penalidades podem ser aplicadas pelo Fisco no caso de uma entrega com dados incorretos.
Na maioria das vezes, esses problemas estão diretamente relacionados com a falta de boas práticas de gestão de documentos fiscais.
Por não manter um alto nível de organização na hora de elaborar a escrituração a equipe fica aflita para encontrar todos os documentos fiscais a serem declarados, tal como realizar levantamentos de dados fiscais e fazer conferências de última hora. O acúmulo de tarefas é gigantesco.
O que muitos profissionais não sabem é que existe uma série de ferramentas tecnológicas que podem ajudar bastante na hora de realizar a EFD. Uma delas é um ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial), mas também existem outros tipos de apps que podem ser úteis.
Confira alguns exemplos:
ERP
Um ERP de qualidade é algo indispensável para qualquer empresa, independente do seu porte ou setor de atuação. Ele possibilita um controle total de todas as informações da companhia, centralizando dados, estatísticas e setores em um só painel. Isso facilita muito a organização de informações financeiras e a gestão de documentos fiscais.
Afinal, um ERP completo permite ter uma visibilidade maior dos gastos de cada departamento e manter uma comunicação melhor entre eles, fazendo o correto compartilhamento de documentos gerados internamente.
Armazenamento seguro: em nuvem
Prefira sempre um ERP que use armazenagem em nuvem, pois assim pode ser acessado a qualquer momento e em qualquer lugar.
De nada adianta levantar um grande empenho na coleta de documentos fiscais e levantamento de informações financeiras se a companhia não tiver um local apropriado e, acima de tudo, seguro para armazená-los.
Lembre-se: a Receita Federalpode solicitar seus documentos durante cinco anos, mais o ano vigente e descumprir essa lei acarreta em ainda mais punições e multas.
Sendo assim, para a correta gestão de documentos fiscais, é interessante apostar em um serviço de armazenamento na nuvem, ou seja, um servidor remoto capaz de guardar arquivos de forma segura. Neste caso, existem várias opções bacanas disponíveis no mercado, como o Dropbox ou o Drive, que é desenvolvido por ninguém menos do que a Google.
Gerenciando projetos: garantindo a eficácia dos processos
Entregar um SPED EFD é um processo trabalhoso, repleto de etapas e operações que precisam ser padronizadas caso a companhia não queira arcar com custos de retificação. Embora a maioria dos ERPs já conte com um módulo de gerenciamento de projetos, investir em uma plataforma específica para isso — que possibilite uma visualização gráfica de como anda as operações — pode ser levada em consideração para evitar erros.
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Uma das melhores e mais respeitadas plataformas que você pode utilizar é o Runrun.it, que, inclusive, possui planos mensais bastante acessíveis.
Se o orçamento estiver curto e for necessário apostar em uma ferramenta gratuita, o famoso Trello pode ser a melhor opção.
Conferência e auditoria: está tudo certo com seu EFD?
Por fim, uma solução feita especialmente para a gestão de documentos fiscais, como o Arquivei, não pode faltar na gama de ferramentas do setor fiscal ou no escritório do contador autônomo.
Além de permitir a recuperação e o download automático de todas as NFes emitidas contra um determinado CNPJ, a plataforma integra um módulo capaz de analisar uma declaração SPED EFD e conferir, de forma automática, se as informações declaradas batem com aquelas que a Receita Federal possui.
Com isso, torna-se possível a realização de auditorias internas, que nada mais são do que simulações para ter a plena certeza de que a escrituração está nos conformes. Com todas as ferramentas juntas, fica mais fácil evitar erros no SPED e garantir uma maior produtividade na hora de gerar o EFD.
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