Quanto Sua Empresa Perde Buscando NFes De Fornecedores
Publicado em

março, 2017

Escrito por

Arquivei

Quanto dinheiro sua empresa perde buscando NFes enviadas pelo fornecedor?

Os números falam alto: você não concorda que é preciso buscar redução de custos? Afinal, os sistemas de processamento automatizado de documentos fiscais foram feitos para substituir esse trabalho manual.

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Você tem ideia de quanto dinheiro o seu escritório desperdiça ao fazer um profissional da equipe correr atrás de um Documento Auxiliar de NFe (DANFe) ou arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas (NFes) e de Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes), enviados por e-mail pelo fornecedor, para posterior processamento?

Neste post, convidamos você a refletir sobre os prejuízos que o processamento manual de documentos fiscais pode estar gerando para o seu negócio, especialmente a busca por NFes emitidas pelo fornecedor.

Usaremos números reais para facilitar a sua avaliação. Você vai ficar impressionado!

Se você não quer mais perder tempo e precisa reduzir custos experimente o Arquivei gratuitamente por 7 dias! Tenha em mãos todas as suas NFes em um clique.

A perda de tempo para buscar NFes de fornecedores manualmente

O funcionário faz uma, duas, três ligações para o fornecedor em busca do XML, que não vem. Quando ele finalmente chega, fica perdido no meio dos e-mails.

Uma vez localizado o arquivo, é preciso:

  1. Ir ao site da site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ);
  2. Digitar a chave de acesso com os 44 algarismos;
  3. Identificar as letrinhas chatas (para provar que você não é um robô)
  4. Finalmente fazer a consulta;
  5. Verificar a validação;
  6. Fazer, se for o caso, o download da NFe.

Esse processo, feito manualmente, toma um tempo que poderia estar sendo usado de maneira muito mais produtiva e ainda contribui para aumentar os níveis de estresse de seus profissionais, presos em tarefas repetitivas.

A chave de acesso só pode ser obtida a partir do arquivo XML e do DANFe. Somente esses documentos contêm essa chave, que é individual para cada uma das transações de comércio, serviço ou transporte. Isso significa repetir monotonamente todo esse processo, ao longo de um dia de trabalho.

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Os números que mostram o tamanho do prejuízo

O blog da Arquivei fez os cálculos.

Segundo o Site Nacional de Empregos, a remuneração média de um profissional contador, em pequenas, médias e grandes empresas, oscila entre R$ 3 mil e R$ 5 mil, em valores arredondados.

Considerando que eles são registrados de acordo com Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), esses profissionais trabalham entre seis e oito horas diárias.

Tomando como exemplo uma empresa de fluxo baixo de processamento de NFes — cerca de 100 NFes por mês —, um contador conseguirá trabalhar 20 notas fiscais por dia, ou seja, 2,5 notas fiscais por hora.

Isso significa que, para processar manualmente os 100 documentos fiscais, ele terá que dedicar 40 horas mensais apenas a essa tarefa.

Se estivermos falando de um salário médio de R$ 3 mil, somente a improdutiva tarefa de consulta de NFes ou CTes representará pelo menos R$ 750 do salário desse profissional.

Você não acha que existem outras tarefas mais importantes para que ele execute?

O resumo dessa equação pode ser colocado da seguinte forma:

Custo Total = [(Salário/Horas mês) x Nº de Notas do mês] / Notas por hora

CT = (R$3000 ÷ 160Horas/mês) x 100Notas/mês) ÷ 2,5Notas/hora

Os números falam alto: você não concorda que é preciso buscar redução de custos? Afinal, os sistemas de processamento automatizado de documentos fiscais foram feitos para substituir esse trabalho manual.

Não faz diferença se estamos falando de um volume de 100 ou de 1.000 NFes; tudo será feito muito rapidamente e em lotes, sem falhas humanas.

As soluções trazidas pela consulta on-line automatizada

No sistema de processamento automatizado da Arquivei, suas NFes estarão armazenadas com máxima segurança e organização necessária para poder encontrá-las no momento em que você precisar. Afinal, elas precisam estar à disposição da Receita Federal por cinco anos.

Considere ainda que o Arquivei possibilita que você consulte NFes tanto de computadores como de smartphones, pois o sistema está diretamente conectado com a SEFAZ. Tudo isso, sem você ter que digitar chaves de acesso, já que você não dependerá mais do fornecedor lhe enviar XMLs ou DANFes.

Estamos falando de:

  • Redução de riscos;
  • Prevenção contra sanções e multas;
  • Proteção contra notas frias;
  • Inteligência empresarial.

O resumo disso: redução de custos e, ao mesmo tempo, maior produtividade no processamento de NF-es!

Além disso, o Arquivei disponibiliza as notas pelo número do boleto, ou por quaisquer conteúdos da nota, como o nome do fornecedor, código de barras do produto, CFOP e muito mais.

Somente com o Arquivei você tem acesso a essas notas, sempre que precisar. A organização e armazenamento são garantidos. Não é fácil mantê-los organizados numa plataforma comum. Os arquivos XMLs dependem de programas especiais para serem visualizados, e é extremamente importante determinar uma forma de organizá-los para conseguir encontrá-los quando necessário.

Além de que armazenar os documentos fiscais é uma obrigação, e não é uma tarefa fácil. Guardar incorretamente, sem algum método de backup, pode vir a ser uma grande dor de cabeça no futuro em caso de perda de dados.
É importante que o sistema de Automação de NFes tenha a possibilidade de integrar-se com seu emissor de notas e outros sistemas financeiros e ERPs, para acelerar ainda mais o processo sem depender de ações manuais – como é o caso do Arquivei.

As notas frias também são um problema recorrente. Notas frias são notas que emitidas para uma empresa, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação. Às vezes as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos. Isso pode gerar multas. E há como se proteger delas, consultando suas notas em uma fonte segura como o Arquivei.

Agora você já sabe que o sistema Arquivei pode aumentar sua produtividade e lucratividade. Faça uma experiência totalmente grátis e veja a diferença na rotina de sua empresa e a redução de custos proporcionada! Tenha a garantia que receber todas as NFes sem depender do fornecedor.


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