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Publicado em

novembro, 2018

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Arquivei

Painel de acesso básico e as etiquetas no Arquivei

O painel de acesso básico do Arquivei é um recurso que te permite visualizar NFes de CNPJs de seus clientes, mediante permissão de acesso.

Gestão de Empresas


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Saiba como melhorar a comunicação entre contador e seus clientes com o painel de acesso básico e as etiquetas no Arquivei

A responsabilidade do contador nos dias atuais vai muito além de preenchimento de guias para o pagamento de tributos de seu cliente. Sua função é somar informações para que o empresário possa tomar decisões para o futuro da empresa.

Dentro dessas informações adiciona-se o uso de ferramentas que otimizem seu trabalho e entreguem informações sem erros e retificações para o governo e o fisco.

O Arquivei é uma dessas ferramentas que auxiliam o trabalho do contador e entregam informações exatas em relação à XML de NFes e outros documentos fiscais emitidos para seus clientes.

Pensando nisso, a equipe da Arquivei vem sempre pensando em como facilitar a visualização de dados e como trabalhar dentro da plataforma de uma forma mais simples.

Um exemplo dessa evolução no acesso é o painel de acesso básico.

O painel de acesso básico do Arquivei é um recurso que te permite visualizar NFes de CNPJs de seus clientes, caso estes te concedam acesso.

Por isso, é uma boa ferramenta para ser utilizada por contadores, para terem acesso às notas de seus clientes ou fornecerem este acesso às empresas. Além disso, o uso do painel agiliza o recebimento de notas para o contador, e, aliado às etiquetas, melhora a comunicação entre o contador e a empresa cliente.

Como funciona o painel de acesso básico para o Contador

Quem possui uma conta no Arquivei, seja um escritório contábil uma empresa cliente, pode associar um painel de acesso básico que pode visualizar todas as notas de um determinado CNPJ. Funciona para os dois lados, veja só:

Caso 1: Empresa tem uma conta no Arquivei e quer dar acesso a seu contador

A empresa tem uma conta pagante no Arquivei e deseja que seu contador tenha acesso às notas. A empresa então cria um painel de acesso básico para cada CNPJ cujas notas ela deseja compartilhar e o contador utiliza o painel sem custo nenhum.

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Através dele é possível visualizar notas, fazer consultas, gerar relatórios básicos em Excel, baixar XMLs e PDFs e ter acesso ao aplicativo de importação de notas.

Vale ressaltar que neste caso, nada impede que o mesmo escritório contábil tenha o controle dos dois (ou quantos existirem) painéis de acesso básico.

Caso 2: Escritório tem uma conta no Arquivei e quer dar acesso a seus clientes

O escritório contábil possui uma conta no Arquivei e deseja dar acesso para seus clientes visualizarem suas respectivas notas. Neste caso, o contador cria um painel de acesso básico para cada CNPJ e o cliente consegue utilizar o Arquivei sem custo adicional.

As mesmas funcionalidades estão disponíveis, são elas:

  • consulta,
  • visualização de notas,
  • download de XMLs e PDFs,
  • relatórios em Excel
  • importação de notas.

Como funcionam as etiquetas para o painel de acesso básico

As etiquetas estão disponíveis na listagem de NFes e CTes e podem ser acessadas pelo botão “Etiquetas” que fica nessas telas. Para aplicar uma etiqueta, basta selecionar uma nota, clicar no botão mencionado e escolher a etiqueta a ser aplicada.

Além disso, quem usa o painel pode visualizar qualquer etiqueta que tenha sido aplicada pela conta a qual tem acesso, além de filtrar documentos que contenham determinadas etiquetas na opção “Filtrar”.

Consulta completa Arquivei
Opção de filtro de notas a partir das etiquetas na listagem de NFes

É importante lembrar que o painel de acesso básico consegue aplicar etiquetas que já tenham sido criadas pela conta. Dessa forma, seja quem for o utilizador da conta (a empresa ou o contador), é importante que ele crie as etiquetas antes. A melhor maneira de fazer isso é fazendo um acordo entre contador e empresa sobre quais categorias serão utilizadas para classificar as notas, e assim criar as respectivas etiquetas.

Casos de uso das etiquetas

Etiquetas para finalidade da nota

Utilizando a funcionalidade  ETIQUETAS do Arquivei, a empresa pode marcar qual foi a finalidade de cada NFe ou CTe.

Essa aplicação permite identificar se o produto foi utilizado para consumo interno, para revenda, para industrialização ou qualquer outra forma de identificação de compra Assim, o contador sabe exatamente como deve escriturar aquele documento e quais regras tributárias devem ser aplicadas para cada um deles.

Veja abaixo um exemplo de aplicação de etiquetas:

etiqueta conta Arquivei
Exemplo de marcações de finalidade da nota utilizando etiquetas

Etiquetas para identificar recebimento e para manifestar notas

Como na maioria dos casos o contador não está presente no dia-a-dia da empresa, é difícil identificar que notas foram recebidas corretamente e, portanto, podem ser manifestadas. Exatamente por isso, alguns contadores nem realizam a manifestação do destinatário das notas recebidas.

Esse problema pode ser contornado se a empresa utilizar etiquetas para identificar as mercadorias que já foram recebidas em seu estoque. Assim, o contador sabe exatamente quais notas ele pode manifestar e ainda garante que a escrituração está de acordo com as normas do SPED.

Da mesma maneira, se alguma nota não foi marcada como recebida no Arquivei, o contador pode, junto à empresa, investigar se trata-se de uma nota fria ou não.

Abaixo, vemos um exemplo de identificação de recebimento de mercadorias e que a NFe já pode ser manifestada.

etiquetas conta Arquivei
Exemplo de etiquetas para marcar produtos (e notas) que já foram recebidos

 

Etiquetas para centros de custo

A empresa também pode usar as marcações das etiquetas para indicar qual departamento ou área solicitou determinada compra, para que sejam enquadradas em centros de custo, caso o contador utilize esta classificação, conforme exemplo abaixo:

etiquetas Arquivei
Exemplo de etiquetas indicando qual departamento fez determinada compra

 

Modificando as permissões para etiquetas do painel de acesso básico

Por padrão, todos os painéis de acesso básico tem permissão para aplicar uma etiqueta a uma NFe ou CTe, além de visualizar e filtrar as etiquetas já aplicadas.

Para alterar esta permissão, basta seguir o caminho abaixo:

Vá nas configurações gerais da conta, clicando no seu nome no canto superior direito da tela:

usuario Arquivei

Como acessar as configurações gerais da conta

Depois, basta encontrar o quadro de permissões para painel de acesso básico e ativar ou desativar a opção de etiquetas:

Acesso permissão Arquivei

Ativando ou desativando a permissão de etiquetas para painéis de acesso básico associados à conta.

Com a funcionalidade de Etiquetas no painel básico, o diálogo entre contador e seus clientes fica mais acessível.

Além de ter mais controle sobre os documentos fiscais recebidos por seus clientes, o painel permite ter mais tempo para análises estratégicas e relatórios baseados em informações concretas.

Experimente a aplicação de etiquetas no Arquivei e conte pra gente sua opinião!

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