NFe- Nota Fiscal Eletrônica

A Nota fiscal eletrônica – Nfe Modelo 55 – foi instituída em 2005 e desde então sua obrigatoriedade foi integrada gradativamente nos estados, que foram instruindo os contribuintes através de sua legislação interna quanto à obrigatoriedade do uso do Nfe, substituindo as notas fiscais impressas em talão Modelo 1 e 1A e a Nota Fiscal de Produtor Modelo 4.

A nota fiscal eletrônica – Nfe Modelo 55 – é um arquivo de existência digital. Sua validade jurídica é assegurada através da autorização da administração tributária e validação de assinatura com certificado digital.

A partir da emissão da nota fiscal eletrônica é gerado o arquivo digital XML que possui codificado em sua estrutura todas as informações referentes à operação que o contribuinte está realizando.

Nesse artigo vamos conferir como fazer para emitir a nota fiscal eletrônica!

1. Credenciamento para emissão de Nota Fiscal Eletrônica

Para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica Modelo 55 o contribuinte precisará de credenciamento na secretaria da fazenda de seu domicílio e possuir certificado digital para a assinatura do documento.

Há dois tipos de credenciamento:

• Voluntário: quando o contribuinte não está obrigado à emissão de nota fiscal eletrônica, porém opta por fazê-la;
• De ofício: quando o contribuinte está obrigado perante a administração tributária;

No Estado de São Paulo, a Portaria CAT 162/2008 possui a orientação sobre a obrigatoriedade e as instruções do credenciamento para a emissão da NFe.

O Micro Empreendedor Individual – MEI, conforme a legislação, não está obrigado à emissão de notas fiscais para pessoa física, e para pessoas jurídicas estará obrigado à emissão, exceto para os casos que o destinatário emitir nota fiscal de entrada para acobertar a operação.

Embora o MEI não seja obrigado a emitir nota fiscal eletrônica pode optar por emitir realizando seu credenciamento voluntário.

2. Como emitir a NFe

Para a emissão da NFe o contribuinte preciso de um programa emissor, ou seja, o sistema onde preencherá todas as informações da operação e que realize a geração do arquivo para assinatura, validação e transmissão para a autorização da administração tributária.

A validação e a autorização de uso ocorrem na transmissão do arquivo para a administração tributária de domicilio do contribuinte.

As administrações tributárias dos estados não fornecem emissor gratuito, porém, há várias alternativas de sistemas no mercado que a empresa poderá adquirir para atendimento dessa obrigação.

No site do SEBRAE há a opção de download gratuito do emissor para nota fiscal eletrônica. Essa disponibilização é voltada para empresas pequenas e que tenham um volume baixo de faturamento. Após o preenchimento de informações  necessárias para inclusão do cadastro no sistema, o contribuinte poderá realizar o download do programa.

Alguns estados possuem a opção para emissão de nota fiscal avulsa, o que é uma boa alternativa para o MEI, mas como não há um padrão geral adotado na administração tributária, será necessária que o contribuinte verifique na secretaria da fazenda de domicilio se há a possibilidade e quais as exigências que deverão ser atendidas para autorização desse tipo de emissão.

3. Quem deve emitir NFe

Os contribuintes deverão emitir nota fiscal eletrônica para acobertar as operações e trânsito de suas mercadorias.

O que define a obrigatoriedade de emissão de NF-e é a atividade econômica que o contribuinte exerce.

• Por exemplo, uma empresa com atividade econômica comércio atacadista: ao realizar a venda de uma mercadoria deverá emitir uma nota fiscal eletrônica modelo 55 para acobertar essa operação.

4. Nota Fiscal eletrônica e o DANFE

Para acompanhar o trânsito das mercadorias, conforme previsto na legislação o contribuinte deverá gerar um impresso: o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica –  DANFE.

Esse documento possui as descrições da operação em andamento. O destinatário deve comprovar a autenticidade dos documentos, e de modo geral, utilizam o DANFE para efetuar a conferência das mercadorias recebidas, operação realizada e como apoio para sua escrituração fiscal.

5. Consulta NFe

A partir de 07/07/2020, devido às instruções do Ajuste SINIEF 16/2018 a consulta completa do documento no portal a nota fiscal eletrônica, ocorre mediante utilização do certificado digital e está disponível apenas para os envolvidos na operação do documento, ou terceiros autorizados.

Algumas ferramentas na web para geração do DANFE, utilizando somente a chave de acesso do documento, após as instruções, já não tem mais a funcionalidade sem certificado digital.

6. Download de XML

É obrigatório que o emitente da mercadoria disponibilize o arquivo XML para o destinatário da mercadoria.

O arquivo poderá ser transmitido ao contribuinte no momento da emissão disponibilizando o documento em um endereço de e-mail informado. Algumas empresas fornecem aos destinatários, acesso a base de dados online para que possa realizar o download do documento.

O documento deverá ficar armazenado pelo prazo previsto de 05 anos, para apresentação a administração tributária caso seja solicitado. No caso de não apresentação do arquivo estará sujeito às penalidades previstas na legislação.

O contribuinte pode realizar o download do arquivo XML no portal da nota fiscal eletrônica, utilizando a opção consulta completa mediante utilização do certificado digital e realizando a digitação da chave de acesso.

Essa opção torna-se inviável, quando há grande quantidade de documentos que precisem ser consultados, pois para cada um deles precisará digitar a chave de acesso e realizar uma consulta.

Para manter o armazenamento desses documentos o contribuinte pode contar com algumas opções disponíveis, que realizam a importação automática desses arquivos mediante a utilização do certificado digital.

O Arquivei é um exemplo de uma ferramenta para o download e a visualização do DANFE. Nesse ambiente o contribuinte pode gerenciar as notas fiscais eletrônicas.

No Arquivei é possível realizar o download automático das notas fiscais eletrônicas que foram emitidas para o CNPJ do contribuinte e gerenciar o backup dos arquivos XML, garantindo a segurança de seus arquivos e cumprindo as exigências previstas na legislação.

Se você tiver dúvidas ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: lilianeteixeira@vamosescrever.com.br .