5 indicadores de produtividade para escritórios contábeis

Indicadores de produtividade, também conhecidos como Key Performance Indicator (KPI), medem a eficácia de uma atividade dentro de uma organização. 

Dessa forma, eles também são especialmente importantes para uma área funcional central: a contabilidade. 

Afinal, ao monitorar e comparar indicadores, analistas podem identificar tendências e problemas de curto ou longo prazo. Portanto, com essas informações, gestores podem tomar medidas mais efetivas com as equipes.

Do mesmo modo, indicadores não apenas dão à administração uma ideia de como o departamento está funcionando bem, mas também fornecem aos profissionais de contabilidade objetivos claros a serem almejados. 

Ou seja, ajuda a manter o foco bem alinhado com os objetivos mais amplos da empresa.

Quais são os indicadores de produtividade mais tradicionais?

Dentre os indicadores de produtividade mais tradicionais para medir e acompanhar o desempenho de uma empresa de contabilidade, alguns são muito relevantes:

• Número de clientes;
• Receita;
• Hierarquia de procedimentos com funções e responsabilidades claras e definidas;
• Número de funcionários e suas habilidades;

Abaixo, listamos cinco indicadores de produtividade que são atuais e que desde já podem ser aplicados na sua empresa. Confira:

5 indicadores de produtividade para a sua empresa contábil

1. Receita Mensal Recorrente (MRR)

Receita recorrente mensal (MRR) é o valor da receita previsível que uma empresa pode esperar receber mensalmente. 

O MRR é fundamental para entender a lucratividade geral dos negócios e o fluxo de caixa para empresas de assinatura – ou de contratos, como o caso de empresas de contabilidade.

O MRR consiste em somar a receita recorrente gerada pelos clientes mês a mês. Por exemplo: você tem 100 clientes que pagam R$300 por mês, o resultado é R$30.000,00 (aqui supõe-se que não existem planos com preços diferentes).

Mas, caso a empresa ofereça um em um plano mais caro para 50 clientes, como R$400 por mês, seu MRR aumentaria para R$50.000,00 (100 x R$300,00 + 50 x R$400,00 = R$50.000,00).

Ao fazer o cálculo MRR, você pode visualizar o que está acontecendo na parte financeira e o que está por vir. 

Ainda assim, pode identificar momentos em que há queda no faturamento. Deste modo, é possível melhorar as estratégias de prospecção e proposta para aquisição de clientes.

2. Churn Rate

Este indicador tem como objetivo avaliar a taxa de clientes que abandonam a empresa, ou seja, clientes que deixam de ser clientes. 

A fórmula do Churn Rate é relativamente simples. Basta dividir o número de contratos cancelados pelo número de clientes ativos e multiplicar por 100, para obter o valor em percentual.

Então, se foram cancelados 100 contratos de 1.000 clientes totais, o Churn Rate é de 10%.

O Churn Rate é fundamental para negócios que buscam ter sucesso no longo prazo. 

Visto que, ao entender melhor as razões da desistência, a empresa pode desenvolver um plano de ação mais eficiente para sanar os problemas detectados.

3. Custo de Aquisição de Cliente (CAC)

O custo de aquisição do cliente é uma métrica importante de negócios usada para avaliar o custo de aquisição de um novo cliente. 

O cálculo é feito a partir das despesas de marketing e vendas divididas pelo número de novos clientes. Para exemplificar, você deve considerar os seguintes investimentos no CAC:

• Salários e comissões das equipes de vendas e marketing;
• Investimentos em publicidade;
• Infraestrutura e ferramentas para as equipes responsáveis.

O cálculo do custo por novo cliente é feito mensalmente.

4. Satisfação de cliente com NPS

O Net Promoter Score (NPS) é um indicador relacionado à satisfação dos clientes criado por Frederick Reichheld. 

O indicador consiste no percentual de clientes promotores. Ou seja: aqueles que acreditam que sua vida melhorou após o consumo de determinado produto, e o de clientes detratores, que acreditam no oposto disso.

O NPS é classificado através de uma pergunta simples: “Em uma escala de 0 a 10, o quanto você indicaria nossa empresa para um amigo?”

A equação, então, é: 

NPS = % clientes promotores – % clientes detratores.

Há três formas de classificação dos clientes:

• Notas de 0 a 06 – Clientes Detratores – São os clientes que não tiveram um bom serviço ou experiência. Isto é, jamais voltariam a fazer negócio com a empresa, exceto em situações extremas.
• Notas de 07 e 08 – Clientes Neutros – Consomem somente os produtos e serviços realmente necessários. Não são clientes leais e nem entusiastas da empresa.
• Notas de 09 a 10 – Clientes Promotores – Esses clientes amam sua empresa/produto/serviço/marca e que indicam para outras pessoas.

Você pode usar uma NPS Machine ou Calculadora do NPS online para calcular manualmente o NPS de sua empresa.

5. Indicadores de capacidade e tecnologias

Quando falamos sobre indicadores de produtividade em uma empresa, é importante fazer o acompanhamento da capacidade de seus processos internos. 

Isto é, utilizar ferramentas para mensurar a capacidade de um determinado processo produtivo, equipe ou um único colaborador de produzir durante um período de tempo específico.

Em um departamento fiscal, por exemplo, saber quanto o colaborador entrega, o número de balancetes fechados, competências lançadas e lançamentos realizados são pontos importantes de avaliação de desempenho de colaboradores. 

Ter o controle desses dados permite aos gestores verificar se há um desequilíbrio nas atividades.

Além disso, é essencial identificar atividades que podem ser automatizadas e, assim, aumentar a performance do serviço. 

Um bom exemplo de ferramenta que pode preencher as principais lacunas na rotina do departamento contábil é o Arquivei, software de gestão de documentos fiscais que permite a consulta de NFe diretamente do site da Sefaz.

A solução permite baixar os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra seu CNPJ automaticamente, facilitando o gerenciamento e arquivamento seguro dos documentos. 

Além disso, ao automatizar esse processo você ganha um tempo imenso dentro da rotina de atividades do setor financeiro.

Conclusão

Empresas que realizam tarefas baseadas em indicadores de produtividade ganham uma vantagem competitiva e certamente terão mais chances de alcançar o sucesso. 

Portanto, é crucial ter todos os tipos certos de indicadores de desempenho. Afinal, eles o ajudarão a alcançar a eficiência operacional e aumentar a satisfação do cliente. 

Por fim, lembre-se de que as mudanças acontecem regularmente e para poder se adaptar e se manter no ambiente competitivo de hoje, seus indicadores devem estar sempre atualizados.

E se você quer garantir ainda mais produtividade para o seu negócio, conheça agora mesmo as soluções Arquivei para Escritórios Contábeis. 

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