6 benefícios da gestão fiscal e tributária em nuvem

O uso do cloud computing ou computação em nuvem é ideal para realizar gestão completa do processo tributário e fiscal.

Quer armazenar suas NFes em nuvem, com garantia de segurança? Então experimente grátis o Arquivei e tenha todas as suas NFes, CTes e NFSes armazenadas.

A tecnologia é uma grande aliada para a gestão e planejamento tributário. Veja como utilizar o cloud computing na área fiscal e contábil:

Cloud Computing ou Computação em Nuvem para o planejamento tributário

O uso da computação em nuvem dá oportunidade aos gestores fiscais para realizar um planejamento tributário sob medida para a organização.

Com os dados fáceis de acessar, armazenados online com segurança, é possível extrair relatórios rápidos em ferramentas digitais, como Excel, Google Sheets, entre outros apps, levando em consideração os erros e acertos do período analisado, para uma gestão mais assertiva.

A verdade é que ao manter os dados sempre acessíveis, a nuvem não simplifica apenas o armazenamento mas, também, facilita a gestão de dados de um departamento tributário.

É muito mais fácil extrair relatórios online do que em um sistema instalável, dependendo do processamento do computador ou pior, procurar em milhares de papéis.

Conheça a seguir os 6 principais benefícios de uma plataforma em nuvem.

1. Armazenamento seguro das NFes (e outros documentos fiscais) em nuvem

A legislação tributária (Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005) determina que os documentos fiscais devem ser armazenados em arquivo digital (XML) tanto pelo emitente quanto pelo destinatário para que, quando solicitados, possam ser apresentados ao Fisco.

É importante lembrar que, caso não seja apresentado o XML requerido, a empresa pode receber multa de até R$ 1.000 por documento.

Diante desta obrigatoriedade, nada melhor do que investir no armazenamento em nuvem para ter a tranquilidade de ter os documentos fiscais sempre disponíveis. Assim, você evita gastos com infraestrutura física e, também, o desgaste da equipe em buscar os arquivos para um momento de auditoria, por exemplo.

Além disso, o Fisco se modernizou para que o processo fiscal, desde a emissão até o armazenamento, escrituração e entrega, sejam resolvidos em meio digital.

As empresas já se adéquam para cumprir com todas estas obrigações, nada mais prático do que investir no armazenamento seguro dos dados que irão compor seu planejamento tributário.

2. Acesso ao histórico de dados (backup na nuvem)

Além de oferecer um armazenamento seguro para os documentos fiscais, a nuvem permite que a organização olhe para trás, para o seu histórico de dados e tome decisões fundamentadas.

Os dados do arquivo XML são ricos em informações da transação comercial, seja endereço, impostos, frete de uma NFSe ou CTe, até mesmo dados específicos de uma NFe, como o código CFOP.

Estes dados, se organizados em planilhas, podem se converter em  indicadores para uma gestão mais assertiva e estratégica, uma base de informações para guiar o planejamento tributário.

É possível, por exemplo, usar os dados armazenados para fazer uma análise de diferentes comportamentos, tais como estoque, tributos pagos, crédito de impostos a maior e saída de produtos. A gestão na nuvem torna o processo tributário muito mais inteligente.

3. A nuvem permite atualização constante

Se a empresa investe em cloud computing e acompanha as revisões da Receita Federal sob documentos fiscais e escriturações contábeis, já percebeu que hoje é muito mais fácil se adaptar, do que antes, nas entregas em papel.

Alterações como a mudança da NFe modelo 3.10 para 4.0, além do protocolo de comunicação com os servidores dos serviços de NFe/NFCe 4.0 e CTe/MDFe 3.0 para TLS 1.2, precisam ser acompanhadas pelo T.I da empresa.

Para a escolha do software que irá consultar e armazenar as NFes ou escolha do ERP, é preciso ponderar se este estará preparado à se adaptar também à estas mudanças da Receita Federal.

Quando um departamento tributário adota um ambiente cloud não só simplifica a gestão, mas também evita problemas com o Fisco e custos desnecessários com a manutenção de um software instalado.  

4. Sistema cloud computing (em nuvem) atende sob demanda

Outro ponto importante no uso de soluções de gestão tributária fiscal em cloud é a escalabilidade e a elasticidade do sistema. São muitas as obrigações legais de uma empresa, sendo expressivo também o volume de documentos fiscais e contábeis expedidos diariamente.

Ainda assim, muitas das obrigações tributárias brasileiras são sazonais. Por isso, exigem capacidade de processamento para picos de informações e uso.

Muitas vezes são realizados altos investimentos em hardware e mão de obra para uma atividade feita apenas algumas vezes no ano. Ou seja, a organização deixa de aplicar em outros aspectos importantes.

À medida que o departamento tributário investe na migração dos sistemas para cloud, ele contrata a capacidade de processamento e serviços específicos conforme demanda. Tirando a preocupação com infraestrutura da sua rotina.

Além de ter a garantia de segurança, acessibilidade e confiança nos dados, a empresa ganha fôlego para realocar os recursos para processos mais críticos e focar seus profissionais de tecnologia da informação em outros projetos mais estratégicos para a empresa.

5. Sistema em nuvem garante segurança dos dados

Muitos gestores têm receio de apostar alto em uma nova solução pela preocupação com a segurança dos dados.

Armazenar os documentos fiscais no próprio computador é um erro fatal, pois o computador é suscetível à corrupção. Porém, se a empresa investe em armazenamento em nuvem, ela pode ficar tranquila com relação aos seus documentos mais importantes.

O Arquivei, por exemplo, tudo que é armazenado no Google, desta forma é possível assegurar que os documentos fiscais estarão guardados sem qualquer risco de perda.

Ou seja, é mais seguro ter suas informações tributárias e fiscais guardadas em ambiente cloud, do que à sete chaves em um espaço físico.

Lembrando que a perda dos documentos fiscais, além de gerar multas pela Receita Federal, ainda significa perda de um histórico de dados.

6. Facilidade no cruzamento de dados disponíveis na nuvem

Devido ao cruzamento de dados realizado através do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e as melhorias realizadas pelas administrações tributárias do Brasil, o grau de acerto na seleção da Receita Federal passou de 83,3% em 2010, para 91,5% em 2016.

Sem dúvidas a Receita atualmente tem poder de análise assertiva o suficiente para fiscalizar e autuar contribuintes que estejam agindo em desacordo com a legislação.

Com os arquivos XML de NFes e CTes em cloud, a empresa consegue realizar a Conferência de SPED, para verificar se está faltando alguma Nota Fiscal na entrega do SPED.

Este pente-fino pode significar uma entrega de SPED mais tranquila, sem erros e assim, diminui o risco de autuação da Receita. Pequenas e médias empresas não se preocupavam tanto com este risco, hoje o cenário é diferente e merece atenção.

Grandes empresas, como a Riachuelo, por exemplo, não podem ter falhas em seu processo tributário, isto custaria muito. “Nem todas as Notas chegavam até nós, corríamos atrás da informação para realizar as escriturações”, afirma Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.

Hoje, com o Arquivei, Riachuelo, Batavo e outras marcas, se previnem de uma entrega incompleta ou inexata, além de ter todos os seus documentos fiscais armazenados com toda a segurança necessária.

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Benefícios da gestão e armazenamento de documentos fiscais em nuvem

Os benefícios de um sistema em nuvem  são muitos. O armazenamento dos dados fiscais em cloud computing torna os dados sempre acessíveis, de qualquer lugar a qualquer hora, e garante uma gestão ainda mais assertiva e estratégica. A migração para a nuvem também diminui os gastos com hardware e acessibilidade e benefícios extrapolam muito essa fronteira.

Ter os arquivos em nuvem e utilizar a plataforma de gestão de documentos fiscais permite:

• Acesso rápido às informações;

• Organização e gestão inteligente;

• Redução de custos;

• Diminuição de erros;

• Segurança;

• Fácil análise de informações;
• Filtros rápidos por qualquer campo da Nota, como CFOP e outros tributos.

O armazenamento e a gestão manual dos documentos fiscais exige que as entregas sejam realizadas à mão diminuindo muito a produtividade do setor contábil.

Ao optar por uma plataforma que garante a segurança do armazenamento dos arquivos XML em servidores na nuvem, a empresa já está um passo à frente em relação aquelas preferem consultar e armazenar manualmente.                                                            

É possível manter os documentos guardados e seguros, cumprindo a lei em termos de armazenamento de documentos fiscais.

Ao utilizar uma plataforma de gestão  sua empresa será capaz de realizar análises mais profundas, levando o departamento tributário a um nível superior de estratégia e inteligência.

Quer saber mais sobre como um software de gestão de documentos fiscais pode transformar a sua empresa? Continue lendo o Blog do Arquivei!