Desafios da NFSe: empresas com filiais em várias cidades

1. O que é uma NFS-e?

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica é um documento fiscal emitido de forma online, em formato digital. Ela permeia a obrigação principal, o pagamento do ISS (Imposto sobre Serviços), e se trata de uma obrigação acessória na prestação de serviços.

A Nota fiscal de Serviços eletrônica está ligada ao desenvolvimento de atividades de serviços por conta do ISS. Sempre que há a prestação de serviços, há a obrigatoriedade de pagamento de ISS e, consequentemente, a necessidade de emissão da Nota. 

⏩ Serviços sujeitos ao ISS – Taxativa ou Exemplificativa?

Esse processo permite que, além de declarar ao Estado todas as informações dos dados cadastrais, tanto do prestador quanto do tomador, haja um controle da operação que contém todos os tributos incidentes. 

As notas emitidas de maneira eletrônica substituem as antigas notas físicas e manuais. Com isso, pode-se notar muitos benefícios nesse trabalho. A otimização do processo de emissão e consulta de notas fiscais, a guarda e o controle dos documentos e o envio de informações de forma online são as principais vantagens da nota eletrônica, tanto para o governo quanto para o próprio contribuinte.

2. Desafios da NFSe na regulamentação: quem é o responsável?

Como já mencionado, a NFS está diretamente ligada à obrigação principal ISS, ou seja, quem pode versar sobre as obrigações acessórias em relação a esse tributo é o ente tributante Municipal, de acordo com o artigo 156 da Carta Magna, observando as diretrizes dispostas na Lei Complementar 116/2003.

A partir das disposições previstas nas normas supracitadas, os municípios possuem competência para legislar acerca da matéria tributária, ao mesmo tempo em que atuam na fiscalização para combater a sonegação, a declaração de informações falsas pelos contribuintes ou a omissão das mesmas. 

Contudo, controlar informações e cruzar dados não é uma tarefa simples. Mesmo considerando que cada município monitore seu contribuinte, ainda existe o cenário em que a incidência do ISS é devida para outras prefeituras, divergindo, portanto, o ente tributante fiscalizatório do município do contribuinte. 

Além disso, cada município utiliza seu próprio layout para a emissão dos documentos fiscais, mesmo que eletrônicos. Isso dificulta a sincronização das informações que abarcam, além do imposto principal vinculado à Nota Fiscal de Serviços, outros tributos de interesse da União. 

Por isso foi instituído o “Projeto NFSe” pela Receita Federal em conjunto com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf). Esse projeto tem por objetivo proporcionar uma ação de fiscalização mais ágil e efetiva, modernizando e padronizando a emissão das notas de serviços eletrônicas. 

Dessa forma, todo o avanço da tecnologia tem sido aliado à entrega de declarações que conversam entre si e são diretamente exportadas pelo sistema de cada entidade.

3. Quais são os desafios da NFSe na emissão?

O contribuinte de ISS deve emitir Nota Fiscal de Serviço, tendo a prestação de serviços constantes na lista anexa à Lei Complementar 116/2003 como fato gerador do tributo.

Basicamente, o contribuinte é o prestador de serviços. Ocorre que, para “contribuir” com o governo, seja em esfera municipal, estadual ou federal, deve-se conter uma inscrição no órgão correspondente. 

No caso, para contribuir com o ISS, o prestador, que é a pessoa diretamente ligada ao fato gerador (pois criou o fato que obriga o recolhimento do imposto ISS), deve estar devidamente inscrito e regular no município onde está estabelecido. 

Dessa forma, deve também seguir as exigências do município onde contribui, como a emissão da nota fiscal eletrônica para a devida geração da Guia de arrecadação do ISS. 

Como visto anteriormente, cada município tem competência para exigir o documento fiscal válido para a operação de serviços, sendo o mesmo eletrônico ou físico. 

No município de São Paulo, por exemplo, por meio da inscrição municipal ou CNPJ, é possível consultar a FDC (Ficha de Dados Cadastrais) de cada contribuinte estabelecido na cidade, as atividades permitidas e regulares que foram aprovadas pelo órgão. 

Porém, é importante lembrar uma exigência de São Paulo: apenas é permitida a nota fiscal de prestação de serviços eletrônica. Isto é, caso o prestador tenha a intenção de se instalar na localidade, deverá passar por todo esse processo de cadastro e liberação de senha web para conseguir emitir a NFSe (alguns municípios já utilizam o certificado para emissão).

Por sua vez, cada município pode variar as exigências para o processo de cadastro ou liberação de emissão de NFS, até mesmo se a nota será eletrônica, mesmo estando em desuso a nota física. 

Assim, é importante lembrar sempre que cada município tem competência para versar sobre assuntos que permeiam o imposto ISS e suas obrigações acessórias.

4. Como consultar a NFSe? 

As notas eletrônicas, como citado anteriormente, dependem das especificidades de cada prefeitura. Mas, hoje, já podemos contar com a integração entre os sistemas de gestão utilizados nas companhias e o sistema da prefeitura. 

Isso quer dizer que existem municípios e sistemas que sincronizam informações e permitem que o usuário consulte a nota pelo próprio sistema que já utiliza, ao invés de ter que logar no sistema da prefeitura para conseguir buscar a nota recebida. 

Dessa forma, além de agilizar o processo de consulta de notas, o sistema já conterá todas as informações de cadastro, código de serviços, valor da operação etc dentro do próprio sistema. Isso permite que o usuário possua controle de todos os documentos transacionados com todos os clientes e integre com outros departamentos administrativos da empresa. 

Por isso é importante que cada pessoa veja sua necessidade em relação à gestão das notas de serviços, execute os passos prévios, como cadastro de inscrição no município, liberação das atividades e suas concomitantes licenças, para a regularidade empresarial e o conhecimento de como será cumprido os processos relacionados à essa nota.

Se a empresa possuir um alto volume de notas transacionadas e possuir filiais de empresas em várias cidades, o ideal é que essa gestão seja feita automaticamente, com captura, armazenamento e organização inteligente. Além disso, é essencial contar com um sistema que faça a integração direta com a prefeitura. 

Assim, sua empresa estará regular e automatizada no melhor processo fiscal possível.

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5. Principais dificuldades e desafios da NFSe

Um dos maiores desafios da NFSe e sua gestão é entender a exigência de cada cidade. Isso porque não há um padrão para facilitar o conhecimento do empresário ou do contador que possui cadastro em mais de uma localidade e que, portanto, precisa pesquisar sobre. 

Alguns municípios exigem que o contribuinte compareça ao órgão de maneira presencial com os documentos para credenciar a emissão de notas de serviços eletrônicas. Outras cidades permitem a utilização de certificado digital e, às vezes, até obrigam que a entidade o tenha. Por sua vez, alguns municípios possuem uma comunicação otimizada de maneira online. 

O credenciamento para o município de São Paulo, por exemplo, é obrigatoriamente por meio de certificado digital para todas as empresas, exceto as optantes pelo Simples Nacional, que podem emitir pela senha web, conforme disposto na Instrução Normativa SF/SUREM nº 08/2010.

Após a efetiva inscrição municipal, o contribuinte solicita a senha web e o desbloqueio dela, enviando toda a documentação de maneira online. Assim que tiver acesso ao seu perfil, também sem a necessidade de comparecimento presencial, solicita a emissão de NFSe e, assim que recebe o e-mail de liberação, já está apto para emitir a nota.

Por outro lado, São Paulo não oferece teste de homologação para a emissão de notas, diferente da Prefeitura de Osasco, que permite essa simulação dentro do ambiente de produção.

Inclusive, Osasco trabalha apenas com webservice e não exige certificado digital. Após o contribuinte realizar o cadastro na “Casa do Empreendedor”, preenchendo o formulário com os dados da empresa, a Prefeitura emitirá a autorização automática para a emissão de notas, conforme o artigo 5º do Decreto 11.549/2017, e apenas esses contribuintes poderão solicitar a liberação da senha para a emissão de notas eletrônicas.

5.1 Complexidade de coleta em cada prefeitura

Infelizmente, já tendo que considerar as diferentes normas para o credenciamento e a emissão de notas, é preciso também descobrir como cada prefeitura disponibiliza suas normas e informações. 

Algumas criam em seus sites acessos e explicações facilitadas para a finalidade de cadastro e solicitação de emissão de notas, enquanto outras dificultam esse processo ou não dispõem de informação clara e facilitada, dividindo em várias etapas os dados e o processo de emissão de notas.

Na prefeitura de São Paulo, o contribuinte conta com o passo a passo da preparação da documentação para solicitação e desbloqueio da Senha Web, bastando entrar em sua página principal.

No espaço Fazenda, é possível encontrar várias opções, como o cadastro de CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários), a solicitação e o desbloqueio de senha web, e a solicitação de emissão de NFS-e.

Figura 1: Dados da página principal do site da prefeitura de São Paulo

Figura 2: Acesso ao Cadastro de Contribuintes Mobiliários

5.2 Integração automática nas prefeituras, um dos principais desafios da nfse

Quando a empresa emite ou recebe uma quantidade grande de notas fiscais de serviço, realizar esses processos de forma manual é uma dor de cabeça. 

Pensando nessa possibilidade, algumas prefeituras já implementaram sistemas mais modernos que permitem a automatização da emissão de notas pelo API de NFS-e. Essa solução tecnológica executa e controla todos os procedimentos necessários para emissão, transmissão e armazenamento das notas. 

Assim, essa aplicação permite uma interface de comunicação entre o sistema da Prefeitura e as informações do software de gestão da empresa (sistemas diferentes), pois gera um arquivo XML de acordo com as condições do layout do município em questão, adequando-se a cada particularidade que cada localidade possa ter. 

Por isso é importante verificar a compatibilidade do API do seu sistema em relação às prefeituras em que poderá trabalhar.

Contudo, outras prefeituras trabalham apenas via Web Service, que executa apenas três estilos de comunicação: SOAP, REST e XML-RPC. Além disso, a integração via Serviço Web necessita de uma rede para seu funcionamento acontecer, ao contrário da API.

Os municípios que não aderem à automatização da emissão de notas atrapalham e muito o desenvolvimento das atividades que dependem da emissão de notas por conta da prestação de serviços.

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5.3 Instabilidades no sistema

É importante priorizar sistemas de gestão inteligentes e capazes de suprimir alguns problemas que acontecem com frequência nas prefeituras. Muitas realizam atualização ou mudanças internas, como é o caso das prefeituras de São Paulo e Osasco, que aproveitam o final do mês ou o final de semana para comunicar a indisponibilidade dos seus servidores, conforme demonstrado abaixo:

Figura 3: Exemplo de aviso de manutenção interna

Esse tipo de procedimento pode impactar de maneira negativa as atividades empresariais, ainda mais se seu sistema de gestão não for capacitado a atender as demandas governamentais. Então se atente!

5.4 Falta de conhecimento específico dos contadores

Assim como a contratação do sistema a ser utilizado pelo empresário, considerando as possibilidades de automatização de serviços, é importante contar com o apoio de um profissional especializado no assunto, preparado para atender as necessidades de cada cliente e com a visão de desenvolvimento empresarial. 

No Brasil, são 5.568 municípios, cada um com sua própria legislação municipal e com procedimentos específicos que dificultam o conhecimento de qualquer pessoa, até mesmo o simples acesso à informação.

Por isso, para evitar problemas futuros com o fisco, é importante que o contribuinte se certifique que seu contador está preparado para lhe ajudar a seguir as regulamentações e até mesmo parametrizar o sistema automatizado para a correta emissão e declaração de notas eletrônicas. 

Caso sua empresa tenha filiais, por exemplo, você terá que certificar a legislação não apenas da matriz, mas de cada filial que poderá se estabelecer em municípios distintos e com regras distintas. 

Muitas vezes, é melhor contratar especialistas locais especializados na norma do município onde está sua filial, para ter o stricto cumprimento das obrigações também locais. 

6. A automatização veio para ficar

A tecnologia e a automatização de processos empresariais são realidades que são úteis e essenciais para um mercado cada vez mais competitivo.

Para o fisco federal a tecnologia pode oferecer uma ação de fiscalização efetiva e rápida, promovendo menor margem de sonegação ou fraude. 

No mesmo sentido, há o benefício para os contribuintes ao agilizar as informações eletrônicas em suas declarações (obrigações acessórias), considerando que muitas das declarações da União são sincrônicas e conversam entre si.  

Porém, percebe-se a dificuldade do governo de se adequar e padronizar as informações de cunho municipal, uma vez que cada ente tributante nessa esfera tem autonomia para enfrentar e resolver alguns dos desafios da nfse. 

Essa disfunção é muito perceptível pelos contribuintes que sofrem com a falta de comunicação de muitas prefeituras. Outras ainda nem utilizam os serviços básicos de automatização de emissão de notas ou integração entre o software da empresa e o do município. 

Infelizmente, a ideia de se obter apenas um layout para todos os municípios e de forma eletrônica ainda é muito distante da realidade para muitas localidades. 

O Brasil é um dos países com o sistema tributário mais complexo do mundo. Esse cenário sempre afetou os contribuintes e consumidores, mas, desta vez, trouxe uma consequência também ao próprio governo, que tem seu interesse de fiscalizar melhor todas as operações e em todas as esferas. 

De qualquer forma, algumas prefeituras já contam com esse avanço tecnológico, permitindo que seus prestadores desfrutem dos benefícios de otimizar seus processos de emissão de notas, geração de guias de arrecadação e controle de documentos. 

Além disso, também contam com a integração de sistemas e a disponibilidade de dados aos interessados, mostrando que esse objetivo, apesar de complicado, é sim possível.

Atualmente, o Arquivei oferece suporte para mais de 1.000 cidades brasileiras, que implementam a NFSe pelo sistema GINFes, BETHA, NF Carioca, sistema Paulistana e outros tipos de integração.

7. Benefícios da automação fiscal para os desafios da NFSe

Tornar sua rotina fiscal mais fácil e prática é a forma mais efetiva de vencer os desafios da NFSe. Automatizar a gestão das notas fiscais de serviço traz muitos benefícios para a sua operação. Confira alguns:

• Acesso fácil às notas, sem precisar digitar diversos códigos
• Todas as notas de diferentes prefeituras organizadas no mesmo sistema
• Verificação e autenticidade sem dor de cabeça
• Armazenamento seguro e prático
• Compliance fiscal facilitado
• E muito mais

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