Reunir todos os documentos fiscais dos seus clientes é sempre um desafio para o contador. Você, provavelmente, deve ter criado um processo de checagem no escritório para que nenhum documento deixe de ser escriturado, porém, sabemos que as falhas podem acontecer num processo manual. Saiba como ajudar seu cliente a consultar NFe e evitar retrabalhos e multas.
Em relação aos documentos fiscais, esse problema se agrava por conta de o Fisco intensificar a fiscalização em relação à notas fiscais e gerar multas às empresas, e sabemos que muitas vezes o escritório contábil é responsabilizado por isso.
Uma solução para esse problema é estimular seus clientes a automatizarem a consulta NFe. O download pela chave de acesso leva tempo e pode deixar a empresa vulnerável a erros e furos nos arquivos, prejudicando o recebimento desse processo.
Ter uma plataforma de gestão de documentos fiscais além de facilitar a comunicação com seus clientes (por não ter o desgaste de cobrá-los no fim de cada mês).
Quer convencer seu cliente a automatizar esse processo e evitar a falta de documentos fiscais necessários para cálculo das obrigações? Continue a leitura e veja cinco benefícios diretos de soluções de gestão e consulta NFe.
Eficiência na consulta e recebimento de Nfes
Sempre que o seu cliente faz uma compra, se ele não tem um sistema que automatize o recebimento de notas, acaba dependendo do fornecedor para ter as notas fiscais nas mãos. Além disso, o XML, que é o arquivo válido da NFe, pode não ser entregue pelo fornecedor.
É preciso estar sempre cobrando. Para evitar que você seja a figura do cobrador, é muito mais lógico e fácil investir em uma solução que automatize o recebimento e faça com eficiência esse processo simples, porém, importantíssimo para a saúde fiscal.
Com um sistema de gestão de documentos fiscais, é possível fazer o download em lote tanto da NFe, quanto de CTes ou NFSes. De uma vez só, seu cliente tem acesso à todos esses documentos.
Mais produtividade e controle na consulta de NFes
Ao ter todos os documentos à mão e concentrados em uma única ferramenta é possível realizar consultas inteligentes aos arquivos. Para isso, você precisa mostrar aos seus clientes que é possível agilizar o trabalho de entregas à contabilidade e ainda utilizar os dados das notas fiscais geração de demonstrativos que podem ser úteis para diversas áreas como compras, financeiro e até almoxerifado.
Além de se antecipar, a consulta automatizada de NFe ajuda a manter um histórico das últimas ações da empresa. Esse é outro aspecto importante para a elaboração de demonstrativos estratégicos.
Afinal de contas, como o cliente poderá cobrar isso de você, se toda a inteligência fica perdida entre arquivos que não se comunicam e nada informam?
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Para completar os benefícios de produtividade e controle, todas as notas emitidas pelo cliente têm status atualizado na plataforma. Se a manifestação do destinatário é feita por quem recebe as mercadorias ou toma conhecimento de uma venda, seu cliente acompanha e pode fazer cobranças aos próprios consumidores dele.
Ganhos na gestão e na lucratividade dos produtos ou serviços
Manter o controle sobre documentos fiscais é também um dos aspectos da gestão fiscal. Mas nem só disso são compostos os benefícios de uma solução de gerenciamento de NFes.
Com a visão sintética das NFes recebidas e emitidas o cliente conhece a margem de lucro. Mesmo que por alto e que não seja apresentado o fluxo de caixa de modo detalhado, essa visão bruta da lucratividade, praticamente ao vivo, permite redirecionamentos imediatos.
Trata-se de um modo de perceber, antes de fazer grandes balanços, qual é o desempenho da empresa no momento. A visão sintética dos documentos fiscais também ajuda a identificar produtos que mais demandam gastos com transporte, por exemplo, com base na emissão de CTes.
Outra questão que pode ser avaliada a partir da visão sintética de dados é a emissão de NFSes. Quando o pagamento por serviços começa a comprometer grande parte da renda da empresa, é hora de avaliar se não é aconselhável ter o serviço executado pelos próprios colaboradores.
Imagine que o marketing da empresa do seu cliente esteja organizando um evento, mas que terceirize todas as tarefas a uma agência.
Integração com outros sistemas
Ao escolher uma solução de gestão de notas fiscais, há fornecedores que integram informações facilmente a outros sistemas. A vantagem está em evitar o retrabalho.
Desse modo, os documentos fiscais baixados em lote se integram aos sistemas emissores, ao ERP (Enterprise Resource Planning) e ainda têm papel importante na elaboração e checagem do Sped.
Ao ter todo o levantamento e fazer a consulta à NFe completa, o cliente pode cruzar informações do documento Sped à listagem de arquivos armazenados. Assim, as inconsistências aparecem e, se houver uma nota faltante no Sped, é possível fazer a correção baixando o arquivo em poucos cliques.
Ajustar o Sped antes de o Fisco perceber falhas, faz toda a diferença para o cliente, que evita multas desnecessárias.
Melhora da comunicação entre departamentos
Com acesso às Notas Fiscais eletronicas pela plataforma, o uso dos arquivos é padrão e não se torna capaz de alterar o registro da nota. Dessa forma, a informação original permanece inalterada.
Ao estar na nuvem, a consulta NFe passa a ser feita por meio de processos mais eficientes, padronizados e permite que cada setor se aproprie da mesma informação, porém, de modos diferenciados. O setor fiscal pode checar os XMLs, enquanto o setor compras acessa características ou quantidades de cada produto comprado, por exemplo.
O financeiro gera demonstrativos simples e inteligentes sobre as notas canceladas ou corrigidas. Já o setor de logística pode acompanhar o carregamento e as devoluções de mercadoria. Tudo isso com base nas mesmas informações, evitando ruídos desnecessários e retrabalhos.
Agora que você já tem argumentos claros para convencer o cliente a automatizar a gestão de documentos fiscais, que tal marcar reuniões com cada um deles?
Essas reuniões estreitam os laços com seus clientes e agregam valor ao seu trabalho.
Com o uso do Arquivei, as tarefas relacionadas à notas fiscais tornam-se muito mais rápidas e fáceis te ajudando a trabalhar de forma mais estratégica.
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