Automatização da Gestão Fiscal e Tributária - Blog | Arquivei
Gestão fiscal e tributária
Publicado em

abril, 2019

Escrito por

Equipe Arquivei

5 motivos para automatizar rotina com gestão fiscal e tributária

É realmente impossível não ter o auxílio da tecnologia para cuidar da gestão fiscal e tributária de uma empresa. Tanto que deixar a gestão dos documentos fiscais em planilhas pode gerar erros e causar prejuízos ao negócio, sendo o caminho mais rápido para o Fisco bater a sua porta.

Fiscal
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É realmente impossível não ter o auxílio da tecnologia para cuidar da gestão fiscal e tributária de uma empresa. Tanto que deixar a gestão dos documentos fiscais em planilhas pode gerar erros e causar prejuízos ao negócio, sendo o caminho mais rápido para o Fisco bater a sua porta.

Continue lendo e descubra cinco motivos para trazer mais inteligência e eficiência ao departamento com a automatização das rotinas fiscais e tributárias.

1- Aprimorar processos na gestão fiscal e tributária

Segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário) desde que a Constituição Federal de 1988 entrou em vigor, mais de quatro milhões de normas fiscais e tributárias já foram criadas no Brasil. O que dificulta saber todas as novidades adotadas pelo Fisco, inevitavelmente, levando empresas a cometerem erros.

Regras tão complexas incharam cada vez mais o departamento, fazendo o gestor fiscal e tributário contratar diversos analistas para realizar serviços burocráticos e repetitivos.

Toda o cuidado  com os documentos fiscais, por exemplo, era feito manualmente. Mas a tecnologia veio para ajudar as empresas a serem mais eficientes.

A partir da utilização de uma plataforma online é possível integrar informações e aprimorar processos, gerando uma única visão de cada documento fiscal da empresa.

2- Aumentar a produtividade

Com o aprimoramento e automatização dos processos é possível eliminar as montanhas de papel em cima das mesas de cada analista. Os XML das NFes e CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico), por exemplo, são baixados automaticamente da Sefaz (Secretaria da Fazenda) – acabando a dependência de outros setores e empresas. O time tem mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: fazer a empresa crescer.

3- Redução de custos

Com certeza um dos objetivos que nunca são esquecidos é a redução de custos da empresa, não é mesmo? A utilização de uma ferramenta de gestão de documentos fiscais acaba com o trabalho de digitar manualmente os 44 caracteres de cada chave de acesso de NFe e ainda gera relatórios que acabam com a necessidade de preparar manualmente diversas planilhas para cruzamento de dados.

Isso se reflete em menor custo de tempo e também investe em uma equipe especializada em tarefas mais estratégicas.

4- Segurança e precisão

A gestão fiscal e tributária fica muito mais fácil quando se tem controle de todos os documentos fiscais que são emitidos contra o CNPJ da empresa.

Uma ferramenta de gestão de documentos fiscais é capaz é capaz de consultar, baixar e armazenar todos esses documentos momentos após serem emitidos.

Assim, a escrituração fica mais simples e precisa, além da segurança da empresa estar preservada de fraudes

5- Decisões mais assertivas

Os documentos fiscais contêm informações valiosas tanto para o departamento fiscal como para outros departamentos, como compras e financeiro.

No arquivo XML da NFe estão disponíveis dados como base de cálculo e valor do produto, frete, seguro, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), além de datas de emissão, saída/entrada e valor total.

Esses dados citados são extremamente importantes!

A partir desses elementos é possível fazer diversos tipos de análise que são estratégicas para outros setores da empresa, garantindo decisões mais assertivas.

O Arquivei é o melhor parceiro para gestão fiscal e tributária

Com o Arquivei, a consulta, download e armazenamento automático de NFes e CTes são realizados direto da Secretaria da Fazenda nacional, sem precisar de chaves de acesso. Assim, é possível conferir todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e corrigir eventuais erros que possam existir no documento, como o código CFOP, por exemplo.

Nesse caso, visualizar a Nota Fiscal momentos após ser emitida, faz toda a diferença. Essa facilidade permite que o seu time solicite uma carta de correção ou cancelamento até 24h após a emissão.

O Arquivei realiza a consulta diretamente da Sefaz, organizando os XMLs e DANFes (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), acabando o desespero do seu time em correr atrás de fornecedores pedindo notas fiscais. É possível também filtrar e buscar por qualquer conteúdo do documento fiscal: nome do produto, data de emissão, fornecedor e muito mais.

Os CTes e MDFes (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) também podem ser consultados e baixados em XML e DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) direto da Sefaz.

Quer saber como essa plataforma de gestão de documentos fiscais já ajudou outras grandes empresas? Confira abaixo!

Riachuelo

Como uma das maiores redes de lojas de departamento do Brasil, a Riachuelo passa pelos mesmos desafios de qualquer grande empresa. Para sua equipe de contabilidade, gerenciar milhares de notas fiscais e XMLs era um desses obstáculos ao crescimento.

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Antes, todas as questões relacionadas a notas fiscais geravam uma grande carga de trabalho. Hoje, com o Arquivei, a empresa aumentou em 15 vezes a eficiência na gestão de tais documentos. No total, a Riachuelo lida com cerca de 300 mil notas fiscais, além dos mais de três milhões de cupons emitidos nas lojas.

“Demorávamos cerca de um minuto para analisar cada nota. Agora levamos três minutos para cuidar de um lote de três mil notas. Podemos monitorar todo o processo fiscal, do início ao fim das transações”, destaca Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.

Sipolatti

O Arquivei levou para a Sipolatti mais segurança na gestão fiscal e tributária, além de satisfação de seus colaboradores e aceleração de processos. O resultado foi uma  economia de mais de 96% de tempo de diversos departamentos de formas organizada e rápida.

A solução facilitou a escrituração de documentos: “Ficou fácil encontrar notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas”, conta Rodrigo Coutinho, head Contábil da rede. Para ele, as vantagens da ferramenta se disseminaram por todos os setores da companhia.

Móveis Carvalho

Uma das mais tradicionais varejistas de Ribeirão Preto, no interior de São Paulo, a Móveis Carvalho sofria com a demora para receber notas e também tinha problemas com seus processos e gestão de documentos fiscais.

As dificuldades, em conjunto com a necessidade de muitas cartas de correção, fizeram com que a empresa fosse ao mercado em busca de uma solução em gestão e consulta de NFe. A ferramenta escolhida foi o Arquivei.

As notas, que antes demoravam dois dias para chegarem do depósito, agora são consultadas, baixadas e armazenadas pelo Arquivei em menos de um minuto e em lotes.

A equipe de gestão fiscal e tributária agora consegue saber exatamente quantas notas foram emitidas contra seu CNPJ e quais DANFes estão à caminho.

Com isso, a gestão fiscal ajuda também o setor de contas a pagar, que já terá uma previsão de despesas para o próximo mês, facilitando a formulação de novas estratégias de vendas.

“Os 14 dias ganhos no processo de gestão fiscal são utilizados para realizar análises, com relatório verticais e horizontais de desempenho da empresa”, explica Cleber Cassio de Almeida, analista financeiro da Móveis Carvalho. Quer conhecer outros depoimentos? Clique aqui!

Faça como a Riachuelo, Sipolatti, Móveis Carvalho e mais de 50 mil empresas. Adote o Arquivei e comece a consultar e baixar NFe, CTe e NFSe direto da Sefaz e de mais de 150 prefeituras.

Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais eletrônicas, acesse o nosso guia completo e saiba tudo sobre a NFe!

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