Realizar uma gestão eficiente dos parceiros do negócio é um dos pilares fundamentais para o sucesso, em qualquer segmento. Nesse sentido, manter um cadastro de fornecedores atualizado não é apenas uma tarefa administrativa, mas também uma estratégia vital para obter eficiência operacional, o controle financeiro e a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos ao cliente.
No guia a seguir, vamos explorar a importância de manter o cadastro de fornecedores sempre em dia com a ajuda dos ERPs da TOTVS, como o Datasul, Protheus, RM Sistema e Logix. A ideia é mostrar como essa tarefa pode ser feita de forma eficaz e otimizada.
Há também a possibilidade de integração desses sistemas com a plataforma da Arquivei, visando centralizar e simplificar a gestão dos fornecedores e documentos fiscais. Se você quer ficar por dentro de tudo sobre o assunto, você veio ao lugar certo! É hora de obter eficiência, de uma vez por todas, na gestão de fornecedores com a TOTVS e a Arquivei.
O que é o TOTVS?
Se você tem contato com softwares, provavelmente já ouviu falar da TOTVS. Mas se você ainda não está familiarizado no ramo e busca saber que empresa é essa, você veio ao lugar certo.
A TOTVS é uma empresa de tecnologia da informação fundada no Brasil, em 1983, e o foco dela reside em soluções envolvendo o desenvolvimento de software para uma gestão empresarial eficiente.
É uma das maiores empresas de software do Brasil e da América Latina, sendo reconhecida no mundo inteiro e conta com uma gama de soluções para negócios de diversos setores, incluindo:
- sistemas de gestão empresarial (ERP);
- software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
- soluções de supply chain;
- entre muitas outras.
As indústrias que podem contar com essas soluções incluem manufatura, varejo, serviços, saúde, educação e até o governo. O intuito da empresa é auxiliar na otimização de processos, além da eficiência operacional e tomada de decisões com base em dados.
Como cadastrar fornecedores no TOTVS
A TOTVS fornece ERPs que vão auxiliar na gestão da sua empresa, veja algumas possibilidades a seguir.
Datasul
O Datasul é um ERP completo para médias e grandes empresas operando em módulos a serem combinados de acordo com a necessidade da organização. Eles armazenam e integram os dados para disponibilizar as informações precisas aos setores interessados.
A título de exemplo, pense na situação em que uma matéria-prima é recebida e lançada no sistema pela sua equipe. Com o Datasul, o departamento responsável pelo estoque e gerenciamento da produção já contará com os dados atualizados promovendo uma rotina produtiva e sem gargalos para os demais departamentos.
Para cadastrar um fornecedor no Datasul TOTVS, basta acessar o programa “CD0401 – Manutenção Fornecedores”. Ao fazer isso, o sistema sugere automaticamente o número do fornecedor com base no registro mais recente no “CD0101 – Último Cliente/Fornecedor”.
A boa notícia é a possibilidade de cadastrar fornecedores de diferentes naturezas, incluindo Pessoa Física, Pessoa Jurídica, Estrangeiro e Trading.
Protheus
O Protheus é uma outra opção de ERP que oferece soluções para suas finanças, estoque, compras, vendas, produção, e muitas outras. Uma das funcionalidades da ferramenta é o cadastro de fornecedores para manter o controle dos parceiros e entregas. E para fazer isso, os passos são simples.
Primeiro, basta acessar o módulo de Cadastro de Fornecedores no menu de Compras ou Financeiro — vai depender de como o seu sistema foi configurado. Agora, preencha os dados do fornecedor, como nome, endereço, CNPJ ou CPF, telefone, e-mail, entre outros.
A vantagem é que o Protheus também viabiliza incluir mais detalhes, como o ramo de atividade do fornecedor, o tipo de mercadoria ou serviço comprado pela sua empresa, as condições de pagamento e entrega. Dessa forma, é mais fácil escolher o fornecedor mais adequado para cada demanda.
Depois do cadastro, você pode consultar toda a lista ao acessar a “Consulta de Fornecedores” e selecionar o fornecedor desejado. Lá é possível visualizar e editar todas as informações cadastradas.
RM Sistema
Esse sistema consegue atender as demandas de gestão de RH com flexibilidade, nos mais diversos segmentos:
- Agronegócio
- Atacado
- Distribuição
- Educacional
- Varejo
- Serviços
- Indústria
- Saúde
- Jurídico
- Finanças
- Construção
- Logística
O sistema RM auxilia nos processos de recrutamento, cargos e salários, ponto eletrônico, medicina e segurança do trabalho, folha de pagamento, avaliação de desempenho e até treinamento.
Para cadastrar um novo usuário é preciso ter o usuário Supervisor. Dessa forma, acesse a plataforma, vá ao módulo Serviço Globais e depois na aba Segurança e clique em Usuários. Clique em incluir e preencha as informações necessárias.
Logix
A Logix foi desenvolvida para atender segmentos oferecendo mais de 50 módulos. Usá-la para cadastrar fornecedores é simples, veja a seguir.
Na tela principal, você pode inserir o CNPJ e uma inscrição estadual. Além disso, deve-se informar todos os endereços de cobrança e suas respectivas inscrições estaduais na opção “Fornecedor > Inscrições adicionais”.
No caso de um fornecedor com vários endereços nos mesmo CNPJ e a mesma inscrição estadual, basta adicionar um registro na aba “Inscrições adicionais” e indicar inscrições estaduais idênticas, mas com diferentes números de sequência para cada registro.
A importância de manter o cadastro de fornecedores atualizado
Seja qual for o tamanho da empresa, é importante manter o cadastro de fornecedores atualizado para aproveitar uma série de benefícios, como:
- Controle financeiro mais preciso;
- Diminuição de erros humanos;
- Estreitar relações com fornecedores;
- Melhoria da eficiência operacional;
- Cumprir prazos;
- Se manter dentro da lei.
Isso ajudará na gestão de fornecedores, permitindo o acompanhamento de informações vitais, como termos contratuais, histórico de compras e prazos de entrega. E tem mais: além da conformidade fiscal citada anteriormente, há facilidade também na tomada de decisões estratégicas usando dados completos. Enquanto isso, a sua empresa estabelece boas relações com esses parceiros.
Como otimizar o uso da visão de fornecedores usando o TOTVS
Usar os ERPs da TOTVS de forma otimizada não é tarefa complexa. Saiba que é fundamental manter o cadastro detalhado e sempre atualizado. Além disso, você ganha eficiência uma vez que os módulos são integrados entre os departamentos.
Quando otimizado, a sua visão terá o foco em qualidade, prazos e custos, garantindo que as parcerias sejam benéficas para todas as partes. Considere também o uso dessa ferramenta para acompanhar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo por meio do gerenciamento de contratos e acompanhamento de prazos.
A integração com outras ferramentas, como a Arquivei, também auxilia na otimização dessa tarefa. A Arquivei busca simplificar a gestão de documentos fiscais, garantindo a conformidade legal do seu negócio, em qualquer segmento.
TOTVS + Arquivei: As vantagens da integração
Anteriormente, você entendeu que é possível realizar a integração entre TOTVS e Arquivei, certo?. A grande vantagem desse processo é a centralização de informações para acompanhar a saúde da empresa. Inclusive, essa é uma das principais etapas de gerenciamento dos negócios.
Nesse sentido, podemos citar a possibilidade de controle, em tempo real, das notas fiscais dos fornecedores, as quais demandam tempo e atenção — essa é uma das boas práticas para evitar o uso indevido do CNPJ.
Portanto, saiba que para fazer um cadastro de fornecedores otimizado, manter o compliance fiscal em dia e lançar documentos fiscais nos sistemas da TOTVS, a Arquivei oferece o Monitor De. Ele é um importador automático para otimizar a transferência de informações entre sistemas, garantindo mais confiabilidade à gestão fiscal e financeira.
Ele está disponível na plataforma da Arquivei hoje e você pode experimentar de graça, basta clicar aqui.
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