Automação de Processos Fiscais e Tributários: a nova realidade

Confira os benefícios da automação de processos, a nova realidade do mercado e como se adequar:

Há muito tempo as administrações tributárias têm buscado incrementar a sua arrecadação tributária. Em um cenário de guerra fiscal, crise econômica e de uma elevada sonegação, o fisco tem se amparado cada vez mais na automação de suas atividades (utilização de tecnologias) para a construção de um ambiente de inteligência fiscal.

Esse movimento crescente por parte das fazendas públicas impacta diretamente nas atividades empresariais, na medida em que produz uma maior eficiência na fiscalização e um rigoroso e intenso combate aos sonegadores de tributos.

Dessa forma, em virtude dos riscos envolvidos às organizações, a revisão e a melhoria dos processos fiscais e tributários se tornam inadiáveis.

Para detalhar as nuances desse tema, este artigo abordará (i) as razões que reforçam a necessidade de automação dos processos fiscais e tributários das empresas, (ii) os desafios para a sua implementação e (iii) os processos fiscais e tributários a serem automatizados.

1. A informatização do fisco

O fisco é o pioneiro quando o assunto é a automação de processos. 

Por intermédio da utilização intensa da tecnologia, são evidentes as diversas vantagens obtidas, como: 

• o banco de dados, cujas informações são compartilhadas entre todas as administrações tributárias;
• a fiscalização mais efetiva com o cruzamento de dados e a auditoria eletrônica; 
• o monitoramento em tempo real das operações empresariais; 
• a arrecadação tributária mais efetiva.     

Essa inteligência fiscal construída pelo fisco maximiza as possibilidades de verificação de indícios de irregularidades ou de evidências de fraudes fiscais, o que pode ocorrer por má-fé ou por negligência dos contribuintes.

Assim, é indiscutível a necessidade das empresas se movimentarem para reduzir ou eliminar a ocorrência de erros fiscais em suas operações tributárias.

Nesse caso, o próprio fisco, ao se automatizar, exige das empresas a automação dos seus processos fiscais e tributários.

2.  Os desafios para a conformidade fiscal

Segundo dados do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), publicados em 2021, em 33 anos da publicação da Constituição Federal, foram editadas mais de 6,7 milhões de normas, das quais 443.236 se referem a alguma matéria tributária. Isso representa 2,21 normas tributárias por hora (dia útil).

Mas o que parece ruim, pode piorar! Das 443.236 normas tributárias editadas desde a promulgação da Constituição Federal, apenas 30.837 estavam em vigor em 30 de setembro de 2021.

Portanto, é impensável acompanhar todo esse cenário dinâmico e complexo sem a automação dos processos fiscais e tributários.

3. A utilização do tempo para as atividades estratégicas

As rotinas fiscais e tributárias consomem muito o tempo das empresas. Não há mais espaço para isso! É necessário realizar um mapeamento de todas as atividades manuais e repetitivas que, além de custosas, são as que mais estão sujeitas a erros.

Enquanto o ativo intelectual da empresa estiver direcionado apenas para as atividades que não possuem cunho estratégico, menores são as chances de a empresa oferecer um tratamento diferenciado e com excelência.

Além disso, a automação dos processos fiscais e tributários permite que os profissionais se voltem para as atividades que exigem maior raciocínio e senso crítico (tarefas analíticas), viabilizando o próprio desenvolvimento dos colaboradores e criando um círculo virtuoso com benefícios a todos os envolvidos.

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4. A concorrência já fez a automação de processos fiscais e tributários

Se a sua empresa não se automatizar, o seu concorrente com certeza irá.

A inteligência fiscal deve ser também motivada pela inteligência competitiva, que, por sua vez, requer um olhar sobre como os concorrentes e competidores estão se organizando e se posicionando no mercado.

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5. Em quais atividades posso fazer a automação de processos?

Algumas automações já implementadas por muitas empresas e que proporcionam rotinas mais eficientes e produtivas são:

• Acompanhamento e atualização da legislação tributária;
• Cálculo dos tributos conforme as regras tributárias vigentes;  
• Consulta e download de Documentos Fiscais Eletrônicos;
• Gestão e guarda dos XML’s (NF-e);
• Escrituração fiscal;
• Auditoria do SPED Fiscal;
• CND (Emissão e Controle de vencimentos);
• Arquivamento de documentos na nuvem;
• Gestão de Agenda Tributária;
• Geração automática de obrigações acessórias;
• Checagem cadastral de fornecedores e clientes.

6. Os cuidados na automação de processos fiscais e tributários

Antes de qualquer automação, os processos fiscais e tributários devem ser mapeados e, se for o caso, revisados.

É importantíssimo que a automação dos processos fiscais e tributários seja efetuada à luz das particularidades do negócio e da estrutura legal aplicável às operações da empresa, exigindo, assim, um amplo conhecimento técnico.

Além disso, ao passo que a automação é implementada, surge para as empresas a necessidade de investimentos em segurança digital, visando diminuir os riscos de interrupção das atividades digitais e proteger os dados gerados nesse novo ambiente digital.

Por fim, é preciso ter ciência de que a automação é um caminho sem volta, seja em virtude dos benefícios e diferenciais competitivos que gera, ou por conta da necessidade de uma gestão que se baseie nas novas tecnologias colocadas à sua disposição. 

A automação na consulta de notas fiscais é a realidade

Automatizar a consulta de notas fiscais não é tendência, é a realidade. As áreas fiscais e contábeis que não se adequam acabam ficando para trás com processos engessados e repletos de erros. 

A consulta de Notas Fiscais é complexa e demorada para ser realizada. Mas quando é feita de forma automática, com poucos cliques você tem acesso às notas de forma prática, rápida e segura sempre que precisar. Com a ferramenta inteligente da Arquivei, você faz integração com outros sistemas contábeis e ERPs, facilitando ainda mais os processos! 

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