Paz Financeira: Como Acabar com as Disputas entre Compras e Financeiro

É comum observar uma desconexão entre os departamentos de compras e finanças em muitas empresas, apesar de ser fundamental que esses dois setores trabalhem em conjunto. Essa falta de equilíbrio entre eles pode levar a uma série de atritos e implicações para as compras estratégicas realizadas pela empresa.

Para superar esses desafios, é fundamental estabelecer processos claros de comunicação, alinhar metas e orçamentos e promover uma cultura organizacional que valorize a colaboração entre os setores de compras e finanças. Isso contribuirá para uma gestão mais eficaz dos recursos e uma tomada de decisões mais estratégica em toda a empresa.

Contudo, sabemos que muitas vezes ainda restam dúvidas práticas de como agir e melhorar os atritos entres as demandas de quem precisar comprar e as demandas de quem precisa pagar, promovendo a paz financeira na empresa.

Pensando nisso, preparamos esse artigo explicando os principais pontos ao redor do tema, além de dicas práticas e que te ajudarão a reduzir as disputas entre os setores e ainda alcançar melhores resultados para todos da empresa.

Entendendo os principais atritos entre compras e financeiro.

Um dos principais atritos entre o setor de compras e o setor financeiro de uma empresa ocorre devido às compras não planejadas. Muitas vezes, o setor de compras toma decisões impulsivas, sem considerar adequadamente os objetivos financeiros e estratégicos da empresa. Isso pode resultar em gastos excessivos e desperdício de recursos. 

Além disso, a falta de um orçamento claro e alinhado entre os setores de compras e financeiro é outra fonte de conflito. Sem um orçamento adequado, o setor de compras pode enfrentar restrições financeiras que prejudicam sua capacidade de adquirir os recursos necessários para as operações.

A falta de comunicação e colaboração efetiva entre os dois setores também é um problema recorrente. Quando compras e finanças não compartilham informações de forma transparente, pode ocorrer a falta de compreensão das necessidades e objetivos de cada lado, resultando em decisões desalinhadas.

Por fim, a inação por parte da gestão em abordar esses atritos pode agravar o problema. A alta administração desempenha um papel crucial na promoção da cooperação entre compras e finanças. Sem ação da gestão, os problemas persistem e podem prejudicar a eficiência operacional e a lucratividade da empresa.

Principais problemas que geram os atritos entre compras e financeiro

Para além dos pontos mais gerais que citamos acima, existem ainda 4 pontos que podem prejudicar ainda mais a relação entre o setor de compras e setor financeiro da sua empresa. 

São eles: Perda de documentos; Atrasos em pagamentos; Dados inconsistentes; e, claro, falhas na comunicação. Veja abaixo como reconhecer e solucionar cada um desses problemas.

Perda de documentos

Compreender os desafios relacionados com a perda de documentos nos setores de compras e pagamentos de uma empresa é essencial para uma gestão eficaz. A má gestão de documentos pode resultar em uma série de complicações, com implicações diretas nas finanças e operações do negócio.

Isso porque a maioria dos documentos empresariais está intrinsecamente ligada a obrigações fiscais, trabalhistas e cíveis. Portanto, garantir um arquivamento seguro é crucial para evitar perdas e prejuízos.

A perda de documentos pode levar a várias consequências adversas, incluindo multas significativas. Em muitos setores, as empresas são obrigadas por lei a manter registros específicos por um período determinado. Por exemplo, as notas fiscais devem ter seus registros e arquivos digitais guardados pelos prazos estabelecidos pela legislação tributária, conforme estabelece a Cláusula Décima do Ajuste Sinief 07/05. A falta desses registros pode resultar em auditorias fiscais e multas por não cumprimento das obrigações legais.

Além disso, os prejuízos financeiros, principalmente devido às multas, representam um dos impactos mais onerosos. Afetando diretamente a saúde financeira da empresa.

A autuação da empresa é outra consequência preocupante, pois o não cumprimento das obrigações de apresentação de documentos fiscais pode levar a sanções legais.

A perda de documentos também desacelera os processos internos, com colaboradores gastando tempo valioso na busca por arquivos ou na realização de tarefas para substituir documentos ausentes.

E sem deixar de esquecer que a reputação da empresa também está em jogo, com problemas relacionados a dados inconsistentes ou vazamento de informações, afastando fornecedores e prejudicando a imagem no mercado.

Atraso no pagamento de NFes

O atraso no pagamento de Notas Fiscais (NF-es) pode desencadear uma série de problemas financeiros e operacionais. Essa situação pode prejudicar o fluxo de caixa, gerar custos de oportunidade e criar riscos de interrupção na cadeia de suprimentos. Além de  resultar em descontentamento dos fornecedores e impactar a reputação da empresa.

Uma das principais soluções para enfrentar esses desafios é a automação de processos financeiros. A implementação de sistemas eficientes pode agilizar a aprovação e o pagamento de faturas, reduzindo a probabilidade de atrasos. 

Quando há a implementação de uma automação eficiente que conecta e interliga o setor de comprar com o setor financeiro, as ações de pagamento são mais ágeis. Além de garantir que as informações de pagamento contidas na NFes serão pagas adequadamente.

Acontece que, por exemplo, se o setor de compras receber uma NF-e de um fornecedor e esse mesmo setor de compras, que deveria repassar essa NF-e para o financeiro, atrasar a entrega ou não repassar as informações relativas ao pagamento corretamente, haverá atrasos no pagamento que é de responsabilidade do setor financeiro.

A situação de atraso no pagamento gera ônus financeiros para a empresa (apesar de também poder gerar ônus fiscais em atrasos demasiados, a depender do Regime tributário da empresa). O que acontece é que a NF-e, normalmente está vinculada a um boleto que, em atraso, têm previsto os juros correspondentes. 

Por isso, a negociação de termos de pagamento mais favoráveis com fornecedores é também uma boa saída. Pois proporciona flexibilidade financeira e reduz o impacto dos atrasos.

Não podemos esquecer que, nos casos dos pagamentos, já entendemos que os pagamentos precisam ser em dia, por isso a adoção de tecnologias de pagamento automatizado também desempenha um papel crucial. Acelerando as transferências de fundos e otimizando as transações financeiras. 

 A implementação de sistemas de monitoramento e relatórios permite identificar atrasos potenciais antes que se tornem problemas críticos, permitindo a tomada de medidas preventivas.

Além disso, o treinamento contínuo e garantia da unidade das informações da equipe financeira, com os outros setores, sobretudo de compras é crucial. 

Isso envolve a priorização de pagamentos, a otimização de processos e a capacidade de lidar eficientemente com questões relacionadas aos pagamentos. Ao adotar essa abordagem abrangente, combinando tecnologia, políticas claras e negociação estratégica, a empresa pode mitigar os desafios associados ao atraso no pagamento de Notas Fiscais, prezando pelos relacionamentos saudáveis com fornecedores, preservando seu fluxo de caixa e mantendo sua reputação no mercado.

Importante também estar atento a outros problemas que podem ser gerados pelas questões erradas com a NF-es, como atraso na emissão. Saiba mais sobre essa questão em Nota fiscal atrasada tem multa? Descubra o que realmente acontece

Dados inconsistentes

Os principais problemas que geram atritos entre os departamentos de compras e financeiro, devido a dados inconsistentes, incluem: Divergências nas Informações de Fornecedores; Desalinhamento Operacional; Erros de Pagamento; Disputas e Atrasos; Reconciliação Complexa; Perda de Eficiência; Impactos Financeiros; e Desconfiança e Frustração.

• DIVERGÊNCIAS NAS INFORMAÇÕES DE FORNECEDORES: Quando as informações dos fornecedores, como termos de pagamento, descontos negociados e detalhes de contato, não estão alinhadas entre os departamentos, isso pode levar a conflitos e desentendimentos na negociação e no pagamento de contas.
• DESALINHAMENTO OPERACIONAL: A falta de consistência nos dados entre compras e financeiro pode resultar em desalinhamento operacional. Isso ocorre quando os processos de compra são baseados em informações que diferem das utilizadas no departamento financeiro, levando a dificuldades na coordenação e execução das operações.
• ERROS DE PAGAMENTO: Inconsistências entre os pedidos emitidos pelo departamento de compras e as faturas recebidas pelo departamento financeiro podem levar a erros de pagamento. Isso inclui o pagamento incorreto de faturas ou atrasos no pagamento devido a falta de concordância entre as partes.
• DISPUTAS E ATRASOS: A falta de consistência nos dados pode resultar em disputas frequentes entre compras e financeiro. Essas disputas podem atrasar os processos de pagamento, causando impactos negativos nos relacionamentos com fornecedores.
• RECONCILIAÇÃO COMPLEXA: Quando há inconsistências na correspondência entre mercadorias ou serviços recebidos e as faturas correspondentes, a reconciliação se torna complexa. Isso dificulta a verificação de custos, a contabilidade precisa e a prestação de contas internas e externas.
• PERDA DE EFICIÊNCIA: A necessidade de lidar com dados inconsistentes consome tempo e recursos, prejudicando a eficiência operacional de ambos os departamentos. Isso pode afetar negativamente o desempenho geral da empresa.
• IMPACTOS FINANCEIROS: Erros de pagamento e disputas resultantes de dados inconsistentes podem ter impactos financeiros significativos, incluindo custos adicionais devido a atrasos ou pagamentos incorretos.
• DESCONFIANÇA E FRUSTRAÇÃO: A falta de confiança nas informações e processos internos pode levar a sentimento de frustração e desconfiança entre os departamentos de compras e financeiro, prejudicando a colaboração e a eficácia geral da empresa.

Portanto, a inconsistência de dados entre compras e financeiro representa um desafio multifacetado que pode afetar negativamente a eficiência, a precisão e a harmonia das operações empresariais. 

É crucial implementar medidas para mitigar esses problemas, como a integração de sistemas automatizados, comunicação clara e processos alinhados.

Além disso, há ações práticas que no dia a dia dos processos ajudam a minimizar as disputas e erros entre setor de compras e financeiro, como por exemplo o uso das Ordens de Compra (OC) que garante que a empresa compradora receba exatamente o que foi solicitado e dentro das condições acordadas. Além disso, a OC ajuda a evitar conflitos com o fornecedor e a simplificar o processo de contas a pagar. 

Para entender melhor sobre Ordem de Compra e ver como ela pode ajudar na rotina da sua empresa, leia Ordem de compra: descubra o que é PO financeiro.

Os impactos que esses problemas causam para o seu negócio

Como pudemos ver, a falta de gestão adequada de documentos pode resultar em dificuldades na localização de informações críticas, atrasando processos de compra e pagamento. Isso gera ineficiências operacionais, aumentando os custos administrativos e diminuindo a produtividade da equipe.

A ausência de registros apropriados pode também levar a falhas na conformidade legal. E isso faz com que a empresa não consiga cumprir adequadamente suas obrigações fiscais e regulatórias, tornando-se suscetível a multas e penalidades.

Além disso, a falta de controle sobre os documentos pode resultar em perda de rastreabilidade, tornando difícil verificar a autenticidade e a integridade dos registros. Isso pode aumentar o risco de fraude e erros nos processos de compra e pagamento.

Em resumo, uma gestão deficiente de documentos nos setores de compras e pagamentos resulta em ineficiências operacionais, riscos de conformidade legal, aumento dos custos e danos à imagem da empresa. 

Como resolver cada um dos principais conflitos entre as áreas

Para cada um dos principais problemas citados anteriormente, que geram conflitso entre as áres de compra e financeira da empresa, separamos as soluções capazes de ajudar as empresas a minizar os atritos e gerar melhor eficiência.

Resolver a perda de documentos: armazenamento na nuvem

Para resolver o problema de perda de documentos em uma empresa, umas das saídas mais eficientes é o uso de sistemas na nuvem, ele é essencial para ajudar a empresa na abordagem de gestão documental eficiente. 

A implementação de um Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) seguro é fundamental, incluindo medidas de segurança como autenticação de usuário, criptografia e controle de acesso para proteger os arquivos digitalizados. Além disso, se for necessário a empresa precisará ainda digitalizar documentos físicos e armazená-los eletronicamente.

Lembrando que, no caso de dados armazenados em máquinas ou sistemas próprios é crucial estabelecer rotinas de backup regulares para garantir a recuperação de dados em casos de falhas, ataques cibernéticos ou desastres naturais. Os backups devem ser armazenados em locais seguros, preferencialmente em servidores externos ou serviços de armazenamento em nuvem confiáveis.

Essas práticas de gestão documental ajudam a mitigar os riscos de perda de documentos, garantindo a preservação das informações críticas da empresa e contribuindo para o sucesso a longo prazo.

Solução do atraso no pagamento: organização em etapas

Para evitar problemas relacionados ao atraso no pagamento de Notas Fiscais, como já dissemos, é fundamental estabelecer uma colaboração eficiente entre os setores de compras, fiscal e financeiro. 

De forma geral, a empresa precisa estabelecer algumas etapas de melhoria do processo como um todo. Passando por 6 pontos de ação necessários ao bom resultado geral.

1. Integração de Sistemas (ERP): para garantir a sincronização automaticamente em tempo real de informações entre os setores.
2. Padronização de Processos: com objetivo de assegurar consistência nos procedimentos.
3. Treinamento e melhoria da comunicação da Equipe: visando capacitar a equipe para compreender a importância da pontualidade nos pagamentos e  facilitar a comunicação entre os departamentos.
4. Automatização de Processos Financeiros: Como já pontuado é a automação que conseguirá, de fato, agilizar a emissão de faturas e o processamento de pagamentos.
5. Negociação Proativa: Evitar agravamento de problemas financeiros, através de um canal de comunicação aberto com fornecedores, antecipando-se a possíveis dificuldades financeiras e negociando termos de pagamento ou acordos temporários quando necessário.

Importante lembrar ainda que há outros dois passos de manutenção da saúde da empresa, que são essenciais:

• Monitoramento Contínuo: Identificar potenciais atrasos antes que se tornem problemas críticos, rastreando o status de pagamentos, alertando antecipadamente sobre faturas em atraso e permitindo a tomada de medidas preventivas.
• Auditorias Internas Regulares: para garantir conformidade e identificar oportunidades de melhoria, identificando possíveis falhas e garantindo que a empresa esteja em conformidade com regulamentações fiscais.

Ao aderir às ações dos pontos elencados acima, a empresa fortalecerá a colaboração entre os setores de faturamento, fiscal e financeiro, mitigando os riscos associados ao atraso no pagamento de Notas Fiscais e promovendo uma gestão financeira mais eficiente e eficaz.

Evitar dados inconsistentes: notas em tempo real para verificação

Para enfrentar os desafios dos dados desencontrados ou errados, é importantíssimo adotar estratégias que sejam realmente eficazes. Por exemplo, a implementação de sistemas integrados que facilitem a troca automática de informações entre os departamentos se faz imprescindível. 

Isso porque os sistemas integrados garantem a consistência em tempo real e otimizam a eficiência operacional. Garantem ainda a padronização de processos, incluindo a criação de pedidos, recebimento de mercadorias e processamento de faturas, que são cruciais para assegurar operações uniformes.

Além disso, como já apontamos, o treinamento contínuo das equipes de compras e financeiro desempenha um papel vital no sucesso das operações, promovendo a comunicação eficaz e a atualização precisa de dados para prevenir inconsistências. 

E entendemos também que a automatização de tarefas repetitivas e propensas a erros, como a reconciliação de pedidos e faturas, é outra medida eficaz para reduzir a probabilidade de discrepâncias entre os dados.

As vantagens de usar um sistema de gestão automatizada entre áreas

A utilização de um sistema de gestão automatizada entre as áreas de compras e financeira oferece diversas vantagens. 

Basicamente ele soluciona todos os maiores problemas ocasionados nos conflitos e erros que normalmente acontecem entre o setor de compras e financeiro.

Veja as top 10 vantagens de usar um sistema de gestão automatizado:

1. EFICIÊNCIA OPERACIONAL: A automação permite que as áreas de compras e financeira trabalhem de forma mais eficiente. Os processos manuais, como a entrada manual de dados, são substituídos por fluxos de trabalho automatizados, economizando tempo e recursos.
2. REDUÇÃO DE ERROS: A automação elimina muitos dos erros humanos comuns associados à entrada de dados manual. Isso reduz a ocorrência de erros nos registros contábeis e nas transações de compra, melhorando a precisão dos dados financeiros.
3. MAIOR VISIBILIDADE: Sistemas de gestão automatizados geralmente oferecem maior visibilidade dos processos e transações em tempo real. Isso permite que as equipes de compras e financeira tenham uma compreensão mais completa do status de pedidos, pagamentos e despesas.
4. CONTROLE DE GASTOS: A automação permite que as empresas estabeleçam políticas de gastos e controles mais rígidos. Isso garante que as compras estejam alinhadas com o orçamento e as diretrizes financeiras da empresa.
5. MELHOR GESTÃO DE FORNECEDORES: Os sistemas automatizados permitem uma melhor gestão de fornecedores, o que pode resultar em negociações mais favoráveis e relacionamentos mais sólidos com os fornecedores.
6. AUDITORIA SIMPLIFICADA: A rastreabilidade aprimorada dos processos automatizados torna as auditorias internas e externas mais simples e eficazes. Os dados são facilmente acessíveis e podem ser revisados com facilidade para fins de conformidade e prestação de contas.
7. ECONOMIA DE RECURSOS: A automação reduz a necessidade de recursos humanos para tarefas repetitivas e demoradas. Isso pode levar a uma economia significativa de custos de mão de obra.
8. INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS: Muitos sistemas de gestão automatizada são projetados para integração fácil com outros sistemas empresariais, como sistemas de contabilidade e sistemas de gestão de estoque. Isso facilita a coleta e o compartilhamento de informações entre diferentes departamentos.
9. TOMADA DE DECISÃO EMBASADA EM DADOS: Com a automação, as equipes de compras e financeira têm acesso a dados em tempo real, o que permite tomar decisões informadas com base em análises precisas e atualizadas.
10. CONFORMIDADE REGULATÓRIA: A automação pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com regulamentações financeiras e fiscais, pois facilita o acompanhamento e a geração de relatórios necessários.

Essas vantagens nos mostram a real e imprescindível importância de implementar um sistema de gestão automatizada entre as áreas de compras e financeira. Afinal o sistema automatizado otimiza processos, melhora a eficiência e promove uma gestão financeira sólida. 

Além disso, uma ação prática aliada a todos esses pontos, que podem ser implementados na empresa é o Fluxo de Compras e sua importância na aquisição econômica de produtos ou serviços de fornecedores preferenciais. Saiba mais sobre Fluxo de Compras e entenda melhor como ela pode ajudar sua empresa, no texto 5 dicas para melhorar o fluxo de compras do seu negócio.

Por fim, é importante lembrar que a escolha e implementação de um sistema de gestão automatizado devem ser baseadas nas necessidades e requisitos individuais da empresa. Cabendo a cada empresa a análise do seu contexto e qual melhor sistema se adapta a sua realidade e demanda.

Como aplicar todas as soluções de uma só vez 

O Arquivei é capaz de aplicar todas as soluções de uma só vez! Ele promove facilidades significativas para resolver desafios críticos nos setores de compras e financeiro, aprimorando a gestão de documentos fiscais. 

Duas funcionalidades-chave, etiquetas e NF-e em Etapas, desempenham um papel fundamental na otimização desses processos.

Etiquetas para ajudar na organização

As etiquetas oferecem um meio eficaz de organizar o controle do fluxo de notas fiscais na empresa. Elas permitem a atribuição de etiquetas com status específicos, como “pedido de compras”, “mercadoria entregue”, “em conferência”, “mercadoria conferida”, “enviado para pagamento” e “pago”. 

Essa abordagem traz várias vantagens, incluindo:

• MAIOR TRANSPARÊNCIA: As etiquetas fornecem visibilidade em tempo real para todas as áreas da empresa. Por exemplo, a equipe de Compras pode atualizar o status das notas fiscais no Arquivei, eliminando a necessidade de cobranças frequentes do time de Contas a Pagar sobre o pagamento das notas fiscais.
• REDUÇÃO DE ERROS: A substituição de planilhas por um sistema como o Arquivei reduz a probabilidade de erros no processo, especialmente a omissão de notas fiscais. Todas as notas fiscais são registradas na plataforma, mitigando esse tipo de erro.

NF-e em etapas, facilitam a visualização

O recurso NFe em Etapas complementa essa organização ao permitir a visualização das notas fiscais de forma muito visual, semelhante a um sistema “kanban”.

As notas fiscais são categorizadas em colunas de acordo com seu status, proporcionando benefícios adicionais:

Transparência Aprimorada: Assim como as etiquetas, o NF-e em Etapas oferece transparência para todas as áreas da empresa, aliviando a pressão sobre a equipe de Compras e reduzindo as solicitações constantes do time de Contas a Pagar sobre o pagamento das notas fiscais.

Visualização Clara das Etapas: A capacidade de visualizar as etapas das notas fiscais de forma gráfica e visual ajuda a minimizar ainda mais erros no processo.

Em resumo, o sistema Arquivei simplifica e otimiza a gestão de documentos fiscais nos setores de compras e financeiro, melhorando a eficiência, a transparência e a precisão dos processos. Trazendo a paz financeira que sua empresa precisa!

Isso porque as funcionalidades, como etiquetas e NF-e em Etapas, representam ferramentas valiosas para empresas que buscam aprimorar sua gestão documental e minimizar erros operacionais, diminuindo as disputas e erros entre o setor de compras e o setor financeiro.