8 vantagens da NFe para empresas

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma realidade no país desde 2008 e é um documento fiscal que deve ser emitido em qualquer negociação de compra e venda, seja referente a produtos ou serviços. Mas você já buscou saber por que a NFe foi desenvolvida e quais são os benefícios para as empresas? Abaixo, contamos um pouco sobre a criação dela e listamos as 8 principais vantagens da NFe. Confira!

Por que a NFe foi criada

A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) foi criada para substituir a nota fiscal manual de modelo 1 e 1A, aquela que era de talão. Seu principal intuito é simplificar a emissão, tornando-a mais rápida e facilitando o controle do fisco sobre as emissões, ou seja, permite uma fiscalização mais fácil pela Receita Federal.

Além disso, é um documento que serve para acobertar a circulação da mercadoria, de existência exclusivamente digital, pois é gerado em arquivo XML.

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A NF-e possui validade Jurídica e é obrigatório manter o arquivo XML guardado pelo prazo de 5 cinco anos após a data de emissão.

De acordo com a Receita Federal, a obrigatoriedade de emissão de NFe, em âmbito Nacional, está prevista para os contribuintes elencados nos seguintes dispositivos legais:

• Protocolo ICMS 10/07 e suas alterações, para os anos de 2008 e 2009;
• Protocolo ICMS 42/09 e suas alterações, para o ano de 2010 em diante.

Independente do porte, as empresas que praticam uma das atividades econômicas obrigadas, devem emitir NF-e. Da mesma forma, as empresas que não estiverem obrigadas poderão, voluntariamente, aderir à emissão de NF-e.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica

Em resumo, para emitir NFe, as empresas precisam:

• Possuir acesso à Internet (com qualquer velocidade de acesso, até discada, se for compatível com o volume de emissões);
  
  
• Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil contendo o n° do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte);
  
  
• Utilizar aplicação de emissão própria ou adquirida, que deverá estar configurada com os Web Services apropriados ou utilizar a versão de PRODUÇÃO do Software Emissor disponibilizado pelo fisco – Instruções para o download e instalação.

Quando uma nota fiscal eletrônica é emitida, ela é gerada pelo remetente (empresa) em um formato processável digitalmente (arquivo XML) e, em seguida, enviado diretamente para o destinatário (consumidor ou fornecedor). Dessa forma, a NFe é emitida sem intervenção humana e fica imediatamente disponível para processamento posterior (por exemplo, verificação e aprovação da fatura).

Ao contrário das antigas notas fiscais em papel ou PDF, nenhuma etapa manual precisa ser executada e o processo pode ser totalmente automatizado.

Além disso, o remetente (dependendo do sistema e emissão utilizados para o envio da nota) recebe uma confirmação correspondente assim que o destinatário recebe a fatura.

8 vantagens da NFe 

Aqui estão as principais vantagens da NFe para empresas:

1. Economia

Com o faturamento sem papel, você não precisa pagar pelo papel ou pelas taxas postais. Além disso, sua empresa economiza tempo. Pois, com a NFe, muitas etapas desnecessárias são eliminadas do processo de faturamento. Você e seu cliente podem economizar tempo usando o software de emissão de notas fiscais eletrônica online.

2. Redução de erros

Ao minimizar a entrada manual e aumentar a automação, os erros e erros de digitação são reduzidos. Você não precisa se preocupar com a perda de sua fatura no correio.

3. Maior integridade dos dados

Do ponto de vista do consumidor, as NFes reduzem o risco de notas fiscais fraudulentas. A autenticidade das faturas eletrônicas é validada automaticamente.

4. Armazenamento e gestão

Dentre as vantagens das NFe, a do armazenamento é uma das mais importantes. Por ser realizada por meio eletrônico, a NFe dispensa a aquisição de arquivos, prateleiras e outros custos com os locais de armazenagem das notas fiscais. 

O armazenamento do arquivo XML das Notas Fiscais é obrigatório, sua perda pode causar diversos problemas para a empresa. Para fazer uma organização correta, que seja capaz de evitar perda ou roubo é prático ter uma plataforma de armazenamento e consulta de NFes e outros documentos fiscais como o Arquivei.

Ao optar por um software de consulta e gestão de notas fiscais como o Arquivei, que funciona em serviço de nuvem, a empresa garante a segurança do armazenamento dos arquivos XML e já está um passo à frente em relação àquelas que preferem consultar e armazenar manualmente.

No cloud computing da Arquivei, é possível manter os documentos guardados e seguros, cumprindo a lei em termos de armazenamento de documentos fiscais. Experimente grátis o Arquivei, agora!

5. Melhor atendimento ao cliente

É mais conveniente para o seu cliente obter uma nota fiscal eletrônica na plataforma desejada. Além disso, empresas que emitem corretamente a NFe, estão regularizadas perante o Fisco e isso é bem-visto pelos clientes e pelos fornecedores. 

6. Mais controle do faturamento

Se você usa um software de emissão online, tudo é salvo em uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar em qualquer dispositivo. Dessa forma, é possível obter uma visão geral de seu faturamento por meio de relatórios e análises automatizados. 

O Arquivei permite o download automático da nota fiscal eletrônica e faz a consulta direta da Secretaria da Fazenda.

Ele também facilita muito a gestão de documentos fiscais e a importação de XMLs, dando mais segurança para o departamento fiscal da sua empresa. 

 7. Logística

Com a NF-e, há uma redução no tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Pois, com ela, a informação é antecipada e você pode preparar o local de descarga e armazenagem dos produtos no seu estabelecimento.

 8. Melhor gestão contábil

Ao ser digital, a gestão das notas fiscais fica muito mais fácil. De forma que, também facilita a conferência desses documentos e, consequentemente, melhora a gestão contábil da sua empresa.

Conclusão

Em suma, a nota fiscal eletrônica permite que empresas automatizem o processamento de suas faturas. Como resultado, consumidores, fornecedores e a própria sociedade obtêm vários benefícios operacionais e estratégicos.

Agora que você já sabe algumas das vantagens da NFe, leia o nosso artigo com 6 motivos para automatizar a consulta de XML.

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