6 motivos para automatizar a consulta de XML

Obrigações fiscais fazem parte da rotina de empresas, independente do tamanho. Mas todos esses desafios relacionados à gestão fiscal podem ser amplamente reduzidos com softwares para automação de atividades como a organização e consultas de XML.

O arquivo XML é o formato digital das Notas Fiscais, responsável por registrar as transações comerciais. A legislação impõe o recebimento do arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica, de todas as Notas que forem emitidas contra seu CNPJ. 

Entretanto, realizar essa atividade manualmente é trabalhoso demais e sujeito a erros na escrituração fiscal e contábil.

O XML é uma das principais ferramentas para acompanhar os status das operações. Nele também constam dados como: base de cálculo e valores dos produtos; fretes; seguros; PIS, IPI e Cofins, além de datas de emissão, saída/entrada e valor total.

Essas informações são valiosas e permitem à empresa fazer diversos tipos de análises, entre elas, a redução de custos em alguns processos.

Além disso, de acordo com a legislação, toda empresa é obrigada a armazenar por um prazo de 5 anos todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Ter esse controle evita a possibilidade de multas de R$1 mil por documento perdido ou não apresentado ao Fisco.

6 motivos para automatizar a consulta de XML

1 – Reduzir Tempo

Todo contador e empreendedor sabe que tempo é dinheiro, não é mesmo? A questão é fazer mais trabalho em menos tempo. E a consulta de XML manual de NFes demanda muito tempo e trabalho. Consequentemente, interfere na produtividade e reduz a lucratividade do negócio.

Por isso, automatizar a consulta de XML é o jeito mais fácil e eficiente de se trabalhar. Com o software do Arquivei, por exemplo, os XML das NFes e CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico), por exemplo, são baixados automaticamente da Sefaz (Secretaria da Fazenda) – acabando a dependência de outros setores e empresas. Dessa forma, a sua equipe tem mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: fazer a empresa crescer.

2 – Evitar erros

Toda compra que a sua empresa faz deve receber a Nota Fiscal do fornecedor, certo? Pois a legislação impõe o recebimento do arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica, de todas as Notas que forem emitidas contra seu CNPJ. 

Mas, o que pode acontecer é o fornecedor não encaminhar o XML da NF-e Também pode encaminhar por e-mail e o arquivo se perder nas mensagens – o que vai exigir uma busca manual. Além disso, quando sua empresa começa a crescer e lidar com um grande volume de NF-e, o processo de consulta manual se torna inviável, necessitando automatizar a consulta de XML.

O Arquivei realiza a consulta diretamente da Sefaz, organizando os XMLs e DANFes (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), acabando com o desespero do seu time em correr atrás de fornecedores pedindo notas fiscais. É possível também filtrar e buscar por qualquer conteúdo do documento fiscal: nome do produto, data de emissão, fornecedor e muito mais.

3 – Relatórios eficientes

Ao ter de maneira automática o acesso a todos os XMLs das Notas Fiscais eletrônicas emitidas contra o seu CNPJ, você garante o fácil acesso a dados cruciais para a empresa. Com isso, é possível ter, de forma rápida, relatórios dos andamentos fiscais, armazenar esses dados de uma forma segura e funcionar como apoio aos setores de finanças e contabilidade.

4 – Redução de custos

Ao decidir investir em um sistema de gerenciamento de NFes, um dos objetivos é a redução de custos e ele é atingido com sucesso. Isso porque sua equipe nunca mais perderá energia e tempo procurando arquivos. Além disso, ao automatizar a consulta e o download de XML de documentos fiscais, a gestão da sua organização pode descobrir possibilidades de ganho que agregam ao seu negócio.

5 – Mais segurança

Uma ferramenta de gestão de documentos fiscais como o Arquivei, que automatiza a consulta, download e armazenamento de todos os documentos fiscais que são emitidos contra o CNPJ da empresa, permite que a gestão fiscal e tributária fique muito mais fácil. Com este fácil acesso, a prevenção contra fraudes com o seu CNPJ e dados é reforçada. O Arquivei usa o CNPJ e o certificado digital da sua empresa para que todos os documentos fiscais sejam resgatados e fiquem armazenados na nuvem, com segurança garantida.

6 – Mais assertividade

Documentos fiscais possuem informações valiosas tanto para o departamento fiscal como para outros departamentos, como compras e financeiro. Em arquivos como o XML da NFe estão disponíveis dados como base de cálculo e valor do produto, frete, seguro, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), além de datas de emissão, saída/entrada e valor total. Ao consultar de forma rápida e automatizada, a equipe consegue analisar estratégias para outros setores da empresa, garantindo decisões mais assertivas.

O Arquivei é a melhor opção para automatizar a consulta de XML?

Com o Arquivei, a consulta, download e armazenamento automático de NFes e CTes são realizados direto da Secretaria da Fazenda nacional, sem precisar de chaves de acesso. Assim, é possível conferir todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e corrigir eventuais erros que possam existir no documento, como o código CFOP, por exemplo.

O software de gestão de notas fiscais da Arquivei é uma plataforma inteligente que automatiza processos para você e sua empresa ganharem mais tempo e produtividade.

Que tal experimentar o Arquivei agora mesmo? Você pode realizar um teste de 7 dias, sem nenhum tipo de compromisso. Se a experiência for boa, basta se unir a um time de empresas que inclui McDonalds, Riachuelo, iFood, Volkswagen e outras 90.000 marcas que também agilizam e automatizam seus processos!

Conclusão

Em síntese, a tecnologia é parceira e facilitadora do setor fiscal. Pois, com sistemas inteligentes e seguros, é possível melhorar processos e reduzir erros através da automatização. É inegável que um negócio que investe em processos fiscais automatizados ganha tempo, aumento de produtividade, redução de custos e tem mais segurança com seus dados.

Experimente grátis o Arquivei agora mesmo e comece a automatizar sua gestão fiscal!