A segurança de informação tem sido uma preocupação crítica tanto para empresas de grande porte como para as menores. De acordo com o relatório Barômetro da Segurança Digital, lançado recentemente pela Mastercard em parceria com o Instituto de Pesquisa Datafolha, quase 60% das empresas brasileiras são alvos de fraudes e ataques digitais com frequência. Essas ameaças de ataques trazem destaque para a segurança da informação contábil, que trata da seguridade de dados confidenciais das empresas.
Departamentos fiscais, escritórios contábil e até mesmo trabalhadores autônomos lidam diariamente com dados sensíveis e a proteção dessas informações deve ser uma das principais prioridades.
A segurança da informação contábil hoje em dia tornou-se um grande fator que determina a confiabilidade e credibilidade de contadores e firmas de contabilidade. Alguns clientes até consideram a segurança de dados a maior prioridade ao escolher um serviço de contabilidade.
O que é Segurança da Informação Contábil
Segurança da informação contábil nada mais é que a defesa das informações contábeis e fiscais de uma empresa ou indivíduo. Seu objetivo é resguardar o valor que os mesmos possuem, ou seja, proteger dados financeiros, documentos contábeis, contratos, procurações, históricos de comunicação e demais informações que transitam em departamentos e escritórios contábeis.
Vale ressaltarmos também os pilares da segurança da informação:
Confidencialidade: Garantia de que somente pessoas autorizadas terão acesso à informação;
Integridade: Assegurar que a informação mantém características originais;
Disponibilidade: Garantir que a informação estará pronta para o uso por pessoas autorizadas quando for necessário;
Autenticidade: É a garantia de que a informação vem da fonte informada, ou seja, o autor da informação é realmente quem diz ser;
Irretratabilidade ou não repúdio: É a garantia de que a pessoa não negue ter criado ou assinado a informação;
Para garantir a segurança da informação contábil, é preciso estar atento a estes cinco pilares. Além disso, escritórios de contabilidade ou departamentos responsáveis precisam garantir o correto armazenamento de documentos fiscais.
As Notas Fiscais eletrônicas (NFes), por exemplo, têm seu armazenamento obrigatório por, pelo menos, 5 anos, segundo a lei vigente. De acordo com o CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária), não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentada numa fiscalização.
A penalidade pode chegar à prisão. A lei de número 8137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária”. Lá se encontram as determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.
Vale a pena ter tecnologia aliada a gestão fiscal. Com o Arquivei você tem consulta, download e armazenamento de todas as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Armazena em nuvem com segurança, cria relatórios personalizados que te ajudarão a transformar os dados das Notas Fiscais em informações valiosas e gerar insights estratégicos para o seu negócio. Experimente grátis.
Dicas para segurança de informação contábil
Aqui estão algumas dicas que podem ser implementadas em suas práticas de negócios para melhorar a segurança das informações de sua empresa:
Armazenamento em nuvem
Há pouco tempo, um vírus conhecido como ransomware, estava invadindo computadores de empresas e sequestrando dados. Para tentar reaver as informações, as empresas tinham que pagar o valor solicitado em bitcoin. Este problema não teria acontecido se as informações e dados relevantes estivessem armazenados em nuvem.
Ao optar por um software de consulta e gestão de notas fiscais como o Arquivei, que funciona em serviço de nuvem, a empresa garante a segurança do armazenamento dos arquivos XML e já está um passo à frente em relação àquelas que preferem consultar e armazenar manualmente.
Ter os arquivos em nuvem e utilizar a plataforma do Arquivei permite:
- Acesso rápido às informações;
- Organização e gestão inteligente;
- Redução de custos;
- Diminuição de erros;
- Segurança;
- Fácil análise de informações;
- Filtros rápidos por qualquer campo da Nota, como CFOP e outros tributos.
Para garantir a segurança da informação contábil em sua empresa, cumprindo a lei em termos de armazenamento de documentos fiscais, experimente grátis o Arquivei, agora mesmo!
Assinatura digital
A assinatura digital é uma forma de assinar documentos que precisam transitar no meio eletrônico. Ou seja, equivale a uma assinatura de próprio punho, só que online. Essa tecnologia utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que será assinado. Dessa forma, é possível ter a garantia de integridade e autenticidade.
Segurança do provedor de serviços profissionais
Entre em contato com o provedor de serviços, como a equipe de contabilidade terceirizada, para obter mais informações sobre suas práticas de segurança. É importante saber os procedimentos pelos quais suas informações passam e quem tem acesso a elas. Você precisa ter certeza sobre os protocolos em vigor para evitar a violação de informações.
Firewalls e proteção de software
Firewalls devem ser instalados em todos os computadores e dispositivos eletrônicos usados para acessar informações comerciais. Além disso, você pode considerar a implementação de um gateway de monitoramento para saber quem está acessando as informações e quando os pontos de acesso ocorrem. Essas etapas proativas reduzem o risco de exploração de vulnerabilidades internas e externas.
Segurança Física
Pense também na segurança do seu escritório. Tenha controle do acesso a papéis ou arquivos que contenham informações confidenciais da sua empresa. Se você tiver cópias impressas dos arquivos no escritório, esses itens precisam ser mantidos trancados à chave. Uma sala de arquivo trancada ou um arquivo seguro são boas opções a serem consideradas. Saiba mais sobre gerenciamento de documentos aqui.
Treinamento de Funcionários
É comum que as empresas tenham treinamentos de segurança e sistemas oferecidos no início do emprego. Mas para garantir a segurança da informação contábil é importante que esse treinamento seja contínuo. Considere mais treinamentos para garantir que todos estejam atualizados sobre as tecnologias e estratégias mais recentes que se aplicam à segurança de seus dados.
Além disso, ainda durante o recrutamento de funcionários é importante que as avaliações adequadas sejam feitas para evitar problemas. Extensas verificações de antecedentes podem ser usadas para reduzir o risco de que uma pessoa com um histórico questionável tenha acesso a recursos financeiros.
Conclusão
A contabilidade é a espinha dorsal de todas as empresas. Com um papel tão fundamental, todos esses dados são os principais alvos dos ataques cibernéticos. Portanto, é mais do que a hora de as empresas e escritórios de contabilidade aprimorarem suas práticas de segurança da informação contábil. Para garantir que seu negócio esteja protegido contra ataques cibernéticos, cada funcionário precisa fazer sua parte (não apenas sua equipe de TI). Cada funcionário deve estar ciente da gravidade da ameaça e compreender as medidas essenciais para proteger tais ataques. Você pode aplicar as orientações acima, assim como contratar o serviço de arquitetura de segurança, criar uma estratégia de plano de resposta e aproveitar o armazenamento em nuvem para obter melhor segurança de dados.
E se você quer ter ainda mais vantagens e diferenciais na sua empresa, que tal experimentar grátis as soluções do Arquivei? Experimente para conhecer como você pode consultar, organizar e gerenciar os documentos fiscais com segurança e agilidade.
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