A Retificação de Lançamentos Contábeis o processo técnico de correção de um registro realizado com erro. Se os arquivos enviados para o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) contiverem erros, por exemplo, também precisam ser retificados.
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A retificação é importante para que a empresa esteja em dia com o Fisco para as devidas correções. É possível fazê-la por meio de estorno, complementação ou transferência. Entenda melhor como algumas escriturações, como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) aceita as informações retificadas:
Retificação de Lançamentos Contábeis: como fazer
Como dito acima, o valor lançado pode ser corrigido por meio de estorno, complementação ou transferência. O estorno é utilizado quando há duplicidade de lançamento contábil ou por erro de lançamento da conta debitada ou da conta creditada.
A complementação, por exemplo, é efetuada para corrigir o valor anteriormente registrado, para aumentá-lo ou reduzi-lo. Já a transferência é a operação que regulariza o lançamento da conta debitada ou creditada indevidamente, através da transposição do valor para a conta adequada.
Além disso, existem prazos e condições a serem cumpridas para diferentes escriturações. Pode ocorrer de erros só serem identificado após a época da retificação, mas mesmo esses lançamentos também deverão registrar nos seus históricos as datas da ocorrência do(s) erro(s) e o(s) motivo(s) do atraso.
Principalmente quando se trata do SPED fiscal, é importante estar atento à data inicial de entrega e todas as informações que são necessárias. Veja mais abaixo:
Retificação do SPED fiscal
No caso da retificação da ECF, a instrução é que os arquivos anteriormente entregues poderão sofrer alterações em até 5 anos, mediante apresentação de nova ECF. Porém, existem alguns impeditivos para essa mudança nos erros contábeis informados.
Não será admitida retificação de ECF que tenha por objetivo mudança do regime de tributação (Simples Nacional e etc.), salvo para fins de adoção do lucro arbitrado, nos casos determinados pela legislação.
O SPED fiscal (EFD ICMS/IPI) pode ser retificado, sem autorização, até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração. Ou seja, caso você tenha mandado o sistema em março de 2019, ele pode ser retificado sem autorização da Receita Federal até junho de 2019.
Existem outras instruções para as pessoas jurídicas, que estão presentes no Ajuste Sinief 02/09:
III – após o prazo de que trata o inciso II desta cláusula, mediante autorização da Secretaria de Fazenda, Receita Federal, Finanças ou Tributação do seu domicílio fiscal quando se tratar de ICMS, ou pela Receita Federal quando se tratar de IPI, nos casos em que houver prova inequívoca da ocorrência de erro de fato no preenchimento da escrituração, quando evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de lançamentos corretivos.
O contador precisa estar focado e com toda a informação necessária para o envio de um lançamento contábil, pois existem algumas complicações que podem ser difíceis da empresa resolver. Entenda melhor:
Conclusão: analise a qualidade no envio de lançamentos contábeis
São diversas as consequências para a empresa ou o escritório contábil e seus clientes. Algumas são fáceis de resolver, já outras podem acabar em penalidades mais rigorosas.
Mas, existem diversas maneiras de identificar o porquê de alguns erros acontecerem e é possível parar de cometê-los. Para começar a análise, é preciso conhecer os principais motivos dos erros nos lançamentos contábeis, veja abaixo:
- Descuidos (acidentes): ocorrem ocasionalmente e são cometidos involuntariamente em momentos de distração ou pressa;
- Recorrência no erro: ocorrem por falta de informações ou inexperiência e falta de atualização (treinamento) do usuário que insere as informações para o contribuinte, também devido às mudanças frequentes que ocorrem nas normas legais;
- Problemas técnicos: ocorrem quando o contribuinte não está acostumado com o sistema utilizado pela contabilidade e acaba fazendo suposições;
- Omissões nos erros: quando o contribuinte comete o erro por estar desatento, por esquecimento ou por negligência, deixando de fazer algo que obrigatoriamente deveria ser realizado;
- Dolosos: quando o contribuinte erra de forma premeditada, voluntariamente, para contornar uma situação indesejada ou para compensar um outro erro feito anteriormente.
Os dois últimos são bastante graves e devem ser identificados rapidamente, para que não acabe com as sanções pesada mencionadas acima. Porém, já os três primeiros dependem basicamente do investimento em contabilidade.
Treinamentos e ferramentas para que o contribuinte consiga entregar todas as escriturações de forma assertiva. Através da plataforma do Arquivei, por exemplo, o responsável pela contabilidade consegue todas as NFes emitidas contra o CNPJ nos últimos 90 dias, de forma automática.
Essa funcionalidade, além de não depender de nenhum input manual, evitando erros por digitação, ainda deixa o contribuinte livre para focar em outras atividades, como as escriturações. Além disso, o Arquivei faz a Conferência de SPED para esse contribuinte.
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