Falta do XML da NFe causa multa em empresas - Blog | Arquivei
Publicado em

junho, 2017

Escrito por

Jô Nascimento

Nota Fiscal eletrônica: fiscalização autua contribuinte por falta de XML da NFe

Fisco autua contribuinte por falta de XML da Nota Fiscal eletrônica (NFe). É importante ficar atento para não perder nenhuma novidade.

Fiscal


A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento de existência apenas digital (em formato XML), emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre duas empresas.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do documento eletrônico pelo Fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.

A NFe modelo 55, substituiu a Nota Fiscal em papel modelo 1 e 1-A.

Desde a entrada em vigor da Nota Fiscal eletrônica – NFe modelo 55 saiu de cena o documento em papel (modelo 1 e modelo 1-A).

A NFe modelo 55 é um arquivo XML. Se a NFe modelo 55 somente existe apenas em meio eletrônico, que é o arquivo XML e este deve ser guardado pelo prazo mínimo de cinco anos, para apresentação ao fisco quando solicitado, conforme determina o artigo 202 do RICMS/SP.

Ausência de XML da NFe

O que pode ocorrer se o contribuinte não apresentar o arquivo XML?

– Glosa dos créditos fiscais;

– Multa por falta de documento fiscal, neste caso por ausência de arquivo XML.

Multas por falta de XML

Cada unidade federativa define o valor da multa por falta de documento fiscal.

No Estado de São Paulo as multas estão catalogadas no Art. 527 do Regulamento do ICMS e são precificados por UFESP – Unidade Fiscal do Estado de São Paulo.

O Valor da UFESP em 2017 corresponde a R$ 25,07 (vinte e cinco reais e sete centavos).

Veja o que diz o inciso IV do Art. 527 do RICMS/00 – Infrações relativas a documentos fiscais e impressos fiscais:

j) extravio, perda ou inutilização de documento fiscal, bem como sua permanência fora do estabelecimento em local não autorizado ou sua não-exibição à autoridade fiscalizadora – multa no valor de 15 (quinze) UFESPs por documento.

XI – outras infrações:

f) não exibição à autoridade fiscalizadora de documentos comerciais, trabalhistas ou previdenciários, bem como de documentos que dêem suporte aos lançamentos efetuados nos livros contábeis – multa equivalente ao valor de 15 (quinze) UFESPs por documento, caso seja possível sua quantificação, ou de 500 (quinhentas) UFESPs nas demais hipóteses;

g) falta de prestação de informação sobre a confirmação da operação ou prestação de serviços – multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 (quinze) UFESPs, por documento;

Assim, em 2017 no Estado de São Paulo, o contribuinte que deixar guardar o arquivo XML da NF-e poderá ser autuado em R$ 376,05 (15 x R$ 25,07) por documento não apresentado no momento da fiscalização (alínea J do inciso IV do Art. 527 do RICMS/00).

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O que diz o CONFAZ sobre a guarda dos arquivos XML da NFe?

O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:

O emitente deverá manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Confira o que determina São Paulo acerca da NFe – Portaria CAT 162/2008:

O Coordenador da Administração Tributária, tendo em vista o disposto no Ajuste SINIEF-7/05, de 30 de setembro de 2005, e no artigo 212-O, I e § 3°, do Regulamento do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação, aprovado pelo Decreto 45.490, de 30 de novembro de 2000, expede a seguinte portaria:

Artigo 33 – O emitente e o destinatário da NF-e deverão:

I – conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado;

II – utilizar o código “55” na escrituração da NF-e, para identificar o modelo.

Art. 33-A – Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega.

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Regulamento do ICMS paulista – Artigo 202:

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados à área fiscal, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).

Confira as principais dúvidas acerca do XML:

Quem é obrigado a guardar o XML da NFe

Todos os contribuintes do ICMS, seja optante ou não pelo Simples Nacional.

Somente está obrigado a guardar o XML o emitente de NFe?

Não. O XML também deve ser arquivado pelo destinatário contribuinte do ICMS. A manutenção e preservação desses arquivos também é responsabilidade tanto do emitente quanto do destinatário do documento fiscal.

É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NFe, a empresa emitente não mais precisa guardar a NFe?

Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

O que fazer para evitar autuação por falta de arquivo XML

Contratar uma ferramenta para gerenciar e armazenar em segurança todos os arquivos XML, tanto de saída como de entrada de mercadorias.

Uma solução tecnológica como o Arquivei te ajudará a usar o XML para estar de acordo com a lei (armazenando da maneira correta esse arquivo digital) e dá a sua empresa a possibilidade de um controle muito maior e mais eficiente de processos contábeis e fiscais.

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