A emissão de Nota fiscal eletrônica já se tornou uma realidade para praticamente todas as empresas nacionais. Uma grande verdade sobre esse fato é que a mão de obra humana é extremamente necessária para a execução dessa tarefa, seja para realizar a emissão de forma manual ou na parametrização de um sistema com as configurações necessárias para que a nota saia corretamente.
As regras e os parâmetros estabelecidos pelo fisco tributário brasileiro para produzir um documento fiscal estão cada vez mais detalhadas, principalmente levando em consideração que cada unidade da federação poderá estabelecer critérios diferentes em alguns aspectos da nota fiscal.
Por existirem tantas possibilidades estabelecidas pelo fisco e essa aplicabilidade estar vinculada a uma expertise humana, replicar o entendimento da legislação na emissão da nota fiscal ou durante a parametrização de um sistema pode ser uma tarefa árdua e suscetível a erros.
Justamente por isso foram criadas algumas maneiras para fazer a correção dos documentos fiscais, que porventura contenham erros em sua emissão.
Assim, neste artigo veremos duas formas de corrigir uma nota fiscal eletrônica que foi emitida incorretamente, bem como quais são as regras gerais para efetuar essa correção.
Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
A primeira possibilidade para correção de erros na nota fiscal é a carta de correção eletrônica. Veremos a seguir as características principais desse tipo de documento.
Assim como a nota fiscal, a carta de correção eletrônica é um arquivo XML, que após ser preenchido no sistema emissor deverá ser assinado através de um certificado digital, transmitido e autorizado pela Secretaria da Fazenda de domicílio do contribuinte. Esse arquivo XML prevê um campo onde serão informadas as alterações solicitadas.
É importante ressaltar que tanto a carta de correção como a NF-e estarão sujeitas às regras de validação pré-estabelecidas pelo estado.
O que não pode ser corrigido via carta de correção?
As regras para corrigir documentos fiscais foram definidas pelo Ajuste SINIEF nº 01/2007. Embora essa normativa seja do ano de 2007, o Ajuste continua válido e deverá ser respeitado a nível nacional, pois foi celebrado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), órgão criado para harmonizar os procedimentos e as normas tributárias entre os Estados e o Distrito Federal.
Conforme disposto no Ajuste, está permitida a utilização da carta de correção para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:
I – As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
II – A correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
III – A data de emissão ou de saída.
Carta de Correção Convencional x Carta de Correção Eletrônica
Conforme disposto no Ajuste SINIEF nº 07/2005, para a corrigir erros nas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), modelo 55, a carta de correção deverá ser realizada também em formato eletrônico. Portanto, não é mais admitido o uso da carta de correção convencional (em papel).
Ao emitir a carta de correção em formato eletrônico (CC-e), será gerado um arquivo XML para essa correção. Em seguida, é imprescindível que o emissor envie esse arquivo para o destinatário e ambos deverão guardá-lo pelo prazo estabelecido pelo fisco para que seja apresentado, se necessário.
Prazo para emissão da CC-e
A legislação não traz um prazo máximo para a emissão da Carta de Correção Eletrônica. Uma das regras de validação estipuladas pela Nota Técnica nº 03/2011 (NT 2011.003) era sobre o prazo da emissão, em que não era permitida a validação da CC-e quando a NF-e estivesse autorizada em prazo superior a 30 dias (720 horas).
Entretanto, esta regra de validação foi eliminada por determinação da Nota Técnica 2011.004, no item 6, onde o campo de validação desse prazo de 30 dias (720 horas) deixou de existir.
Nota Fiscal Complementar
A segunda possibilidade que traremos neste artigo para corrigir uma nota fiscal emitida incorretamente é a nota fiscal complementar.
Dependendo do erro que precisará ser corrigido após a emissão da NF-e, a nota complementar poderá ser utilizada para sanar a inconsistência. Ela tem por finalidade o complemento dos valores indicados a menor ou que deixaram de constar na Nota Fiscal que deu origem à operação.
A regulamentação para emissão de uma nota fiscal complementar será definida pela Secretaria da Fazenda Estadual, então é importante verificar os dispositivos legais de seu estado.
No estado de São Paulo, será emitida a complementação de valores quando houver a ocorrência de quaisquer das hipóteses mencionadas no Artigo 182 do RICMS/SP, no qual destacam-se as seguintes situações:
- na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o Documento Fiscal original;
- para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal do produto.
Sendo assim, na hipótese de destaque do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) menor que o devido, o contribuinte que deu origem à operação, ou seja, o remetente, deverá emitir nota fiscal complementar, conforme previsto no Artigo 182 do RICMS/SP.
Forma de emissão
Por se tratar de uma nota fiscal complementar, ela deverá conter somente os valores que ficaram faltando na nota fiscal original, emitida para acobertar o transporte da mercadoria, sendo desnecessária a discriminação novamente da mercadoria remetida.
Dessa forma, o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação) deve corresponder ao mesmo indicado na nota fiscal eletrônica original, bem como os dados do destinatário, devendo ainda indicar o número e a data de emissão da nota fiscal original.
Prazo para emissão de nota fiscal complementar
Quando o erro da nota fiscal puder ser corrigido via nota complementar, esta precisará ser emitida imediatamente a localização da inconsistência e, após a emissão, esse documento deverá ser registrado no livro fiscal e o arquivo XML enviado para o destinatário.
Caso a nota fiscal complementar tenha reflexos no valor dos tributos a recolher e o prazo para recolhimento do tributo já tenha vencido, é recomendável consultar as normas de seu estado para verificar as regras para o recolhimento desse tributo já vencido e como informá-lo nas obrigações acessórias.
Solução para mitigação de erros
A grande realidade em questão é que todo trabalho humano é passível de erros. Toda tarefa que é feita manualmente possui grandes chances de ser concluída com algum tipo de falha ou inconsistência.
Assim, para mitigar esses riscos, é importante existir um ótimo mapeamento dos processos internos dentro das empresas, desde o departamento responsável pelo cadastro das informações no sistema até o departamento encarregado pela entrega das obrigações acessórias.
Os erros na emissão de documentos fiscais poderão ser drasticamente reduzidos se todas as áreas envolvidas estiverem suficientemente treinadas e, claro, contando com softwares especializados tanto para emissão quanto para a gestão dos documentos fiscais.
Poderíamos discorrer horas sobre esse tema, mas a grande contribuição que fica neste artigo é: sempre ter atenção às regras para emissão da nota fiscal e, caso o documento for emitido de maneira equivocada, boa parte dos erros poderão ser sanados com as dicas que deixamos aqui sobre carta de correção ou nota fiscal complementar.
Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: joycerocha@vamosescrever.com.br .
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