Uma das principais estratégias da gestão, a Inteligência de Negócio, tradução do inglês Business Intelligence (BI), ainda é negligenciada por 70% das empresas brasileiras de tecnologia da informação, segundo dados de pesquisa realizada pela Resultados Digitais, em conjunto com a Rock Content. Embora muitas organizações ignorem seu potencial, a estratégia é um dos caminhos possíveis para otimizar o trabalho do time, aperfeiçoar a gestão fiscal e gerar valor para a empresa.
Com a inteligência de mercado, os profissionais conquistam um desempenho superior e as organizações ganham mais preparo para enfrentar adversidades em seus negócios nos diferentes cenários possíveis. Em uma situação instável ou em uma crise, a ausência do BI pode colocar a sobrevivência da organização em risco. Então, não faz sentido ignorar sua eficácia.
A seguir, você conhece os mecanismos que podem ajudar sua equipe fiscal a melhorar o rendimento e impulsionar o crescimento da empresa.
Plataforma de gestão fiscal integra pessoas e áreas
A gestão da sua organização pode dar um salto a partir do momento que os profissionais trabalharem mais afinados, com processos ainda melhor definidos.
Se você não se preocupa em criar ou adquirir ferramentas necessárias para gerenciamento de suas notas fiscais de entrada e saída, é porque ainda não passou por uma situação de perda do algum desses documentos ou foi vítima de alguma fraude fiscal, mas esses problemas são muito mais comuns do que se imagina.
Para entender melhor como as empresas se tornam alvos vulneráveis para esse tipo de ação e como se precaver, criamos um infográfico sobre Notas Frias, veja!
Por isso, o investimento em uma plataforma de consulta e gestão de NFes completa pode ser a solução ideal para garantir a automatização de processos, a eficiência e a inteligência comercial da empresa. Nela, é possível, além baixar xml para analisar as NFes, criar relatórios por produto, filial, fornecedores…
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Como exemplo prático, podemos citar a contribuição que a gestão automática de documentos fiscais fornece na relação entre o e-commerce e as transportadoras que sejam responsáveis pela entrega do seu produto: facilidade na liberação na portaria, agilidade para as atividades do almoxerifado e praticidade ao controlar o centro de custos.
Como vimos, não é só a equipe da área fiscal que sente a diferença com a inteligência de mercado aplicada à gestão fiscal, mas também a organização, que ganha quando todos os envolvidos têm uma performance superior e os processos são simplificados.
Resumidamente, inteligência significa eficácia maior, rapidez e menos desperdício de pessoal ou de dinheiro.
Como é feita a gestão fiscal automatizada?
Para garantir que a plataforma de gestão eleve, de fato, o desempenho da equipe fiscal e da empresa, é preciso reunir os principais documentos necessários para que haja agilidade na entrega das obrigações e também na entrega do produto ou realização do serviço, evitando multas por atrasos.
Diante de tantas exigências, sua organização tem o desafio de fazer a gestão fiscal com eficiência se quiser sempre aumentar lucros e a qualidade do trabalho dos seus funcionários. Um bom sistema de gestão é fundamental no desenho de novas estratégias que visem garantir o crescimento constante da organização.
Caso Arquivei
Com o Arquivei, a gestão automática de NFes melhora a organização e elimina os papéis acumulados pela empresa ou pelo setor fiscal. O armazenamento digital permite que os profissionais lidem melhor com as inúmeras notas fiscais ou conhecimentos de transporte.
É possível enumerar uma série de vantagens da gestão de documentos fiscais eletrônicos:
- Eliminam a necessidade de digitação de dados contidos no documento, reduzindo possíveis erros nas informações que antes eram fornecidas manualmente;
- A Gestão Eletrônico de Documentos (GED) se torna mais eficaz;
- O grande volume de dados fica organizado sem a necessidade de pilhas e pilhas de papéis, ou seja, passa a ser centralizado digitalmente;
- A consulta aos documentos fiscais torna a gestão mais ágil, eficiente e útil por meio da inteligência financeira.
Gestão automatizada fornece dados sistematizados
Uma das grandes vantagens de uma plataforma de gestão, sem dúvida, é a possibilidade de análise de dados para a construção de diferentes estratégias.
É possível, por exemplo, organizá-los em uma linha do tempo para entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano. A partir daí sua equipe calcula o quanto o produto vai gerar de custo em seu transporte.
Já os campos das notas fiscais revelam informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP, por exemplo. Na sequência, é possível gerar relatórios em Excel com todas as informações das notas que forem selecionadas e assim saber o valor total de tributações, produtos, entre outros.
Outro recurso com potencial estratégico é o filtro das NFes recebidas para avaliar o giro dentro do estoque da sua empresa. O cálculo leva em consideração o quanto de determinado produto a empresa está comprando e a variação conforme a sazonalidade. Dá também para avaliar a margem de lucro.
Com a análise das NFes recebidas, o trabalho do setor fiscal se torna estratégico. Você pode concluir se existe alguma área que está gastando muito com serviços caros e recorrentes que podem ser substituídos por um profissional internamente ou, ainda, pelo contrato fixo com uma empresa que cobre mais barato do que serviços avulsos. Tal estratégia pode reduzir custos a longo prazo.
A aplicação de etiquetas personalizadas para distinguir as notas com termos, citações a áreas e unidades da empresa pode ser uma funcionalidade útil para criar segmentações ainda mais avançadas de suas notas, além das informações já constantes no XML do documento fiscal. Por exemplo, caso a empresa lide com uma construtora, é possível identificar a que obra se refere cada nota, apenas adicionando etiquetas à essas notas.
Plataforma digital torna gestão mais assertiva
Há uma série de possibilidades e análises estratégicas que podem ser feitas a partir do sistema de gestão. É possível, por exemplo, usar as NFes emitidas para fazer uma curva ABC para entender quais são os serviços prestados recorrentes e quais trazem maior receita e lucro para a empresa. Isso ajuda a priorizar o esforço de marketing para gerar ainda mais demanda para eles.
As Notas Fiscais eletrônicas e demais documentos fiscais possuem muito mais dados do que você supõe: é nisso que está sua utilidade. Uma plataforma digital de gestão fornece indicadores precisos e estratégicos para o seu negócio. A partir do momento em que se começa a guardar todo o histórico de notas e eventos fiscais, opta-se por manter registrada uma série de operações de compra, venda e troca. São as operações comerciais necessárias.
Utilizando as NFes, um sistema consegue gerar inteligência de negócio a partir da análise dos dados das notas em volume e gerar histórico de preços e melhores fornecedores. Há rastreabilidade total de todas as notas emitidas pela sua empresa, com controle do financeiro referente às suas pendências/quitações. É possível ainda:
- Fazer o monitoramento das notas fiscais dos fornecedores (compra de mercadorias);
- Prevenir Notas Frias;
- Fazer o Controle de Operações e Trocas com Manifestação do Destinatário;
- Gerar Inteligência como Controle Automático de Vencimento de Medicamentos e Produtos Farmacêuticos;
- Acessar os indicadores listados em tempo real.
Com um sistema de gestão de documentos fiscais é possível ter todas as NFes emitidas para o CNPJ da empresa e assim otimizar os processos com muita inteligência competitiva e fiscal.
A ferramenta também acelera o processo de busca manual para a realização de cálculos para obrigações acessórias. Uma das maiores vantagens de ter todos os arquivos armazenados na nuvem em uma plataforma inteligente é a conferência SPED com segurança. Pois, com a certeza de que todos os arquivos vieram automaticamente por meio da Secretaria da Fazenda com atualização de status sobre aquela nota, é muito mais fácil realizar a entrega de diversas obrigações fiscais.
Dentro do Arquivei a equipe pode ter acesso à todas as notas emitidas contra seu CNPJ em poucos cliques, desde que elas estejam arquivadas na plataforma. O sistema pode ser integrado às ERPs, sem precisar fazer a relação de todas esses documentos fiscais manualmente. É muito mais performance e competitividade para sua empresa.
Solução na nuvem
Comumente, os sistemas de gestão funcionam via cloud computing, sem a necessidade da compra de servidores físicos e outros gastos desnecessários.
Dessa forma, o custo empresarial diminui muito, já que são dispensáveis grandes investimentos com gadgets, data workers, estruturas para armazenamento, refrigeração e monitoramento, entre outros componentes.
A computação em nuvem permite ter as informações na palma da mão, de forma segura e barata. Quando a ferramenta é associada à prática de BI, a equipe ganha condições de fazer uma gestão mais assertiva e contribuir para uma dinâmica de crescimento constante da organização.
Quer saber tudo o que o Arquivei pode fazer pela sua gestão fiscal?
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