Gestão de pagamentos: previsibilidade e planejamento para sua empresa

Você provavelmente já sabe que ter uma administração eficiente dos pagamentos do seu negócio é um dos pilares do sucesso. Uma boa gestão de pagamentos não contempla somente o acompanhamento dos gastos e alocação de recursos, mas também auxilia na previsibilidade de futuros gastos e eventuais surpresas.

Muitos profissionais ainda enfrentam desafios neste processo, principalmente nas fases iniciais ou até em momentos difíceis na economia do país. A seguir, falaremos sobre a importância da gestão de pagamentos, assim como as boas práticas de um planejamento aliado à saúde financeira, impactos no fluxo de caixa e sistemas eficazes e integrados. 

Se é isso que procura, então você chegou ao lugar certo. Vamos lá?

O que é gestão de pagamentos? 

A gestão de pagamentos é o conjunto de táticas, boas práticas e processos focados em monitorar e melhorar todas as transações financeiras da organização. Isso inclui a administração de pagamentos, despesas, custos, gastos mensais da empresa, folha de pagamento, aluguel do escritório, energia e água, entrada e saída de estoque, entrega, CRM marketing, branding e muito mais.

Assim, essa gestão possibilita o monitoramento diário do negócio, com ações, como comparar os custos com as receitas mensais, detectar inconsistências, além de agir de forma ágil, evitando percalços e prejuízos. Quando a gestão de pagamentos não é priorizada, as dificuldades financeiras podem aparecer, sendo difícil identificar a causa inicial e resultar até em falência.

Por que a gestão de pagamentos é importante? 

Quando se fala em gestão, todas têm relevância para um empresário. Em termos financeiros, podemos dizer que proporciona alto controle sobre a situação e saúde da empresa, ajudando a entender possíveis cenários futuros e evitando problemas.

O gerenciamento visa também trabalhar sobre os débitos e créditos a partir de decisões assertivas. Portanto, adotar boas práticas não só ajudará a prevenir perdas e falências, mas também pode melhorar significativamente os processos operacionais da sua empresa.

Outro ponto importante está na análise detalhada do fluxo de caixa, sendo esse essencial para as contas a receber e das despesas a pagar.

Como uma boa gestão de pagamentos pode trazer previsibilidade

Ter previsibilidade financeira é o resultado de uma boa gestão de pagamentos e outras ações para a compreensão das finanças do CNPJ. Tal controle auxilia no entendimento da origem das entradas e saídas de dinheiro em diferentes momentos, o que, certamente, facilita no diagnóstico de performance.

Além disso, obter esse tipo de previsão financeira ajuda a identificar oportunidades de crescimento e antecipação de crises.

Planejamento aliado à saúde financeira

A saúde financeira de uma empresa é a capacidade de controlar o capital nas despesas e gastos, e assim fazer bons investimentos e também obter lucros. Ou seja, a gestão de pagamento ajuda a planejar os próximos passos para manter ou alcançar uma boa saúde na sua empresa.

Saber como manter as finanças saudáveis torna-se essencial para qualquer negócio que deseja crescer e obter vantagem competitiva. Lembre-se: isso vai muito além de pagar as contas em dia.

Impactos no fluxo de caixa

A gestão de pagamentos e o fluxo de caixa estão diretamente ligados, já que ambos lidam com a entrada e saída de dinheiro de uma empresa.

Uma boa administração resulta em um fluxo de caixa saudável, por conta do controle sólido sobre suas obrigações de pagamento, garantindo que todas as contas sejam pagas em dia. Isso também permite identificar discrepâncias em pagamentos e tomar medidas corretivas.

Por outro lado, uma má gestão de pagamentos pode levar a problemas de fluxo de caixa. Ou seja, a falta de acompanhamento pode acabar com um cenário de gasto maior que o recebido, levando a dívidas desnecessárias e, em casos extremos, à falência.

Como fazer uma boa gestão de pagamentos?

Sabendo do conceito e da importância, chegou o momento de saber como fazer uma boa gestão dos pagamentos da sua empresa. A melhor dica que podemos dar, de primeira, é apoiar-se na tecnologia. Ela vem avançando muito rápido e você pode ter muitas vantagens com ela. Entenda a seguir. 

Automações de pagamentos

A automação de pagamentos é uma tendência crescente no mercado, pois há grandes possibilidades de aumentar a eficiência operacional e superar algumas das dificuldades mais frequentes na administração financeira manual: erros, atrasos e lentidão nos processos.  

Contando com o auxílio da tecnologia, seu negócio garante mais rapidez e segurança para administrar e processar cada transação. Além disso, é possível aprimorar as operações internas, e otimizar a experiência do cliente. 

Se você ainda está lidando com processos manuais e ainda realiza cobranças de maneira descentralizada, a gestão de pagamentos deve ser considerada em sua empresa.

Sistemas eficazes e integrados

Como já falamos, ter o auxílio da tecnologia vai evitar muita dor de cabeça e prejuízos. Nesse sentido, considere a implementação de softwares especializados, que, além de integrados a outros sistemas da empresa, também são eficazes.

Um sistema integrado ao seu ERP vai centralizar os dados financeiros, fiscais e muitos outros. O resultado é ter todas as informações relevantes para a gestão em um único lugar, como o registro de pagamentos, contas a pagar, folha de pagamento e muito mais. 

Adotar um sistema traz também mais segurança para as suas operações diárias, economia de tempo e redução de erros.

Centralização de documentos

Uma boa gestão de pagamentos é essencial para a centralização de documentos. Isso acontece por meio da organização, fácil acesso, segurança e rastreabilidade. 

No que diz respeito à organização, a gestão de pagamentos ajuda a manter todos os documentos em um único lugar, como as faturas, recibos, contratos e outros. Já para o fácil acesso, você e seus colaboradores podem acessar facilmente qualquer informação necessária, economizando tempo e esforço que seriam gastos procurando em diferentes lugares.

A centralização de documentos também aumenta a segurança do negócio e reduz o risco de perda ou danos aos documentos.

Ou seja, uma boa gestão de pagamentos não apenas ajuda a manter a saúde financeira de uma empresa, mas também contribui para a eficiência operacional através da centralização de documentos.